L’Intelligenza Artificiale per automatizzare il ciclo attivo e passivo

Trasforma ordini, DDT, offerte e fatture in processi automatici e controllati, riducendo fino all’80% le attività manuali sui processi amministrativi, logistici e commerciali.

AI specializzata per il ciclo attivo e passivo

In questa pagina

Le sfide
Soluzione
I moduli Atacod
Scenari di utilizzo
A chi si rivolge

Ogni giorno le organizzazioni gestiscono grandi volumi di documenti legati al ciclo attivo e passivo: ordini clienti, offerte commerciali, DDT, fatture fornitori, conferme d’ordine e documenti amministrativi.

Le informazioni ci sono, ma spesso restano distribuite tra email, PDF, allegati Excel, immagini e sistemi differenti.
Per essere utilizzate nei processi aziendali devono essere: lette → interpretate → verificate → riconciliate → inserite manualmente nei sistemi gestionali

Con ATACOD, l’Intelligenza Artificiale trasforma questi documenti in informazioni strutturate e immediatamente utilizzabili.
I documenti non sono più elementi passivi da gestire. Diventano il punto di partenza di processi intelligenti, automatici e scalabili.

Le sfide

Senza Intelligenza Artificiale, molte attività operative e amministrative continuano a dipendere da attività manuali di lettura, inserimento dati e controllo.

Alti volumi documentali (DDT, bolle, ordini, fatture) da digitalizzare per garantire efficienza e tempi sostenibili
Processi manuali da automatizzare per ridurre gli errori e migliorare la qualità del dato
Flussi logistici intensi e multi-sede da governare per aumentare controllo e visibilità operativa
Esigenza di velocità e scalabilità per gestire volumi elevati e picchi operativi

Soluzione

ATACOD è la soluzione specialistica di Information Extraction e Intelligent Process Automation dell’ecosistema Siav.AI.
Automatizza le attività chiave del ciclo attivo e passivo acquisendo, interpretando e riconciliando automaticamente documenti e dati non strutturati.
Può essere utilizzata in modalità stand-alone, integrata con Archiflow NOVA, Siav Connect o collegata a ERP e sistemi aziendali per trasformare documenti destrutturati in processi automatici e controllati.

Acquisizione automatica multi-canale

Acquisisce documenti da email, cartelle di rete, sistemi aziendali e upload manuali.

Estrazione intelligente dei dati

Estrae automaticamente informazioni e metadati da PDF, Excel, Word, immagini e allegati.

Matching automatico con ERP

Riconcilia automaticamente dati e documenti con ERP, anagrafiche e database aziendali.

Validazione guidata

Gli operatori verificano solo anomalie ed eccezioni grazie a suggerimenti automatici e indicatori di confidenza.

Regole no-code configurabili

Permette di personalizzare controlli e logiche operative senza sviluppo.

Automazione dei processi operativi

Attiva processi intelligenti e dinamici nel ciclo attivo e passivo.

Key features

AI specialistica per il ciclo attivo e passivo

ATACOD è progettata per automatizzare processi documentali complessi in ambito amministrativo, logistico e commerciale.

Gestione di contenuti multilingua

Interpreta e processa documenti in lingue diverse in modo uniforme ed efficace, anche in contesti internazionali

Modulare e scalabile

Possibilità di estendere l’automazione a livelli più avanzati, come la registrazione automatica delle fatture passive

SaaS scalabile e sicuro

Cloud scalabile con ambienti dedicati per cliente e rapida implementazione.

I moduli Atacod

Modulo Ordini

Automatizza l’acquisizione e l’inserimento degli ordini clienti provenienti da email, PDF e allegati.

Funzionalità principali
• Estrazione automatica di prodotti, quantità e condizioni commerciali
• Matching con anagrafiche ERP
• Gestione codifiche differenti
• Inserimento automatico nel gestionale

Risultati
• Oltre l’85% degli ordini gestiti senza intervento manuale
• Riduzione significativa dei tempi di inserimento

Modulo DDT

Digitalizza e anticipa il processo di entrata merci.

Funzionalità principali
• Acquisizione anticipata DDT
• Estrazione intelligente dei dati
• Matching automatico con ordini ERP
• Gestione anomalie e discrepanze
• Registrazione automatica entrata merci

Risultati
• Oltre il 90% di accuratezza nei dati estratti
• Eliminazione del data entry manuale

Modulo Offerte

Automatizza la gestione delle richieste di offerta.

Funzionalità principali
• Acquisizione automatica richieste
• Estrazione prodotti e specifiche tecniche
• Validazione guidata
• Generazione offerte commerciali

Risultati
• Oltre il 75% delle richieste gestite automaticamente
• Riduzione dei tempi di risposta

Modulo Fatture

Automatizza l’elaborazione delle fatture fornitori.

Funzionalità principali
• Acquisizione documenti multi-formato
• Estrazione dati di testata e righe
• Validazione guidata
• Integrazione con ERP e sistemi amministrativi

Risultati
• Oltre il 70% delle fatture gestite automaticamente
• Riduzione significativa delle attività manuali

Modulo Riconciliazione

Automatizza il matching tra ordini, DDT e fatture.

Funzionalità principali
• Matching automatico documentale
• Verifica coerenza tra documenti
• Segnalazione automatica discrepanze
• Validazione risultati

Risultati
• Oltre il 70% dei controlli automatizzati
• Riduzione dei tempi di verifica

Key benefits

-70/80%

attività manuali e ripetitive

+90%

accuratezza dei dati gestiti

Velocità

Processi amministrativi più rapidi

Meno errori

Riduzione degli errori di inserimento e riconciliazione

Scalabilità

Gestione efficace di elevati volumi

+ Qualità

Dati più affidabili, coerenti e utilizzabili

Scenari di utilizzo

SETTORE MANIFATTURIERO:
Automazione dell’entrata merci

Un gruppo manifatturiero con più stabilimenti gestisce quotidianamente centinaia di consegne da fornitori diversi, con DDT in formati eterogenei e spesso accompagnati da allegati tecnici.

Con ATACOD i DDT vengono inviati in formato digitale prima dell’arrivo della merce, acquisiti e classificati in modo intelligente. Le informazioni pertinenti vengono estratte e allineate agli ordini presenti in ERP. Alla consegna, l’entrata merci è registrata automaticamente nel gestionale, senza attività manuali di data entry.

Oltre il 90% di accuratezza nei dati estratti automaticamente

SETTORE GDO:
Gestione automatizzata degli ordini clienti

Un’azienda di distribuzione multicanale gestisce oltre 300 ordini al giorno provenienti da GDO, retail e clienti diretti, ricevuti principalmente via email in formato PDF e con layout e codifiche differenti per ciascun cliente.

Con ATACOD gli ordini vengono acquisiti e interpretati automaticamente con estrazione dei dati rilevanti. Le informazioni sono ricostruite anche quando distribuite tra email e allegati, integrando eventuali note o variazioni presenti nel messaggio. I codici cliente vengono quindi allineati alle anagrafiche interne, generando una proposta di ordine già strutturata nel gestionale.

Oltre l’85% degli ordini viene gestito senza intervento manuale