Gli uffici HR stanno vivendo una delle evoluzioni più radicali di sempre
L’avvento e l’affermazione dello smart working, le normative in continua evoluzione (come le nuove linee guida AgID), l’importanza sempre più strategica delle risorse umane nelle organizzazioni: l’ufficio HR è chiamato ad essere sempre più agile ed efficiente. Per questo gran parte degli uffici risorse umane si sono affidati al digitale.
ERP, e-mail, cartelle di rete, intranet: digitale sì, ma senza una visione d’insieme…
Molti uffici HR archiviano la documentazione del dipendente all’interno di cartelle di rete, per definizione digitali sì, ma anche poco sicure e difficilmente accessibili da remoto. Alcune realtà gestiscono processi chiave come l’onboarding e la condivisione di informazioni tramite e-mail, altre tramite intranet aziendali.
Esiste un HR (davvero!) digitale al 100%
Con HR Digital Workplace di Siav puoi avere una visione olistica delle attività dell’ufficio HR, con un kit di soluzioni e servizi a supporto di ogni fase della vita del dipendente: dal recruiting all’onboarding, dall’assunzione alla formazione fino alla cessazione.
Recruiting
Onboarding
Vita lavorativa
Formazione
Cessazione
Software intelligenti, combinati a servizi di dematerializzazione in outsourcing Siav e a consulenze (su fronti come l’archivistica, la normativa e l’organizzazione) mirate, sono combinabili per supportare al meglio la trasformazione digitale dell’area HR.
Una gestione digitale dell’ufficio HR consente di liberare spazio fisico, eliminando tutta la carta nell’area HR e tutti i documenti cartacei nei rapporti con i dipendenti. Lavorare con documenti digitali fa risparmiare tempo e rende più efficienti e sicure le attività.
Un punto di incontro tra l’HR e le persone che permette di gestire tutte le informazioni HR in modo smart , interattivo e centralizzato: documenti ed annotazioni condivise al posto di email.
Normalizzazione degli archivi diversificati nel tempo ( es. Mergers & Acquisition), garanzia di completezza del fascicolo HR e perfetta aderenza dei documenti alle norme GDPR
Database curriculum digitale, firma elettronica contratti HR, snellimento del lavoro dovuto a turnover elevati o impieghi stagionali e rapidità di accesso ai documenti per la selezione, la gestione ma anche in caso di contenziosi.
Le risorse HR potranno lavorare con strumenti moderni che semplificano lo screening curriculum e la mappatura delle competenze, e utilizzare il tempo risparmiato in attività aziendali a maggior valore aggiunto.
Archivi digitali unici anziché archivi cartacei distribuiti su più sedi territoriali e la possibilità di gestire archivi ibridi in un’unica piattaforma documentale.
Software gestione scadenze per la raccolta e la presentazione dei documenti con semplici strumenti di pianificazione ed efficaci alert.
Creazione documenti digitali
Creazione del documento digitale da template predefinito disponibile tramite Add in di Microsoft Office o da import automatico direttamente da gestionale
(p.es. CV, contratti di assunzione, richieste formali, ecc.)
Approvazione interna documenti
Apposizione di firma/visto elettronico, integrato nella piattaforma di gestione documentale, per gestire le diverse versioni dei documenti.
Sottoscrizione digitale documenti
Processo di firma elettronica semplice, avanzata o digitale – sia in presenza sia a distanza – per la sottoscrizione contratti e gestione automatizzata del fascicolo HR, con snellimento dei flussi approvativi e tracciamento della storia del dipendente (formazione, avanzamenti carriera, ecc.)
Archiviazione, fascicolazione e ricerca full text
Archiviazione dei documenti in una piattaforma documentale sicura e normalizzata, che fascicola automaticamente documenti e informazioni relative ad ogni collaboratore nel fascicolo del dipendente e ne abilita la ricerca in modalità full text.
Condivisione informazioni e documenti
Condivisione delle informazioni tra HR e dipendente tramite un portale web dedicato, al quale HR e dipendente possono accedere in tempo reale per collaborare anche da mobile.
Digitalizzazione archivi storici
Servizio di dematerializzazione in outsourcing della documentazione storica in formato cartaceo, con archiviazione in repository digitale per ottenere un archivio unico e completo.
Conservazione digitale a norma
Servizio di Conservazione digitale in outsourcing dell’archivio HR con Disaster Recovery per la massima protezione dei dati sensibili del dipendente.