Gestione documentale e degli archivi digitali

Gestisci documenti, fascicoli e archivi digitali in modo ordinato, sicuro e conforme alle Linee Guida AgID

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Scenario
Soluzione
Key features
Key benefits
A chi si rivolge

Ogni amministrazione produce e riceve una quantità crescente di documenti: atti, comunicazioni, PEC, allegati, determinazioni, fascicoli di procedimento, documenti contabili e tecnici. Una corretta gestione del documento informatico è la base dell’amministrazione digitale e permette all’Ente di trattare i documenti secondo criteri uniformi: dalle regole di formazione e classificazione alla fascicolazione, fino alla custodia e alla conservazione digitale.

Scenario

Senza un sistema unico e conforme, la gestione documentale diventa frammentata e difficile da governare:

Documenti distribuiti in più sistemi e repository
Difficoltà nel classificare e fascicolare correttamente
Archivi digitali non strutturati, disomogenei o incompleti
Ricerca lenta e informazioni non aggiornate
Problemi di riservatezza e visibilità dei contenuti
Rischi di non conformità alle Linee Guida AgID
Difficoltà nel predisporre la conservazione digitale

Soluzione

Silloge offre alla PA un sistema completo per la gestione documentale e degli archivi digitali, conforme alle Linee Guida AgID e integrato con protocollo, fascicoli e conservazione. Il risultato è un patrimonio documentale ordinato, governato e sempre reperibile. Con Silloge puoi:

Gestire il documento informatico

Formazione del documento, versioni, metadati, allegati, annotazioni, riferimenti e storia operazioni

Classificare e fascicolare i documenti

Documenti archiviati secondo piani aggiornati e modelli archivistici dell’Ente

Organizzare l’archivio digitale

Organizzazione in fascicoli, sottofascicoli, serie e aggregazioni archivistiche coerenti

Gestire PEC e comunicazioni digitali

Protocollazione, segnatura delle email e acquisizione automatica degli allegati parte integrante

Garantire sicurezza e visibilità controllata

Impostazione dell'organigramma, ruoli e profili autorizzativi

Ricerca rapida

Trova documenti e fascicoli tramite metadati, contenuti, classificazioni e filtri avanzati

Predisporre la conservazione digitale

Integrazione con i servizi di conservazione Siav

Integrazione facile

Integra il sistema con applicativi verticali e sistemi esterni tramite API

Key features

Compliance totale

con CAD, Linee Guida AgID, DPR 445/2000 e normativa archivistica

Repository digitale unico

per documenti, PEC, allegati, fascicoli e metadati. Coerenza archivistica grazie alla gestione del titolario, delle serie e dei modelli di fascicolazione

Multi-AOO e multi-Ente

per realtà complesse, enti aggregati o strutture consortili

Integrazione nativa con Protocollo Informatico

fascicoli e procedimenti

Sicurezza e riservatezza

basate su ruoli, organigramma e livelli autorizzativi

Scalabilità cloud-native

grazie all’architettura a micro-servizi

Controllo e auditabilità

con tracce di ogni operazione e gestione dello storico documentale

Key benefits

Organizzazione

Archivi digitali ordinati, coerenti, sempre reperibili e senza dispersioni

Efficienza

Riduzione dei tempi di ricerca e verifica dei documenti

Qualità

Maggiore affidabilità e uniformità delle informazioni

Compliance

Aderenza normativa garantita

Sicurezza

Visibilità controllata e protezione dei contenuti

Abilitazione

Base solida per i procedimenti digitali e per la conservazione a norma

Una gestione documentale corretta riduce la dipendenza dalla carta, migliorando trasparenza, tracciabilità e reperibilità delle informazioni.
Gli archivi digitali diventano un asset strategico dell’Ente: disponibili anche in smart working, sicuri e strutturati per audit, controlli, ricostruzioni e verifiche.