Gestione Digitale delle Risorse Umane

Digitalizza la gestione HR e semplifica la vita dei tuoi collaboratori

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Scenario
Soluzione
Key features
Key benefits
A chi si rivolge
Case histories

Gestire i processi HR significa muoversi tra documenti sensibili, firme, scadenze, contratti e comunicazioni interne. Spesso tutto questo avviene con strumenti non integrati: cartelle condivise, email, documenti cartacei, portali diversi per formazione, cedolini e comunicazioni. Digitalizzare i documenti e i processi HR consente di lavorare in modo più rapido, sicuro e trasparente: contratti, fascicoli, scadenze e approvazioni sono sempre accessibili e tracciabili in un unico ambiente.
Così l’ufficio HR si libera dalle attività manuali e può concentrarsi su ciò che conta davvero: le persone e il loro sviluppo in azienda.

Scenario

Dietro ogni contratto di assunzione, lettera al personale o comunicazione interna, si nascondono decine di passaggi manuali: stampe, firme manuali, scansioni, scambi di e-mail e archiviazioni disordinate. Ogni documento, se non gestito digitalmente, diventa un potenziale punto di rischio:

Ritardi nelle approvazioni di contratti, variazioni retributive o richieste di ferie e benefit
Errori e duplicazioni dovuti alla gestione manuale di documenti e fascicoli del personale
Difficoltà di reperimento dei documenti in caso di controlli, verifiche ispettive o audit interni
Rischi di non conformità GDPR nella gestione di dati sensibili e comunicazioni riservate
Scarsa visibilità complessiva sullo stato dei processi e sulla documentazione dei collaboratori

La conseguenza più grave è spesso invisibile: l’ufficio HR trascorre gran parte del tempo a rincorrere documenti e scadenze, invece di concentrarsi su ciò che conta davvero – le persone.

Soluzione

La soluzione Digital People Management centralizza la gestione dei documenti e dei processi HR in un ambiente digitale unico, sicuro e conforme. Gestisce in modo digitale l’intero ciclo di vita del collaboratore, dal recruiting all’uscita dall’azienda, integrandosi con i sistemi gestionali esistenti (ERP o HRMS) e semplificando la collaborazione tra persone, funzioni e sedi.

Onboarding e contrattualistica digitali

Creazione, approvazione e firma dei contratti in pochi minuti, anche da remoto, con pieno valore legale

Fascicolo del personale centralizzato

Raccolta in un unico repository sicuro di tutti i documenti HR, organizzati per profilo e ruolo, con archiviazione automatica, ricerca rapida e gestione delle scadenze

Workflow HR automatizzati

Digitalizzazione e semplificazione dei flussi di approvazione per benefit, variazioni contrattuali, infortuni, cessazioni e altri processi amministrativi

Comunicazione diretta con i collaboratori

Portale dedicato e bacheca digitale per condividere documenti e comunicazioni, con presa visione e firma a distanza tracciata

Conservazione digitale a norma

Garanzia nel tempo di autenticità, integrità e piena opponibilità legale dei documenti

Key features

Ecosistema digitale HR unico

Documenti, processi e comunicazioni convivono in un unico ambiente, eliminando i silos e semplificando il lavoro quotidiano del team HR

Un’Intelligenza Artificiale che parla la lingua dell’HR

Sophia consente di cercare informazioni, fascicoli e contratti in linguaggio naturale, restituendo risposte chiare e contestualizzate in pochi secondi

Sicurezza e privacy by design

Gestione puntuale dei ruoli, protezione continua dei dati e piena conformità normativa senza configurazioni aggiuntive

Consulenza Siav a valore aggiunto

Tecnologia, esperienza trentennale e competenze normative e archivistiche per costruire un modello HR digitale efficiente e a norma

Con “Chiedi a Sophia”, il chatbot intelligente integrato in Archiflow NOVA, puoi ottenere risposte immediate e puntuali su documenti e processi HR.

Ti basta una domanda – ad esempio: “Mostrami i candidati con esperienza in project management.” – e Sophia ti risponde in modo chiaro e contestualizzato, proprio come farebbe un collega esperto che conosce a fondo la documentazione del personale.

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Key benefits

75%

di tempo risparmiato nella preparazione e nella gestione dei documenti HR

100%

tracciabilità end-to-end di ogni fase del processo, in particolare della firma

Paperless

zero carta e zero email ridondanti, con piena digitalizzazione del ciclo di vita del collaboratore

GDPR-ready

compliance by design: accessi riservati, segregazione dei dati e log completi delle operazioni

Green Impact

riduzione dell’impatto ambientale e miglioramento dell’immagine aziendale

People First

l'HR si libera dalla burocrazia e i collaboratori vivono un’esperienza semplice e moderna

A chi si rivolge

Organizzazioni di medie e grandi dimensioni che:

Multi-sede e filiali

Organizzazioni di medie e grandi dimensioni che gestiscono più sedi o filiali e devono garantire accesso uniforme ai documenti

Personale distribuito

Organizzazioni di medie e grandi dimensioni che operano con personale distribuito o in smart working

Volumi HR elevati

Organizzazioni di medie e grandi dimensioni che gestiscono un numero elevato di dipendenti e documenti HR

Compliance e privacy

Organizzazioni di medie e grandi dimensioni che devono rispettare rigorosi requisiti di compliance e privacy

La firma grafometrica è una modalità di sottoscrizione elettronica avanzata che unisce validità legale, sicurezza e naturalezza d’uso.

Consente di firmare documenti su tablet o dispositivi dedicati, registrando in modo cifrato parametri biometrici come pressione, velocità e inclinazione della penna.

Integrata nella soluzione Siav, semplifica la raccolta firme in presenza, elimina la carta e garantisce tracciabilità e conformità nei processi HR.

Anche con firma grafometrica

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