Gestione digitale dei contratti

Digitalizza il ciclo di vita dei contratti e riduci del 70% i tempi di approvazione

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Scenario
Soluzione
Key features
Key benefits
A chi si rivolge
Case histories

Ogni giorno le aziende gestiscono decine o centinaia di contratti: fornitori, clienti, collaboratori, dipendenti. Gestirli in modo digitale significa trasformare un’attività amministrativa in un processo strategico. Tutto diventa più rapido, tracciabile e collaborativo: i documenti si creano, si approvano e si firmano in un unico flusso, sempre sotto controllo. Il risultato è una gestione più efficiente, sicura e trasparente

Scenario

Una digitalizzazione non strutturata, fatta di allegati e approvazioni via email, non semplifica, ma complica i processi e aumenta il rischio di errore.

Documenti dispersi tra email, cartelle di rete e allegati non tracciati
Versioni multiple e informazioni non aggiornate
Tempi lunghi per revisioni, approvazioni e firme
Scarsa visibilità su scadenze e rinnovi
Rischi normativi e difficoltà nel garantire la validità dei documenti

Soluzione

La soluzione Siav Digital Contract Lifecycle Management gestisce l’intero ciclo di vita dei contratti in modo completamente digitale, dalla redazione alla firma elettronica, fino alla conservazione a norma.

Creazione dei contratti

Crea i contratti utilizzando modelli aziendali predefiniti oppure partendo direttamente dai dati provenienti da ERP integrati.

Collaborazione sul documento

Collabora in modo semplice e sicuro con colleghe, colleghi e partner esterni lavorando sullo stesso documento in tempo reale.

Approvazioni e visti digitali

Gestisci approvazioni e visti attraverso workflow digitali che rendono il processo più rapido e tracciabile.

Firma elettronica

Firma i documenti con qualsiasi tipologia di firma elettronica, anche da dispositivi mobili, in totale flessibilità.

Archiviazione automatica e conforme

Archivia automaticamente i contratti in un repository centralizzato, sicuro e conforme alle normative.

Key features

Tutto in un’unica piattaforma

Niente più passaggi tra sistemi diversi, ma un solo ambiente per gestire processi, persone e dati in modo integrato

Accesso immediato all’Intelligenza Artificiale

Con Sophia, il chatbot intelligente, trovi subito le informazioni che ti servono sui contratti

Perfettamente integrato

Si collega a ERP, PEC, firma digitale e strumenti Office, eliminando attività manuali e duplicazioni

Esperienza fluida e sicura

Tutti lavorano sulla stessa base informativa, con dati sempre aggiornati e sotto controllo

Con “Chiedi a Sophia”, il chatbot intelligente integrato in Archiflow NOVA, puoi ottenere risposte immediate e precise su ogni aspetto contrattuale.

Ti basta una domanda: “Quali sono i termini di disdetta di un contratto di fornitura?” e Sophia ti risponde in modo chiaro e contestualizzato, proprio come farebbe un collega esperto che conosce a fondo la documentazione.

Gestione contratti? Chiedilo a Sophia.

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Key benefits

-70%

dei tempi di approvazione grazie ai workflow digitali

+85%

di contratti firmati in tempi più rapidi e tracciabili

- Rischio

Riduzione del rischio organizzativo e conformità normativa garantita

1 Versione

Un’unica versione del documento, sempre aggiornata e accessibile

Monitoraggio

delle scadenze e rinnovi automatizzati

Sharing

sicuro e controllato, anche con utenti esterni

A chi si rivolge

Direzione Legale e Compliance

per garantire tracciabilità e validità legale

Ufficio Acquisti / Fornitori

per gestire contratti e scadenze in modo centralizzato

HR Manager

per la contrattualistica del personale e collaboratori

CFO e Direzione Amministrativa

per controllare costi e rischi contrattuali

Case histories

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Oltre 6 milioni di documenti e migliaia di contratti gestiti in digitale lungo tutta la filiera agroalimentare.

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