Siav tra i protagonisti della Web Conference “Il Documento Digitale”

Le nuove regole Agid per la creazione, l’archiviazione e la conservazione dei documenti sono entrate in vigore da pochi mesi e, anche se queste oggi sono indirizzate in prima battuta alle Pubbliche Amministrazioni, è previsto che in poco tempo diventino delle best practice anche per le aziende private.

Dall’integrazione dei documenti nei flussi digitali al governo del dato e alla sua sicurezza, dal processo di indicizzazione delle informazioni al percorso di adeguamento e agli effetti sulla conservazione digitale; tutti questi sono elementi chiave per migliorare l’ottimizzazione dei processi nelle organizzazioni di tutte le dimensioni sottoposte alla continua pressione per la riduzione dei costi.

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10.10 – Come cambia il ruolo della Conservazione digitale secondo le nuove Linee Guida Agid: non solo ultima fase del ciclo di vita di un documento, ma premessa per orientarne l’intera gestione
Le nuove “Linee guida” introdotte da AGID definiscono le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione. Esse trattano la definizione dei modelli organizzativi, le funzioni dei soggetti coinvolti nonché la descrizione del processo di conservazione, dall’indicizzazione delle tipologie documentali fino al loro versamento.
Essendo quindi necessario considerare l’intero processo di gestione, dalla formazione all’archiviazione, passando attraverso approvazioni e firme elettroniche, la conservazione digitale non rappresenta soltanto l’ultima fase del ciclo di vita di un documento ma deve essere considerata una premessa tecnologica e funzionale finalizzata ad orientare ab origine la gestione dei documenti elettronici.
Andrea Escalante, Business Consultant | Siav