Gestione digitale delle PEC

Centralizza, smista e conserva le PEC in modo automatico e conforme

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Scenario
Soluzione
Key features
Key benefits
A chi si rivolge

La PEC è il canale che garantisce validità legale e opponibilità delle comunicazioni aziendali. Oggi, insieme alla PEC europea (REM), veicola informazioni critiche e documenti con valore legale, che richiedono tracciabilità, sicurezza e una gestione conforme alle normative. Gestire queste comunicazioni digitali in modo strutturato significa trasformare la posta elettronica da semplice canale di scambio a un vero processo documentale, integrato e sotto controllo. Tutti i messaggi – PEC, PEO e REM – devono essere ricevuti, smistati, presi in carico e conservati in un unico sistema, con piena visibilità e governance end-to-end.

Scenario

Le caselle PEC aziendali sono spesso gestite manualmente. Il risultato è inefficienza, rischio normativo e perdita di informazioni critiche:

Nessuna tracciabilità su chi prende in carico le comunicazioni
Duplicazioni di messaggi e allegati nelle caselle personali
Impossibilità di rispettare scadenze e priorità
Mancato presidio della validità legale delle ricevute
Rischi di non conformità con la normativa PEC europea (REM) e standard ETSI

Soluzione

La soluzione Siav PEC Manager automatizza l’intero ciclo di vita delle comunicazioni digitali - PEC, email tradizionali e PEC europea (REM) - trasformandole in un processo integrato, tracciabile e conforme. Ogni messaggio, allegato e ricevuta viene gestito all’interno di un flusso unico, sicuro e governato, riducendo tempi, rischi e attività manuali. Con PEC Manager puoi:

Centralizzare tutte le caselle aziendali in un unico ambiente

Accessi profilati per ruolo e pieno controllo delle autorizzazioni

Lavora su una vista semplificata

Working list che mostra solo i messaggi da elaborare, per concentrarsi su ciò che conta davvero

Classifica i messaggi in base al contenuto

Integrazioni di Intelligenza Artificiale per smistare automaticamente le comunicazioni

Gestione della presa in carico

Portale dedicato e bacheca digitale per condividere documenti e comunicazioni, con presa visione e firma a distanza tracciata

Collegamento tra messaggi

Collegamento automatico delle ricevute ai messaggi inviati o ricevuti, mantenendo sempre la prova d’invio e di consegna

Archivio e conservazione digitale

Archivio e conservazione digitale a norma di tutte le comunicazioni e i relativi allegati, assicurando opponibilità legale, integrità e reperibilità nel tempo

Key features

Gestione delle PEC con logiche documentali

Integrazione di PEC, email e PEC europea (REM) nello stesso ambiente documentale, con workflow automatici, notifiche e strumenti di gestione documentale avanzata che semplificano la quotidianità operativa

Gestione scalabile e centralizzata

Controllo di decine o centinaia di caselle da un’unica piattaforma, con supporto per allegati di grandi dimensioni e ricerca full-text su indici, messaggi e documenti per trovare facilmente ogni contenuto di interesse.

Cruscotti di monitoraggio

Visualizzazione chiara di carichi di lavoro, tempi medi e stato dei processi; alert in tempo reale segnalano anomalie come caselle piene o accessi bloccati.

Esperienza d’uso immediata

Interfaccia intuitiva, vista semplificata dei messaggi da lavorare (working list), template preconfigurati e workflow guidati per un utilizzo rapido e naturale.

La soluzione combina regole di smistamento automatico e classificazione intelligente in grado di analizzare contenuti e allegati delle email, riconoscere la tipologia di messaggio e fornire indicazioni per le fasi successive di lavorazione.
Ad esempio: un reclamo viene inoltrato direttamente al Customer Care, mentre una richiesta di informazioni viene assegnata alla Segreteria commerciale.

Gestire migliaia di messaggi senza perdere il controllo

Scopri di più sulla nostra AI

Key benefits

Produttività

- 70% dei tempi di gestione e presa in carico grazie all’automazione dei flussi

Affidabilità

Tracciabilità e sicurezza totali, senza rischi di perdita di messaggi o ricevute

Compliance

Validità legale e conformità garantite, nel pieno rispetto delle normative

Se la tua organizzazione è un Ente pubblico, con PEC Manager puoi integrare la gestione delle PEC direttamente all’interno del Protocollo Informatico, applicando automaticamente le regole di interoperabilità previste dalle norme nazionali.

La nostra soluzione consente di inviare via PEC documenti protocollati ad altre Amministrazioni, garantendo la piena conformità alle regole tecniche di interoperabilità.

Protocollo informatico

A chi si rivolge

PEC Manager è pensato per tutte le realtà, pubbliche e private, che gestiscono ogni giorno decine o centinaia di comunicazioni digitali.

Customer Care, Amministrazione, Acquisti, Segreteria Generale

Classificazione e smistamento automatico dei messaggi in ingresso, con distribuzione intelligente di fatture, ordini, reclami e richieste, anche su grandi volumi.

Ufficio Legale, Compliance, Protocollo

Monitoraggio dei flussi e presa in carico strutturata, per garantire responsabilità chiare, tempi di risposta certi e piena conformità normativa.

Sistemi Informativi, IT, Sicurezza

Integrazione e controllo centralizzato di accessi, permessi e sicurezza, senza la necessità di utilizzare o mantenere applicativi aggiuntivi