Le tecnologie digitali hanno portato flessibilità e mobilità, cambiando i modi, i tempi e soprattutto i luoghi di lavoro. Un tempo si parlava di ufficio, ovvero di un posto di lavoro stabile e predefinito. Oggi, invece, si parla sempre più di digital workplace, in un contesto in cui la presenza in un determinato luogo non è più una condizione necessaria per un numero sempre più alto di professionisti.

È questo il nuovo scenario del lavoro smart, dove ad abilitare il lavoratore non è più l’ufficio aziendale, con le sue pareti, i suoi archivi e la sua scrivania, quanto invece l’equipaggiamento software e hardware. L’ufficio, in altri termini, si trova ovunque sia il dipendente, con il suo dispositivo connesso alla rete e con le necessarie App aziendali per la gestione documentale.

La transizione verso il digital workplace ha subito una forte accelerata in concomitanza con le misure di contenimento messe in atto a partire dalla pandemia, ma è destinata a rivoluzionare il modo di lavorare, l’organizzazione aziendale e gli spazi fisici e logici delle aziende anche nell’era post-covid.

Tutto questo è abilitato da tecnologie che rendono non solo possibile ma soprattutto innovativo ed efficace – per i dipendenti e per le aziende – lo smart working: app mobile, machine learning, intelligenza artificiale, Internet of Things e Cloud. Quest’ultimo in particolare diventerà sempre più centrale nel fornire servizi di collaborazione sempre più avanzati.

In Italia ad oggi i Mobile Worker sono già circa 7 milioni su una popolazione di 22 milioni di occupati e si stima che entro la fine del 2022 diventeranno 10 milioni. La recente proroga dello stato di emergenza, fino a marzo 2022, agevolerà infatti l’incremento o il consolidamento dello smart working nelle organizzazioni aziendali.

Se gli ambienti di lavoro, a seguito del protrarsi del periodo epidemiologico, si sono completamente trasformati, e le postazioni fisiche di lavoro sono state sostituite da piattaforme di Digital Workplace, risulta evidente come una priorità assoluta sia fare in modo che ogni collaboratore abbia accesso in modo sicuro a tutte le informazioni e i documenti riguardanti il lavoro, in qualsiasi momento indipendentemente dal luogo, dal tempo e dal dispositivo utilizzato.

La possibilità di accedere da qualsiasi device ai contenuti e ai processi aziendali, integrando funzionalità di collaboration e di business process management, con una user experience semplice ed efficace, consente di migliorare la produttività, l’efficienza organizzativa, ridurre i costi aziendali e garantire un agevole accesso allo spazio di lavoro digitale.

Archiflow Mobile al servizio del digital workplace

La piattaforma ECM Archiflow di Siav è un potente strumento al servizio del digital workplace.

In particolare, grazie al modulo Archiflow Mobile, consente di accedere in mobilità all’intero sistema documentale, con una user experience ottimale, semplice ed efficace, grazie ad un’interfaccia ottimizzata e personalizzabile con pochi click direttamente dall’utente.

Archiflow Mobile offre un’esperienza d’uso di qualità per la mobilità, che combina efficienza e flessibilità, ed è perfetta per il new normal digitale di ogni organizzazione.

 

Con l’App infatti si accede all’archivio di documenti aziendali e ai task in qualunque momento e ovunque, controllando le cose da fare e restando sempre aggiornato grazie alle notifiche push.

Che si tratti di approvare RDA e fatture, gestire offerte commerciali, progetti tecnici o attività marketing, Archiflow Mobile è sempre all’altezza.
Non serve più duplicare o trasferire via email documenti e informazioni aziendali, né collegarsi al PC per approvare o firmare un documento: si può lavorare sugli originali, dentro il sistema di gestione documentale, in massima velocità e sicurezza, direttamente dallo smartphone.

Ecco perché Archiflow Mobile è la giusta soluzione per liberare il tuo lavoro

1 – L’archivio è ancora più smart
Consulta i tuoi messaggi di posta, i task e le attività che ti sono state assegnate. Le notifiche push ti permettono di essere avvisato in tempo reale quando è richiesta la tua attenzione su documenti da consultare o compiti da svolgere, per concentrarti solo su ciò che è importante.

2 – Tieni in tasca i processi della tua organizzazione
Prendi in carico e completa ogni task. Dalla app puoi accedere ai documenti, firmarli, approvarli e condividerli. Controlla i workflow in corso per sapere cosa c’è da fare e per completare le attività a te assegnate

3 – Scegli tu cosa ti interessa vedere
Intuitiva nell’uso ma anche nella configurazione. Scegliere quali informazioni visualizzare nelle liste relative a posta, task, attività, elenco dei risultati di ricerca è un gioco da ragazzi. Allo stesso modo, una volta scelto quali sezioni della scheda documentale ti interessa vedere, potrai settarle rapidamente, così come l’ordine in cui mostrarle.

L’archivio documentale sempre a portata 

Archiflow Mobile ti consente di accedere in mobilità ai contenuti aziendali in modo semplice, immediato e sicuro. Puoi navigare nell’archivio documentale, ricercare, modificare e caricare documenti, consultare la posta, i fascicoli e le attività.

Ecco un elenco delle principali funzionalità che puoi trovare nell’App:

  • Ricerca generica o con indici nell’archivio documentale
  • Consultazione completa delle schede
  • Inserimento di note e messaggi al documento
  • Possibilità di inoltrare i documenti con la posta di Archiflow o via e-mail
  • Inserimento e modifica schede nell’archivio documentale.
  • Consultazione della posta personale e condivisa
  • Possibilità di cancellare, inoltrare e contrassegnare i messaggi come già letti
  • Consultazione e gestione dei fascicoli e delle schede che li compongono.

Processi e approvazioni in mobilità 

Con Archiflow Mobile però, puoi anche agire sulle informazioni in tempo reale: condividere i documenti con i tuoi collaboratori, aggiungere note e commenti, prendere in carico le attività di workflow e le lavorazioni, monitorare le scadenze a colpo d’occhio, e soprattutto gestire in mobilità gli iter approvativi apponendo la firma elettronica sui documenti:

 

  • Visualizzazione della propria worklist, con le attività e i task on demand da svolgere e quelle in carico.
  • Possibilità di filtrare le attività visualizzate (tutte/ in scadenza / scadute), e vista immediata della relativa scadenza.
  • Presa in carico, inoltro o rifiuto delle attività.
  • Possibilità di apporre la firma elettronica, per gestire in mobilità gli iter approvativi.
  • Visualizzazione e gestione delle lavorazioni in carico.

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