Modulo Archiflow GDPR : semplifica la gestione dei dati personali

Il 25 maggio 2018 è entrato in vigore il nuovo  Regolamento Europeo sulla Privacy o GDPR (REGOLAMENTO 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati).

Aziende ed enti devono quindi essere in regola con gli obblighi previsti dalla nuova normativa. In quest’ottica Siav ha realizzato il nuovo Modulo Archiflow GDPR.

IL CONTESTO

La normativa, che ha lo scopo di fornire ai cittadini una maggiore tutela dei propri dati personali, porta con sé rilevanti ripercussioni all’interno delle Organizzazioni, dall’area legale a quella amministrativa, passando dall’ufficio tecnico al marketing, alle risorse umane e al commerciale.

E diventata quindi cruciale la corretta gestione dell’informazione e dei documenti, obbligando qualsiasi Azienda, pubblica o privata, a rivedere l’organizzazione dei processi e l’utilizzo degli strumenti informatici.

In questo frangente, la conformità al GDPR del sistema documentale aziendale gioca un ruolo decisivo.
In particolare, risulta cruciale adottare una soluzione che non si limiti al rispetto formale delle nuove disposizioni, ma che sia pensata per agevolare le attività quotidiane svolte dagli operatori. Un altro aspetto importante da considerare è costituito dalle esigenze dei Responsabili della Privacy e dei DPO, impegnati a gestire quotidianamente la documentazione richiesta dalla normativa e il corretto trattamento dei dati personali.

LA SOLUZIONE

Grazie ad Archiflow puoi gestire le informazioni con la riservatezza richiesta dal GDPR, profilando gli utenti e i loro diritti e prevedendo l’integrazione del documentale con i sistemi di autenticazione aziendali. È inoltre possibile gestire le regole di accesso e visibilità anche su singoli file, criptando i documenti e registrando le operazioni effettuate sugli stessi.

Il Modulo Archiflow GDPR, include una serie di nuove funzionalità studiate per velocizzare e semplificare le attività imposte dalla norma, minimizzando i click necessari per tenere sotto controllo la distribuzione e l’accesso ai dati personali, pur garantendo il pieno rispetto dei vincoli normativi. Ad esempio, è possibile applicare in automatico le regole di visibilità in base ai tipi di dati trattati, in modo che l’accesso sia consentito solo agli utenti autorizzati, garantendo by design una corretta distribuzione dell’informazione.

Le nuove disposizioni, infatti, rischiano di appesantire eccessivamente il carico di lavoro delle persone, aumentando la ridondanza di alcune operazioni. Le conseguenze che più strettamente ne derivano sono un rallentamento delle performance produttive e un incremento della possibilità di commettere errori e quindi, di incorrere in pesanti sanzioni.

KEY BENEFITS

Alcuni esempi delle nuove funzionalità del Modulo Archiflow GDPR sono:

VISIBILITÀ GARANTITA IN BASE AL PROFILO PRIVACY

I documenti vengono classificati in base alle tipologie di dati che contengono, ad esempio dati comunisensibiligiudiziariecc., determinando la categoria di Privacy alla quale appartengono.

Ad ogni utente vengono assegnati uno o più “Profili Privacy” in modo da farlo accedere solo ai documenti compatibili con il suo livello di autorizzazione, così da garantire, by design, una corretta protezione di qualsiasi informazione.

DURATA E SCADENZA CONTROLLATE

Il nuovo Regolamento sulla Privacy impone inoltre alle Organizzazioni di fare attenzione alla minimizzazione del dato e alla relativa durata. Proprio in risposta a questa nuova esigenza Archiflow consente di impostare la scadenza dei documenti archiviati, al fine di semplificare l’attuazione delle policy previste dall’Azienda al termine del trattamento.

STRUMENTI DEDICATI AL RESPONSABILE DELLA PRIVACY E AL DPO

Archiflow include inoltre una serie di funzionalità pensate per agevolare le attività dei Responsabili della Privacy. Essi potranno ad esempio avvalersi di workflow per la predisposizione e la gestione dei numerosi documenti richiesti dal GDPR. La ricerca avanzata, effettuata anche sul contenuto dei documenti, consente di reperire tutte le informazioni che si riferiscono ad una determinata persona, facilitando l’applicazione del diritto all’oblio.

SEI IN REGOLA CON  IL GDPR?

Per saperne di più, scopri e valuta tutte le nuove funzionalità richiedendo il White Paper del Modulo Archiflow GDPR!