Conservazione Digitale

Conserva digitalmente i tuoi documenti e garantisci valore legale, sicurezza e accessibilità nel tempo

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Scenario
Soluzione
Key features
A chi si rivolge

Le organizzazioni gestiscono ogni giorno migliaia di documenti digitali. Garantirne nel tempo integrità, autenticità e reperibilità è essenziale per la continuità operativa e la conformità normativa. Le Linee Guida AgID e il CAD hanno reso la conservazione digitale un processo normato: non basta archiviare, serve assicurare che i documenti restino validi, leggibili e opponibili.

Progettare la conservazione “by design”, sin dalla creazione del documento, è fondamentale per gestire in modo efficace volumi crescenti, responsabilità normative e modelli organizzativi più complessi.

Scenario

Quando la conservazione digitale non è progettata correttamente, i documenti rischiano di diventare incompleti, illeggibili o non opponibili, proprio quando servono di più: durante verifiche fiscali, audit o controlli interni.

Documenti dispersi tra PEC, cartelle di rete e applicativi diversi
Difficoltà nel dimostrare integrità e autenticità dei contenuti
Scarsa tracciabilità dei flussi e delle scadenze
Perdita o compromissione del valore legale
Poca visibilità sullo stato dell’archivio digitale
Attività manuali complesse, lente e soggette a errore

Soluzione

La conservazione digitale richiede un processo strutturato, continuo e pienamente conforme alle Linee Guida AgID.
Le piattaforme Siav gestiscono in modo sicuro tutto il ciclo: dal versamento dei documenti alla loro conservazione, fino alla consultazione a norma. A seconda delle esigenze, la conservazione può essere gestita internamente oppure delegata in outsourcing.

Conservazione digitale in-house

Una soluzione per gestire internamente la conservazione digitale, mantenendo pieno controllo, autonomia operativa e sicurezza sui documenti.

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La piattaforma consente di centralizzare tutte le classi documentali in un unico repository sicuro, gestendo flussi e processi personalizzati anche in contesti multi-azienda. L’approccio centralizzato garantisce tracciabilità, monitoraggio continuo dell’archivio e gestione delle anomalie e delle scadenze, preservando nel tempo il valore legale del patrimonio informativo. È una soluzione robusta e scalabile, pensata per organizzazioni con volumi documentali elevati.

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Conservazione digitale in outsourcing

Un servizio chiavi in mano che affida a Siav la gestione completa della conservazione digitale, sempre in conformità alla normativa.

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Siav opera come Conservatore, gestendo tutte le fasi del processo di conservazione digitale nel rispetto delle disposizioni normative. Il cliente mantiene piena visibilità e controllo tramite Siav Services Hub, da cui può monitorare i versamenti, consultare l’archivio ed esibire i documenti in caso di ispezioni. La soluzione è ideale per chi desidera un servizio affidabile, aggiornato alle norme e immediatamente operativo.

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Key features

Conformità garantita

Processi pienamente allineati alle Linee Guida AgID, agli standard OAIS e UNI SInCRO, con controlli continui per assicurare la coerenza normativa dell’archivio per tutta la durata del ciclo di conservazione

Esempio

Massima sicurezza, integrità e controlli nel tempo

Ogni Pacchetto di Archiviazione è certificato con impronta univoca e conservato in infrastrutture protette, con verifiche periodiche su leggibilità, valore legale e sicurezza dell’intero archivio

Monitoraggio completo e proattivo

Una console centralizzata mostra stati, volumi, scadenze e anomalie, con alert automatici che mantengono sotto controllo l’intero processo

Esibizione a norma immediata

Ricerca avanzata e PdD selettivi permettono di rispondere rapidamente a ispezioni, audit o richieste interne senza procedure complesse

Gestione multiazienda e scalabilità

La piattaforma supporta grandi volumi, sedi multiple e strutture articolate, distribuendo i carichi e mantenendo alte prestazioni

Semplicità d’uso

Interfacce intuitive e procedure guidate consentono anche agli utenti meno tecnici di gestire facilmente consultazione e amministrazione dell’archivio

La conservazione digitale non è solo tecnologia: coinvolge norme, processi e responsabilità. Le Linee Guida AgID hanno introdotto regole che rendono necessario progettare la conservazione by design.
La consulenza Siav aiuta enti e aziende a costruire un sistema davvero conforme e sostenibile, supportandoli nella mappatura dei documenti, nell’analisi dei processi, nella definizione di ruoli e metadati e nella gestione archivistica del contesto documentale.

Consulenza normativa e archivistica

Scopri la nostra consulenza

A chi si rivolge

CFO e Direzione Amministrativa

per garantire conformità fiscale e contabile, ridurre rischi e mantenere archivi digitali sempre opponibili e sotto controllo

Responsabili IT / Digital Transformation

per adottare un sistema di conservazione sicuro, scalabile e integrato con i sistemi informativi esistenti

Responsabili HR

per gestire fascicoli del personale, LUL e documenti sensibili nel pieno rispetto delle normative

Ufficio Legale e Compliance

per assicurare tracciabilità, integrità e autenticità dei documenti, riducendo rischi operativi e di audit

Pubbliche Amministrazioni

per adeguarsi alle Linee Guida AgID e ai modelli organizzativi richiesti, garantendo fascicolazione e conservazione a norma

Organizzazioni multi-sede o multi-azienda

per centralizzare flussi complessi, uniformare processi e gestire in modo coordinato l’intero patrimonio documentale