Fattura Elettronica…come fare? Il punto sulla situazione e gli ultimi chiarimenti da parte dell’Agenzia delle Entrate

Fattura elettronica come fare?

A pochi giorni dall’avvio dei primi obblighi di fatturazione elettronica cosiddetta “B2B”, l’Agenzia delle Entrate, con la Circolare 13/e del 2 luglio, fornisce nuovi chiarimenti con cui risponde ai principali quesiti posti dalle associazioni di categoria.

La circolare, in primis, riporta il quadro normativo aggiornato.

Qual è il quadro normativo?

Dal 1° gennaio 2019, per effetto della legge di Bilancio 2018, sarà obbligatoria l’emissione di una fattura elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (di cui al DM 55/2013) per tutte le prestazioni tra soggetti IVA stabiliti nel territorio italiano, con un un’anticipazione al 1° luglio 2018 in due contesti:

  • cessioni di carburante per autotrazione;
  • prestazioni effettuate da subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese, nell’ambito di contratti d’appalto pubblici.

Il DL 79/2018 del 29 giugno scorso ha, tuttavia, concesso una parziale proroga alle cessioni di carburante, circoscrivendola al solo carburante venduto presso gli impianti di distribuzione stradale.

Dal 1° luglio 2018, dunque, è scattato l’obbligo di fatturazione elettronica nell’ambito dei subappalti/subcontratti e per  tutte le altre prestazioni della filiera dei carburanti.

Riguardo gli aspetti operativi l’Agenzia, con provvedimento del 30 aprile 2018 ha definito le regole tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche e, con la circolare 8/2018, ha fornito alcuni chiarimenti interpretativi sull’ambito di applicazione dell’obbligo di fatturazione alle cessioni di carburanti, rimandando ad un successivo documento di prassi per ulteriori delucidazioni.

Il 2 luglio è stata dunque emanata una nuova circolare, la 13/e, di cui si riportano i punti salienti.

La fattura elettronica riguarderà tutti i carburanti?

No. L’obbligo di emissione dell’e-fattura al 1° luglio 2018 dipende dalla destinazione d’uso del carburante. Riguarda, infatti, esclusivamente le cessioni di benzina e gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori per uso autotrazione. Diverrà cogente per tutte le cessioni di carburanti destinati ad essere utilizzati da veicoli che non circolano normalmente su strada (es. veicoli agricoli, aeromobili, eccetera) solo dal 1° gennaio 2019.

Si ricorda che l’obbligo dal 1° luglio 2018 riguarda anche le cessioni intermedie, come ad esempio l’acquisto che il distributore effettua dal grossista.

Relativamente alla deducibilità del costo d’acquisto e alla detraibilità della relativa IVA, si ribadisce che dal 1° luglio 2018, per le cessioni di qualsiasi tipologia di carburante, si devono utilizzare mezzi di pagamento tracciabili.

Come avviene la gestione dei documenti scartati?

L’Agenzia in primis ribadisce che la fattura scartata si considera non emessa e dunque è fondamentale, a fronte della mancata emissione della fattura, documentare correttamente l’operazione sottesa. In tale circostanza se è già stata effettuata la registrazione contabile del documento si rende necessaria una variazione contabile valida ai soli fini interni, senza la trasmissione di alcuna nota di variazione al SdI (si veda il punto 6.3 del provvedimento prot. n. 89757/2018).

L’indicazione preferenziale dell’Agenzia è peraltro quella di emettere, entro 5 giorni dalla notifica di scarto, una fattura con lo stesso numero e la stessa data del documento originario.

Qualora ciò non fosse possibile, ferma la necessità di procedere alla corretta liquidazione dell’imposta, l’agenzia indica due comportamenti possibili:

  • emissione di nuova fattura con nuovo numero e nuova data (coerenti con gli ulteriori documenti emessi nel tempo trascorso dal primo inoltro tramite SdI), documentando il collegamento con la fattura precedentemente scartata;
  • emissione di nuova fattura la cui numerazione faccia riferimento ad un registro sezionale apposito, nel quale emerga che si tratta di un documento rettificativo del precedente, ad esempio aggiungendo il suffisso “S” o “R” alla progressivo originario.

L’obbligo di fattura elettronica riguarderà anche le cessioni da e verso imprese comunitarie ed extracomunitarie?

No. L’obbligo di emissione dell’e-fattura riguarderà solo “le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato”.
Per quanto concerne le cessioni da e verso soggetti comunitari ed extracomunitari, si ribadisce che i dati delle relative fatture dovranno essere comunicati telematicamente all’AdE, come da D.Lgs. 127/2015.

Quale sarà il grado di tolleranza nelle tempistiche per la trasmissione al Sistema di Interscambio?

L’Agenzia, pur non esprimendosi in termini quantitativi, manifesta un certo grado di tolleranza riguardo le tempistiche di trasmissione al SdI, in considerazione degli aspetti operativi e tecnologici sottesi.

Nello specifico la Circolare richiama che le norme primarie riguardo l’emissione della fattura elettronica non sono mutate, ergo fatte salve alcune eccezioni (art. 21 c.4 del d.P.R. 633/1972 fatture differite), l’emissione del documento deve essere contestuale all’effettuazione dell’operazione (ad esempio la cessione del carburante) e di esigibilità dell’imposta.

L’amministrazione finanziaria riconosce, peraltro, che la contestualità, ovvero l’emissione entro le ore 24 del medesimo giorno della cessione, deve comunque essere valutata alla luce dell’operatività del processo che prevede la creazione e la trasmissione del documento al SdI.  Considerato che la fattura elettronica “si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente” (art. 21 c.3 del d.P.R. 633/1972) non è improbabile che l’iter di emissione si concluda oltre le 24 del medesimo giorno.  Per questo motivo è già stato specificato (provvedimento del 30 aprile 2018) che “La data di emissione della fattura elettronica è la data riportata nel campo “Data” della sezione Dati Generali” del file della fattura elettronica, …”.

In altre parole, inviato tempestivamente al SdI il documento e in assenza di un suo scarto (comportante ad ogni modo la possibilità di un nuovo inoltro nei 5 giorni successivi), i tempi di elaborazione diventano marginali, assumendo rilievo ai fini dell’emissione della fattura immediata la sola data di formazione (riportata nel campo indicato) e contestuale invio al SdI.

L’Agenzia dichiara che, in fase di prima applicazione, l’e-fattura inviata con un “minimo ritardo, comunque tale da non pregiudicare la corretta liquidazione dell’imposta, costituisce violazione non punibile” (ai sensi dell’art.6, comma 5-bis, del D.Lgs. 472/1997).

E-fattura ed appalti. Quali sono i soggetti coinvolti al 1° luglio?

Richiamata la definizione di subappalto dal “Codice appalti pubblici e contratti di concessione” si integrano i chiarimenti già forniti con il Provvedimento dello scorso 30 aprile, per cui si prospetta il seguente quadro complessivo riguardo l’ambito di applicazione dal 1° luglio 2018.

  • L’obbligo sussiste solo se il committente a monte dell’appalto è una Pubblica Amministrazione. Se il soggetto committente non è qualificabile come PA, ma controllato e/o variamente partecipato dalla stessa, si potrà continuare con modalità “tradizionali” di fatturazione fino al 1° gennaio 2019.
  • Sono coinvolti solo i soggetti titolari di contratti di subappalto propriamente detto (ossia eseguono direttamente una parte dello stesso) o che rivestono la qualifica di subcontraente (ossia che per vincolo contrattuale eseguono un’attività nei confronti dell’appaltatore e il cui nominativo è comunicato alla stazione appaltante).
  • Saranno quindi esclusi tutti coloro che cedono beni ad un cliente senza essere direttamente coinvolti nell’appalto principale.

Sono cambiate le modalità di registrazione dell’e-fattura?

Le nuove disposizioni non incidono sugli obblighi di registrazione delle fatture emesse e ricevute dettati dal d.P.R. 633/1972 (numerazione progressiva per anno solare, eccetera)

In particolare si evidenzia che per tutti i contesti in cui si renda necessaria l’integrazione dell’e-fattura, stante la natura non modificabile del documento che transita tramite SdI, questa potrà essere effettuata secondo le modalità definite in precedenza nei vari documenti di prassi. A titolo esemplificativo e non esaustivo, per l’integrazione di dati in relazione all’inversione contabile, potrà essere predisposto un altro documento da allegarsi al file della fattura in questione, contenente gli estremi della stessa e i dati necessari per l’integrazione.

Posso conservare le fatture elettroniche anche in formati diversi dall’XML?

L’Agenzia integra quanto già indicato in precedenza nel corso di incontri con la stampa specializzata riguardo la possibilità di utilizzare formati diversi per la conservazione. Richiamato l’art. 23 bis del Codice dell’Amministrazione Digitale, si ricorda che le copie informatiche, se non espressamente disconosciute o autenticate da pubblico ufficiale, hanno la stessa efficacia probatoria, ma “…resta fermo l’obbligo di conservazione dell’originale informatico”.

Sarà dunque possibile portare in conservazione anche copie informatiche dell’originale, ad esempio in “PDF”, “JPG”, “TXT”.