Collaborazione e condivisione digitale

Un’unica piattaforma per gestire processi, documenti e task in modo semplice, condiviso e sicuro

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Scenario
Soluzione
Key features
Key benefits
A chi si rivolge
Case histories

La collaborazione è al centro di ogni processo aziendale: i team lavorano da sedi diverse, in modalità ibride, condividendo documenti e informazioni con colleghi, consulenti, fornitori e partner. In questo scenario, garantire continuità e coerenza nei flussi di lavoro è fondamentale per mantenere efficienza, sicurezza e velocità decisionale.
Gestire la collaborazione in modo digitale significa trasformare attività frammentate in un ecosistema integrato: un ambiente unico dove file, task, notifiche e approvazioni sono accessibili e tracciati da tutti, in tempo reale e su qualsiasi dispositivo. Il risultato è una collaborazione più fluida, trasparente e produttiva, che elimina silos informativi e accelera i processi aziendali.

Scenario

Ogni giorno gli uffici si scambiano documenti, note e informazioni, spesso via e-mail. Ma l’e-mail non è uno strumento di gestione documentale: quando i contenuti restano nelle caselle di posta, si perdono tracciabilità e controllo e la collaborazione rimane frammentata e non strutturata:

Documenti dispersi tra email, cartelle locali, drive cloud non governati
Versioni multiple dei file, con sovrapposizioni e confusione
Tempi lunghi per assegnare attività, valutare scadenze, gestire approvazioni
Limitata visibilità su chi deve fare cosa, quando e con quale priorità
Rischi di sicurezza, compliance e governance
Smart working o team distribuiti che faticano a collaborare efficacemente

Soluzione

Dalla creazione dei documenti all’organizzazione dei task digitali, fino all’editing collaborativo e alla gestione delle scadenze, le soluzioni Siav trasformano la collaborazione in una leva strategica di efficienza aziendale. Tutti lavorano sugli stessi contenuti, in un ambiente integrato, tracciato e sicuro.

Task On Demand

Puoi creare e assegnare attività ai colleghi, con scadenze, priorità e notifiche in tempo reale.
Ogni utente visualizza i task di propria competenza e può gestirli anche da mobile, grazie alle notifiche push.
Una volta accettato il compito, il sistema aggiorna automaticamente lo stato, rendendo visibile a tutti l’avanzamento delle attività

Dashboard statistiche

La dashboard di monitoraggio offre una visione completa e in tempo reale del lavoro in corso: consente di filtrare per processo, stato, assegnatario o data di scadenza, fornendo una rappresentazione chiara delle priorità e dell’avanzamento complessivo.
Uno strumento che garantisce pieno controllo, trasparenza e coordinamento su tutte le attività aziendali

Easy Workflow

Consente di disegnare flussi digitali senza scrivere codice, attraverso un editor grafico intuitivo. I processi possono essere creati, modificati o collegati tra loro per costruire workflow semplificati che coordinano più task in sequenza.
Così ogni attività diventa parte di un flusso strutturato, con percorsi decisionali guidati e nessun bisogno di competenze tecniche

Add-in Microsoft Office

L’integrazione con Microsoft Office consente di protocollare, archiviare e indicizzare documenti direttamente da Word, Excel o Outlook.
Gli utenti lavorano con i loro strumenti quotidiani, eliminando passaggi manuali e riducendo i tempi di gestione dei file

Connettori Google Drive e OneDrive

Collegano la velocità dei cloud drive alla sicurezza della piattaforma documentale. È possibile co-editare, condividere, approvare e salvare i documenti nel software documentali in modo controllato, garantendo versioni uniche e tracciabilità completa. Tutti gli stakeholder collaborano in tempo reale, in un ecosistema controllato e tracciato

Portali documentali

I portali documentali integrati permettono a clienti, fornitori e collaboratori anche esterni all’azienda di accedere a un digital workplace condiviso, con dati e documenti sempre aggiornati e policy di condivisione strutturate e sicure

Key features

Un’unica piattaforma per processi, documenti e task

Tutto avviene nello stesso ambiente digitale, senza passare da uno strumento all’altro

Autonomia e semplicità d’uso

Ogni utente può creare o modificare workflow e task in pochi click, senza competenze tecniche, rendendo la collaborazione davvero alla portata di tutti

Integrazione nativa con gli strumenti quotidiani

Office, Google Workspace, OneDrive e altri cloud drive si integrano perfettamente, mantenendo un’esperienza di lavoro fluida e continua

Governance e sicurezza dei dati

Tutti i documenti, anche quelli provenienti da ambienti esterni, vengono gestiti e tracciati in modo sicuro all’interno di un ecosistema strutturato e conforme

Key benefits

Tempo

Riduzione significativa dei tempi di assegnazione, svolgimento e completamento delle attività

Team

Migliore collaborazione tra reparti, team interni ed esterni

Attività

Visibilità completa su scadenze, responsabilità e performance delle attività

Controllo

Maggiore governance: controllo sui documenti, versioning, tracciabilità e conformità

Accesso

Lavora e collabora ovunque, anche da remoto, con strumenti familiari integrati

Sostenibilità

Meno carta, meno passaggi manuali e trasparenza nei processi

Le soluzioni Siav garantiscono la protezione di dati, documenti e processi in ogni fase del loro ciclo di vita. La gestione dei permessi e dei ruoli tutela le informazioni sensibili, impedendo condivisioni improprie o accessi non consentiti, anche quando i documenti provengono da ambienti esterni come cloud drive o portali collaborativi.

A livello infrastrutturale, Archiflow e le altre piattaforme Siav sono sottoposte a rigorosi test di sicurezza e verifiche di resilienza, garantendo la conformità agli standard più elevati di cybersecurity e la massima affidabilità dei sistemi.

Sicurezza informatica

A chi si rivolge

Organizzazioni di medie e grandi dimensioni che:

Direzione IT / Digital Transformation

per promuovere ambienti collaborativi moderni, sicuri e integrati con gli strumenti già in uso

HR Manager

per gestire in modo centralizzato documenti e processi legati a onboarding, formazione, valutazioni e comunicazioni interne

Ufficio Acquisti e Fornitori

per semplificare i flussi collaborativi con partner esterni, garantendo tracciabilità e tempi certi

Team di Progetto e Reparti Operativi

per assegnare, coordinare e monitorare le attività in modo condiviso, assicurando continuità e controllo su ogni fase del lavoro

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