La soluzione Siav per il Protocollo Informatico
Il Protocollo Informatico consente l’ottimizzazione della gestione dei procedimenti attraverso l’eliminazione dei registri cartacei, la riduzione degli uffici di protocollo, la razionalizzazione dei flussi documentali e la riduzione dei tempi e dei costi di gestione delle pratiche amministrative.
Il Protocollo Informatico di Siav integra le avanzate funzionalità della piattaforma documentale per le PA: Classificazione, Fascicolazione Archivistica, Distribuzione dei documenti, gestione di firme elettroniche e digitali, gestione dei Procedimenti.
La componente di Protocollo Informatico è integrata con le altre componenti di Document & Business Process Management della piattaforma Siav: attraverso tale integrazione è possibile gestire gli iter procedurali delle Amministrazioni e verificare in tempo reale lo stato di avanzamento del procedimenti.
La soluzione Siav di Protocollo Informatico ottempera a tutte le disposizioni normative in tema di Protocollo Informatico in vigore.
Gestione efficiente del Protocollo Informatico
Registrazione di Protocollo
La soluzione consente di eseguire l’inserimento dei dati di profilo di un documento di corrispondenza in un’unica operazione. I dati di profilo gestiti sono quelli resi obbligatori dalla normativa, integrabili con altri dati liberamente definibili dall’Organizzazione.
Protocollazione Documento Informatico
La soluzione consente la protocollazione del documento informatico, creato nativamente nel sistema documentale. La protocollazione del documento avviene in automatico tramite click su apposito bottone sulla scheda.
Segnatura di Protocollo
La soluzione consente l’apposizione o l’associazione al documento originale delle informazioni attraverso la stampa di un’etichetta adesiva sulla quale sono riportati gli estremi di protocollo. Per i documenti in formato digitale è disponibile la segnatura elettronica.
Annullamento di Protocollo
La soluzione consente l’Annullamento di un protocollo tracciando gli estremi dell’operazione, nell’ambito di un processo approvativo che prevede specifiche autorizzazioni. Il sistema consente anche di effettuare un annullamento parziale, come previsto dalla normativa.
Registro Giornaliero di Protocollo
La soluzione di Protocollo Informatico Siav consente la generazione automatica del Registro Giornaliero di Protocollo contenente gli estremi di protocollo dei documenti protocollati in un arco di tempo prestabilito.
Registro di Emergenza
Il registro di emergenza consente di avviare la protocollazione di documenti in situazioni di emergenza, come in caso di guasti hardware o di sospensione nell’erogazione di elettricità. I protocolli possono essere poi esportati, una volta terminata l’emergenza, in un file XML che potrà essere utilizzato per inserirli nel documentale.
Fascicoli Archivistici: documenti a norma e ordinati
La complessità che accompagna l’organizzazione di un sistema documentario ha bisogno di strumenti archivistici che guidano la gestione dei documenti nella fase corrente dell’archivio.
Titolario di Classificazione
La soluzione Siav consente la gestione del titolario in modo intuitivo, garantendo al contempo il rispetto della normativa prevista per gli enti della Pubblica Amministrazione in ambito di fascicolazione archivistica.
Fascicoli Archivistici
E’ possibile configurare il piano di fascicolazione e stabilire, per ogni tipologia di fascicolo presente a sistema, la gerarchia dei sottofascicoli che è possibile inserire e che eventualmente vengono creati automaticamente dal sistema secondo le regole stabilite.