Consob: i processi digitali implementati con SIAV hanno permesso di migliorare l’efficienza

Durante il Convegno “Verso la trasformazione digitale della PA – Soluzioni innovative per il cambiamento” organizzato dalla Fondazione SIAV Academy e dedicato ai Responsabili per la transizione digitale della PA, tenutosi all’Accademia dei Lincei di Roma, l’Ing. Brizio Leonardo Tommasi di Consob ha presentato i risultati del progetto basato sul “Monitoraggio dei flussi aziendali attraverso il sistema di gestione documentale” che ha realizzato, a seguito della convenzione di riuso software con Banca d’Italia e della collaborazione con SIAV, sulla piattaforma di dematerializzazione documentale e di ECM (Enterprise Content Management), fondamentali strumenti per analizzare e migliorare i workflow dell’organizzazione e incrementare l’efficienza complessiva.

Il “Monitoraggio dei flussi aziendali attraverso il sistema di gestione documentale” presentato dall’Ing. Tommasi si è basato su un periodo di osservazione di più di 3 anni, un tempo sufficientemente lungo per valutare i flussi consolidati all’interno di una struttura complessa come Consob, dimostrando che il processo digitale porta a un incremento di efficienza nei procedimenti riducendo di circa il 20% il tempo impiegato. I dati raccolti hanno dimostrato anche un risparmio di oltre il 60% grazie all’utilizzo di transazioni digitali e delle comunicazioni via PEC.

Le iniziative di progetto e di archivio digitale devono adottare in modo strategico l’approccio e l’organizzazione a progetti su base multidisciplinare e sistemica. Tale approccio richiede una misurazione dei risultati nelle strategie digitali adottate e una selezione e valutazione della catena dei progetti sottesi. La gestione delle diverse prospettive strategiche comprende l’introduzione di indicatori equilibrati tra le discipline correlate, attraverso i concetti di “Maturità digitale” ovvero tramite Digital Scorecard (DSC), di “Rendimento d’archivio digitale” ovvero  Overall Digital Archive Effectiveness (OAE) e di “Manager digitale” con un equilibrio delle competenze.

Ing. Brizio Leonardo Tommasi CONSOB - Responsabile servizio CAD

Il report ha fatto emergere l’importanza di un approccio multidisciplinare alla dematerializzazione documentale, illustrando nel concreto l’approccio che è stato promosso a tutti i livelli: l’adozione di un sistema di digitalizzazione dei flussi documentali è in grado di migliorare il rendimento e la qualità del lavoro documentario e d’archivio, tuttavia solo adottando una strategia di processo completamente digitale e analizzando i flussi di lavoro è possibile ottimizzare i risultati.

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