Gestione documentale e Workflow

La gestione documentale che guida i processi, accelera il lavoro e libera il potenziale della tua organizzazione

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Scenario
Soluzione
Gestire il ciclo di vita del documento
Key features
Key benefits
A chi si rivolge

La gestione documentale non è più una semplice attività di archiviazione, ma la capacità di governare un patrimonio informativo che cresce ogni giorno. Documenti, dati, email e applicazioni aziendali – ERP, CRM, cloud e sistemi verticali – generano contenuti eterogenei che, senza una visione unitaria, frammentano l’informazione e rallentano i processi decisionali.

Una gestione documentale moderna supera l’organizzazione dei file e diventa una piattaforma centrale che connette informazioni, persone e processi. Grazie a workflow digitali e Intelligenza Artificiale, la gestione documentale assume un ruolo strategico: trasforma le informazioni in asset operativi, accelera l’efficienza e supporta la crescita dell’organizzazione.

Scenario

La digitalizzazione ha moltiplicato strumenti e canali: applicazioni, archivi, chat, cloud drive. Ogni reparto adotta soluzioni diverse, ogni processo genera contenuti in formati differenti, ogni progetto apre nuovi flussi di scambio. Il risultato è un patrimonio informativo frammentato, difficile da controllare e sempre più complesso da valorizzare nel tempo.

Documenti distribuiti su più strumenti, difficili da individuare e recuperare
Versioni non allineate e informazioni poco affidabili
Attività lente e non tracciate, gestite in modo informale
Processi rallentati da approvazioni via email e passaggi manuali
Controllo limitato su permessi, sicurezza, responsabilità e conformità
Collaborazione inefficace con fornitori, partner e stakeholder esterni

Soluzione

Centralizzare e organizzare documenti, dati e comunicazioni

Un repository unico e strutturato per gestire documenti, dati e comunicazioni in modo ordinato e sicuro.

Metadati, fascicoli e versioning garantiscono controllo e tracciabilità, mentre accessi e permessi sono gestiti in base a ruoli e strutture organizzative. La ricerca intelligente, supportata dall’AI, semplifica il recupero delle informazioni anche in archivi complessi e multi-azienda.

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Collaborare dentro e fuori l’azienda

La piattaforma abilita una collaborazione efficace e controllata su documenti condivisi, coinvolgendo utenti interni ed esterni.

La condivisione è sicura e tracciata, il co-editing avviene online e i portali documentali supportano processi approvativi e firma digitale. I permessi vengono assegnati automaticamente in base al contesto operativo.

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Automatizzare processi e attività

Workflow configurabili, anche in modalità no-code, consentono di automatizzare attività e processi operativi.

Task, scadenze e priorità sono gestiti in modo strutturato, con worklist dedicate per utenti e reparti. Dashboard e cruscotti permettono di monitorare avanzamenti e contenuti. L’AI supporta il riconoscimento dei documenti e l’applicazione automatica delle regole.

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Abbattere i silos e integrare tutti i sistemi

La piattaforma si integra con i principali sistemi aziendali, come ERP, CRM, PEC, email e portali, riducendo la frammentazione delle informazioni.

Add-in per Office e connettori certificati consentono di archiviare documenti e avviare processi direttamente dagli strumenti di lavoro quotidiani, senza cambiare ambiente.

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Gestire il ciclo di vita del documento

La piattaforma Siav presidia ogni fase del ciclo di vita documentale - dalla creazione all’archiviazione, dalla gestione operativa fino alla conservazione digitale - garantendo continuità, controllo e valore nel tempo.

Creazione e acquisizione

La piattaforma automatizza l’importazione e l’archiviazione di grandi volumi di documenti, inclusi quelli generati dagli applicativi aziendali. Grazie all’intelligenza artificiale, i contenuti vengono indicizzati, classificati e fascicolati in modo coerente con le regole archivistiche e i processi organizzativi.

Gestione operativa

I documenti possono essere revisionati e aggiornati in modo collaborativo, anche tramite Cloud Drive. Le attività sono gestite in maniera strutturata, con task, scadenze e responsabilità chiare, mentre portali dedicati e cruscotti di monitoraggio consentono di governare pratiche e processi in modo centralizzato.

Approvazioni e firme

I flussi approvativi sono configurabili e supportano visti e verifiche interne. La firma elettronica integrata, utilizzabile anche da mobile, consente la sottoscrizione dei documenti da parte di utenti interni ed esterni.

Compliance e sicurezza

Il sistema rileva automaticamente i dati sensibili e garantisce un controllo puntuale su permessi e livelli di riservatezza. Tutte le funzionalità sono progettate per assicurare la conformità al GDPR e alle Linee Guida nazionali sulla gestione documentale.

Conservazione

La conservazione digitale a norma assicura la validità legale dei documenti nel tempo e gesthighlighta il fine vita documentale secondo policy e normativa, includendo scarto, migrazione e anonimizzazione.

Key features

Un centro operativo unico per documenti, processi e collaborazione

Un’unica piattaforma che connette tutto ciò che serve per lavorare in modo fluido. contenuti, workflow, utenti e applicazioni

AI a disposizione in ogni fase del lavoro

L’AI diventa un elemento abilitante per la creazione di flussi operativi automatizzati e coerenti con le esigenze dei diversi processi aziendali

Automazione scalabile, dal task al processo aziendale

Interfacce chiare, dashboard personalizzabili e collaborazione in tempo reale aiutano ognuno a lavorare meglio: ogni persona vede solo ciò di cui ha bisogno, nel modo più semplice

Governance e sicurezza enterprise

Protezione del dato, controlli, tracciabilità e conservazione digitale garantiscono continuità e affidabilità nel tempo

Siav affianca le organizzazioni prima, durante e dopo il progetto, unendo piattaforme sicure e interoperabili, esperienza con grandi realtà pubbliche e private e un modello di subscription flessibile.
L’obiettivo è abilitare un cambiamento reale, sostenibile e misurabile.