Come digitalizzare i documenti in outsourcing con certificazione notarile
Gli archivi cartacei, tanto più se ibridi, non agevolano una gestione efficiente della documentazione.
Un archivio digitale unico consente di disporre di documenti digitali con elevato valore probatorio se la dematerializzazione dei documenti cartacei avviene garantendo la conformità del documento digitale rispetto al documento analogico originale.
In questa Best Practice scoprirai come passare dalla carta al digitale con processo certificato, seguendo cioè quanto prescritto dalle normative che disciplinano le modalità di generazione di copie conformi.
Quali sono i vantaggi della soluzione?
- Riduzione dei costi
Di gestione: si abbatte il costo di tenuta dei documenti cartacei
Di deposito: non è più necessario movimentare gli originali cartacei
Di ricerche: archivio informatico on demand sempre disponibile - Compliance normativa
I documenti hanno pieno valore legale e sono copie per immagine valide ai sensi dell’art. 22 commi 1bis e 2 del CAD. - Maggiore efficienza operativa
I documenti informatici sono reperibili, consultabili e condivisibili immediatamente e in modo efficiente. - Monitoraggio e controllo
L’archivio digitale unico, che aggrega sia i documenti nativi digitali che i documenti cartacei dematerializzati con certificazione di processo, consente di estrarre insiemi di dati trasversali per ogni esigenza di analisi.
Scarica la Best Practice per scoprire:
- La normativa di riferimento e le regole indicate nelle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
- I requisiti tecnologici per garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.
- Il modello e le fasi del processo completo di dematerializzazione illustrati in modo semplice step by step, dall’analisi e progettazione iniziale fino al trasferimento dei documenti informatici all’interno di un Sistema di Conservazione digitale.
- Come avvengono nel concreto la certificazione iniziale, la scansione e indicizzazione, la certificazione di chiusura e l’attestazione di conformità e valore probatorio.
- Come abilitare una gestione completamente digitale di tutti i documenti dell’organizzazione e rendere le interazioni tra le persone interessate, anche a distanza, più immediate ed efficienti.
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