Integrazione avanzata con SAP

Integra SAP con la gestione documentale e automatizza i processi amministrativi dell’azienda. Dati, documenti e workflow in un’unica piattaforma

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Scenario
Soluzione
Ciclo attivo
Ciclo passivo
Key features
Key benefits
SAP Competence Center
A chi si rivolge
Casi d’uso

Per sostenere processi sempre più complessi – dalla fatturazione alla supply chain – ERP e sistemi documentali non possono più vivere come mondi separati: serve un ecosistema digitale capace di connettere contenuti, workflow e decisioni in modo continuo.

La gestione del ciclo attivo e passivo, in particolare, richiede una visione unificata: le organizzazioni devono poter contare su informazioni aggiornate, accessibili e affidabili. L’integrazione tra documentale e SAP permette di superare la frammentazione operativa, migliorare la qualità del dato e sostenere una collaborazione fluida tra reparti.

Scenario

Quando la gestione documentale e SAP non dialogano in modo naturale, i processi diventano frammentati e lenti. Le principali criticità:

Fatture ricevute in formati e canali diversi, impossibili da controllare in modo uniforme
Confronto manuale tra ordini, DDT e fatture, con un alto rischio di errori e discrepanze
Dati duplicati, anagrafiche incoerenti e controlli lenti nelle fasi di registrazione contabile
Scarsa visibilità sulle scadenze, condizioni di pagamento e possibili contestazioni
Processi di vendita rallentati da documenti dispersi tra email, PEC e cartelle di rete
Collaborazione inefficace tra reparti che utilizzano sistemi diversi e non condividono informazioni
Ritardi che impattano su pagamenti, incassi, produttività interna e qualità del servizio verso clienti e fornitori

Soluzione

Per digitalizzare davvero i cicli attivo e passivo non basta collegare un ERP a un sistema documentale: serve un’integrazione profonda, certificata e capace di garantire continuità tra dati, documenti e processi.
La soluzione Siav nasce con questo obiettivo: unire la solidità di SAP alla gestione documentale enterprise delle piattaforme Siav, creando un unico ecosistema fluido e affidabile.

Il Siav ECM Connector 4SAP/S/4HANA, ufficialmente certificato da SAP, permette a SAP di dialogare in modo nativo con le piattaforme Siav, alimentando automaticamente il repository documentale e rendendo i documenti immediatamente visibili anche dall’interfaccia SAP. Un’integrazione progettata per essere scalabile, robusta e pronta a supportare ogni fase del ciclo amministrativo e commerciale.

Ciclo attivo

Gestione digitale delle fatture e dei documenti di vendita
Nel ciclo attivo, Siav semplifica la gestione della fatturazione elettronica mantenendo l’utente sempre all’interno di SAP. Il cruscotto di invio fatture attive consente di generare le fatture nel formato XML previsto dalla normativa, firmarle e trasmetterle allo SdI direttamente dall’ERP, offrendo una visione completa e aggiornata sullo stato, la tipologia e i dati principali delle e-fatture.

Generare le fatture elettroniche in XML direttamente da SAP

formati ordinario (B2B o PA) o semplificato

Firmare automaticamente le fatture PA senza uscire dall’ERP

(distinzione automatica tra fatture PA e B2B)

Trasmettere le fatture al Sistema di Interscambio (SdI)

tramite un processo integrato e monitorato end-to-end

Gestire facilmente scarti e anomalie

creando note di variazione interne, correggendo i dati in SAP e rigenerando la fattura con un click

Integrare il ciclo attivo con le piattaforme Siav

per collegare la fattura al fascicolo completo della pratica commerciale: offerte, ordini, contratti, comunicazioni, documenti correlati

Gestire anche la fatturazione attiva estera in un unico flusso unificato

le fatture verso clienti esteri vengono generate direttamente da SAP in un formato standard e adattate ai requisiti dei diversi Paesi

Ciclo passivo

Gestione digitale delle fatture passive
Nel ciclo passivo, la soluzione Siav trasforma un processo complesso in un flusso digitale semplice, veloce e controllato. Direttamente da SAP, gli utenti dispongono di una vista unica delle fatture pronte per la contabilizzazione, mentre l’integrazione con il sistema documentale centralizza la ricezione, automatizza i controlli e abilita verifica, approvazione e registrazione anche automatica, riducendo errori e attività manuali.

Visualizzare tutte le fatture da registrare direttamente in SAP

con lista centralizzata, stato del documento e accesso immediato ai dati fiscali e contabili

Verificare automaticamente la coerenza tra documenti

confrontando fattura, ordine e DDT per gestire in anticipo eventuali discrepanze o non conformità

Gestire storni e riemissioni in modo integrato

le fatture già registrate possono essere stornate direttamente da SAP; il sistema genera automaticamente la scheda pronta per la riemissione, mantenendo il collegamento con il fascicolo della fornitura

Registrare le fatture in SAP in modo assistito o automatico

verificando in autonomia la completezza e la coerenza dei dati con ordini e consegne e contabilizzando la fattura automaticamente

Gestire le transazioni estere e i documenti integrativi (TD)

per le fatture estere, reverse charge e operazioni Cessionario/Committente, il sistema genera e invia automaticamente i documenti integrativi richiesti

Gestire anche la fatturazione estera in un unico flusso unificato

le fatture elettroniche vengono normalizzate in un formato standard e gestite in SAP con lo stesso flusso delle fatture italiane

Key features

Certificazione ufficiale SAP S/4HANA

garanzia di integrazione stabile e aderente alle best practice

Accesso ai documenti direttamente da SAP

con trasparenza totale per gli utenti

Fascicolo elettronico completo

con visibilità coerente per ruolo su ordini, DDT, contratti e fatture

Workflow estesi anche a utenti non SAP

per processi davvero end-to-end

Prestazioni elevate

per gestire carichi documentali importanti in modo affidabile

Integrazione nativa con Invoice Manager

la soluzione Siav per la gestione della fatturazione elettronica per invio, ricezione e gestione multicanale delle fatture

Integrazione nativa con ecosistema Siav

con le soluzioni e i servizi Siav di Conservazione Digitale a norma AgID

Automatizza la contabilizzazione e riduci fino al 90% il lavoro manuale.

Quantità, importi, riferimenti a ordini e consegne vengono controllati e validati dal sistema; quando le condizioni sono soddisfatte, la fattura viene contabilizzata automaticamente in SAP.
Gli utenti intervengono solo nei casi che lo richiedono, riducendo drasticamente tempi di lavorazione, attività manuali e costi operativi.

Registrazione automatica delle Fattura Passive

Key benefits

85%

delle fatture passive registrate automaticamente

Efficienza

grazie a processi completamente digitali e automatizzati

Qualità

del dato più elevata, grazie all’estrazione automatica dai file XML e ai controlli incrociati con ordini e DDT

Zero errori

con documenti e metadati sempre sincronizzati tra SAP e sistema documentale

Controllo

con monitoraggio continuo di stati, anomalie e KPI dei cicli attivo e passivo

Sharing

tra reparti, anche per utenti che non operano in SAP

SAP Competence Center

La solidità dell’integrazione SAP non dipende solo dalla tecnologia, ma dall’esperienza di chi la progetta

Team specializzato e multidisciplinare, con competenze su processi e architetture tecniche dell’ERP
Governance completa del progetto, dall’analisi dei requisiti al collaudo in ambienti complessi
Approccio basato su best practice SAP e su decine di progetti realizzati
Collaborazione con partner SAP qualificati, per assicurare coerenza tra ERP e documentale
Aggiornamento costante sulle evoluzioni normative e tecnologiche

A chi si rivolge

IO / IT Manager

per consolidare l’ecosistema applicativo, ridurre integrazioni custom e garantire scalabilità e sicurezza

Ufficio Acquisti / Fornitori

per ottimizzare il ciclo passivo, migliorare i controlli su ordini e DDT e gestire fornitori in modo più trasparente

Logistica e Supply Chain

per garantire coerenza tra documenti di consegna, movimenti di magazzino e fatture, con processi controllati end-to-end

Casi d’uso

1

Gestione dei Contratti

I contratti vengono archiviati nelle piattaforme Siav e collegati automaticamente alle registrazioni SAP tramite il connettore certificato. Tutti i documenti che successivamente saranno correlati a tale contratto saranno collegati automaticamente tra loro.
2

Ordini di Acquisto

L’Ordine di Acquisto viene creato automaticamente in SAP e archiviato nelle piattaforme Siav, dove viene collegato alla RDA e ai documenti correlati. Può essere approvato tramite un workflow che coinvolge anche utenti non SAP. Successivamente, l’ordine viene inviato al fornitore tramite email o PEC, con la tracciatura di tutte le comunicazioni, incluse conferme e risposte.
3

DDT e ricevimento merce

All’arrivo della merce, il Magazzino controlla il documento di trasporto (DDT) e registra la ricezione della merce in SAP, applicando un barcode sull’originale cartaceo del DDT. Il barcode viene poi scansionato con un lettore ottico per collegare il documento alla transazione SAP.
4

Ricezione delle fatture fornitori

Le piattaforme Siav presidiano i canali di ricezione dei documenti, come email e PEC, estraendo automaticamente i file PDF o XML (ad esempio le fatture elettroniche) e rendendoli disponibili per l’integrazione con SAP. Gli utenti amministrativi possono così consultare, direttamente da SAP o dalle piattaforme, l’intero fascicolo della fornitura, con una visione completa e aggiornata.
5

Registrazione delle fatture fornitori

Dopo i controlli di coerenza eseguiti dalle piattaforme Siav, la fattura può essere registrata in SAP con dati precompilati. Il collegamento tra il PDF archiviato nelle piattaforme e la scheda contabile avviene tramite lo scenario certificato SAP.
6

Invio delle fatture clienti

Le fatture attive generate in SAP vengono archiviate nelle piattaforme Siav e gestite con tutte le funzionalità documentali e di workflow delle piattaforme. La soluzione abilita anche l’invio multicanale delle e-fatture verso i clienti – PEC, PEO, SdI o portale.