Archiviazione Digitale

Dal 12 ottobre obbligo di Conservazione del Registro di Protocollo Informatico

Entro il 12 ottobre 2015 gli Enti della Pubblica Amministrazione devono adeguare i sistemi di Protocollo alle nuove normative ed in particolare sono obbligati a generare in modo informatico il registro giornaliero di protocollo per trasmetterlo “entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione digitale, garantendone l’immodificabilità del contenuto”, come disposto dal D.P.C.M. del 03/12/2013 “Regole Tecniche sul Protocollo Informatico”.

Oltre alla conservazione giornaliera del registro di protocollo, le Regole Tecniche prevedono anche l’obbligo di adottare il Manuale di Gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi.

Ecco le innovazioni introdotte:

  1. introduzione della figura del coordinatore della gestione documentale in caso di PA con più aree organizzative
  2. revisione del contenuto del manuale di gestione del protocollo informatico per una più esauriente descrizione dei processi
  3. obbligo della pubblicazione del manuale sul sito istituzionale della PA
  4. superamento delle funzionalità minime di protocollo informatico
  5. conservazione a norma giornaliera del registro di protocollo
  6. modifica delle informazioni contenute nel formato della segnatura di protocollo con l’introduzione del codice del registro di protocollo
  7. utilizzo obbligatorio del codice IPA della PA, della denominazione della PA presente sull’anagrafe tributaria  nel registro di protocollo e nella segnatura di protocollo
  8. disciplina dell’uso della PEC e della cooperazione applicativa quali unici strumenti per la trasmissione di documenti informatici  tra sistemi di protocollo
  9. generazione dell’impronta per ogni documento informatico