Portali documentali

Condividi documenti e informazioni in modo semplice e sicuro con portali documentali integrati

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Scenario
Soluzione
Key features
Key benefits
A chi si rivolge

Sempre più organizzazioni devono condividere documenti e informazioni con una rete estesa di interlocutori: clienti, fornitori, consulenti, partner, enti pubblici, cittadini. I portali documentali rispondono a questa esigenza: creano un punto di accesso unico, sicuro e personalizzato per pubblicare, raccogliere e scambiare documenti in modo semplice e governato. Con un portale dedicato, la collaborazione diventa fluida, i processi più rapidi e ogni attore – interno ed esterno – può operare in un ambiente digitale coerente, sempre aggiornato e conforme.

Scenario

Gestire la collaborazione documentale senza un portale dedicato significa lavorare con strumenti frammentati, poco sicuri e difficili da controllare.

Documenti dispersi e difficili da recuperare, tra email, allegati e sistemi non integrati
Versioni multiple e informazioni incoerenti, senza controllo né tracciabilità
Accessi e contenuti sensibili non adeguatamente governati
Raccolta e scambio di documenti lenti e disordinati, soprattutto con utenti esterni
Revisioni e approvazioni lente, con scarsa visibilità sullo stato dei processi

Soluzione

Realizziamo portali documentali attraverso Siav Frame, la piattaforma low-code che permette di creare rapidamente spazi web avanzati per condividere, raccogliere e gestire documenti con utenti interni ed esterni. I portali nascono in un ambiente web-based modellato sui processi dell’organizzazione, offrendo un’esperienza utente semplice, coerente e pienamente fruibile anche da mobile. Con i portali documentali Siav puoi:

Condividere documenti in modo centralizzato

Pubblica e rendi disponibili contenuti aggiornati a utenti interni ed esterni, evitando dispersioni e duplicazioni.

Gestire accessi e sicurezza dei contenuti

Definisci ruoli, permessi e livelli di visibilità per garantire il pieno controllo delle informazioni sensibili.

Raccogliere documenti in modo strutturato

Acquisisci file e informazioni tramite form guidati, assicurando ordine, completezza e uniformità dei dati.

Tracciare attività e consultazioni

Monitora caricamenti, accessi e prese visione per avere sempre evidenza di chi ha fatto cosa e quando.

Coordinare revisioni, approvazioni e firme

Gestisci workflow digitali e processi di firma elettronica o digitale, riducendo tempi e passaggi manuali.

Offrire un’esperienza utente semplice e sicura

Metti a disposizione un’interfaccia personalizzata, intuitiva e accessibile da qualsiasi dispositivo.

Key features

Low-code, veloce da implementare

Grazie al layout editor intuitivo, l’interfaccia del portale si costruisce rapidamente, con widget pronti all’uso e completa flessibilità

Piena governance sugli accessi

Ruoli, permessi, gruppi e organigrammi possono essere gestiti nativamente in Frame o importati dai sistemi aziendali

Collaborazione con utenti esterni, in sicurezza

Upload, download e anteprima dei documenti sono tracciati e regolati secondo policy precise

Workflow integrati

Task, prese visione, approvazioni e notifiche sono gestiti direttamente nel portale o delegati ai workflow di Archiflow/Connect

Firma integrata

Possibilità di firmare e far firmare documenti con firma elettronica o digitale, anche a distanza e per utenti non censiti

Multi-dispositivo e multi-processo

Dal portale fornitori a quello per i dipendenti, fino alla raccolta delle proof of delivery in ambito doganale: ogni soluzione può essere modellata su esigenze e contesti anche molto diversi

Key benefits

Efficienza

–70% di email e passaggi manuali nel ciclo di scambio documentale

Velocità

Riduzione drastica dei tempi di caricamento, revisione e approvazione

Affidabilità

Un’unica versione del documento, sempre aggiornata

Collaborazione

Collaborazione semplificata con stakeholder esterni

Sicurezza

Meno errori, più sicurezza grazie ai permessi avanzati e alla gestione centralizzata

Controllo

Processi più veloci e misurabili, grazie ai workflow digitali integrati

A chi si rivolge

Ufficio Acquisti / Fornitori

per creare portali dedicati alla raccolta di documenti, certificazioni, adempimenti richiesti ai supplier e alla gestione delle proof of delivery in ambito logistico e doganale

Direzione HR

per attivare portali dipendenti per comunicazioni, scambio di documenti personali e consultazione del fascicolo del personale

IT / Digital Transformation

per progettare ambienti collaborativi sicuri e integrati con i sistemi aziendali, utili alla condivisione di progetti e asset informativi

Uffici PA e società partecipate

per realizzare portali verso cittadini, professionisti, imprese o operatori interni, abilitando consultazione, upload e interazione con i procedimenti digitali