La Conservazione Digitale
La Conservazione Digitale è il tassello fondamentale per realizzare una completa dematerializzazione. E’ infatti il processo legale/informatico, regolamentato dalla legge italiana, che consente di attribuire ai documenti digitali lo stesso valore legale dei documenti su carta.
Il sistema di conservazione garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44).
L’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione. Si tratta della definizione di natura e funzione del sistema, modelli organizzativi, ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti, descrizione del processo.
Siav è stata tra i primi operatori ad essere Conservatore Accreditato AgID (dicembre 2014).
Come funziona e perché va fatta?
Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.
È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale che permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.
Questa tipologia di processi consente di conferire la stessa efficacia giuridica dei documenti cartacei a quelli elettronici e permette alle aziende e alle pubbliche amministrazioni di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione cartacea. Un risparmio particolarmente elevato se si pensa alla documentazione che deve essere, per legge, conservata per più anni.
In caso di documenti prodotti originariamente in modalità informatica (come per la Fattura Elettronica), è obbligatorio che la loro conservazione avvenga con modalità digitali.
VANTAGGI E BENEFICI
Maggiore efficienza
- più velocità nel reperire i documenti e le informazioni;
- migliore controllo dei processi documentali.
Riduzione di tempi, costi, spazi e risorse
- costi (diretti ed indiretti) sui processi operativi;
- spazi dedicati allo stoccaggio e all’archivio dei documenti;
- risorse dedicate alla gestione e alle attività relative ai documenti;
- tempi di svolgimento delle attività relative ai documenti
Compliance normativa e innovazione dei processi
- La fatturazione elettronica richiede la conservazione digitale;
- E’ obbligatorio conservare digitalmente i documenti nati in formato digitale;
- La conservazione è un tassello fondamentale per la dematerializzazione, consentendo di non produrre documenti cartacei in nessuna fase del ciclo di vita del docuemento.
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