Fascicolo del Personale

Dematerializzazione a norma e gestione digitale della documentazione del personale

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Scenario
Soluzione
Key features
A chi si rivolge

Il Fascicolo del Personale raccoglie l’intera storia amministrativa del dipendente: atti, permessi, formazione, progressioni, documenti disciplinari e cessazione. Quando queste informazioni sono distribuite tra archivi cartacei e applicativi non coordinati, la gestione diventa frammentata e difficile da presidiare.

La dematerializzazione è il primo passo per superare questa complessità: trasforma i documenti analogici in documenti informatici con valore probatorio e continuità archivistica. Da qui l’Ente può lavorare su documenti esclusivamente informatici – ricercabili, classificati, tracciati – abilitando una piena gestione digitale dei procedimenti interni e dei servizi resi disponibili agli utenti, in un ambiente integrato e sicuro.

Scenario

Il fascicolo ibrido (parte cartaceo, parte digitale) genera inefficienze e criticità operative:

Documenti dispersi tra archivi fisici e sistemi non integrati
Ricerche lente e informazioni poco affidabili
Rischio di perdita documentale
Difficoltà nel ricostruire la carriera del dipendente
Complessità nella gestione della riservatezza e dei dati personali
Costi e spazi elevati per la gestione della carta

Soluzione

La dematerializzazione del Fascicolo del Personale proposta da Siav è un processo end-to-end, svolto da archivisti professionisti, specialisti documentali e tecnici dedicati. Il risultato è un fascicolo digitale unico, affidabile, ricercabile e perfettamente allineato ai modelli della PA digitale.

Analisi preliminare

valutazione dei fascicoli, tipologie documentali e regole di sedimentazione

Riorganizzazione archivistica

aggiornamento del Piano di classificazione e del Piano di fascicolazione

Campione rappresentativo

verifica operativa e messa a punto delle strutture archivistiche

Riordino e presa in carico

ricostruzione dei fascicoli, riordino cronologico e classificazione coerente

Digitalizzazione avanzata

scansione, normalizzazione, produzione di immagini e metadati

Integrazione con Silloge

import strutturato di documenti e metadati nel sistema documentale dell’Ente