Conservazione delle fatture elettroniche gratuita? Per pochi, ma non per tutti!

Scopri perchè il servizio gratuito fornito dall’Agenzia delle Entrate non è adatto a tutte le Aziende. 5 validi motivi per affidarsi ad un servizio esterno

In vista dell’imminente debutto dell’obbligo generalizzato dell’e-fattura, già in vigore per parte della filiera dei carburanti e nell’ambito dei subappalti dei contratti con una Pubblica Amministrazione, l’Agenzia delle Entrate ha predisposto una serie di servizi e strumenti gratuiti che vanno nella direzione di semplificare e rendere economicamente poco oneroso l’obbligo di fatturazione elettronica.

Sono stati infatti rilasciati servizi per la generazione, trasmissione e ricezione delle fatture, fruibili tramite login al sito web dell’AdE o l’App Fattura Elettronica Agenzia delle Entrate, scaricabile gratuitamente. Sempre gratuitamente, le aziende potranno avvalersi del servizio di conservazione offerto dall’Agenzia.

Nella medesima direzione di semplificazione del nuovo onere, l’Agenzia delle Entrate ha previsto due ulteriori servizi: uno di generazione del QR Code, costituente una sorta di “biglietto da visita digitale” contenente tutti i dati relativi alla propria partita IVA, e uno di pre-registrazione dell’indirizzo telematico, per anticipare all’AdE l’indirizzo telematico su cui ricevere le proprie fatture elettroniche.

Conservazione delle fatture elettroniche: il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate va bene per tutti?

L’insieme di iniziative dell’Agenzia sgravano in modo consistente le attività di un adeguamento generalizzato alla normativa.

In particolare, questo è vero per le realtà di dimensioni contenute; per quanto riguarda le organizzazioni più strutturate, invece, i servizi offerti dall’Agenzia potrebbero offrire limiti di non poco conto e riguardano sia le attività legate all’emissione e alla trasmissione delle e-fattura, sia quelle legate alla conservazione.

In particolare, in questo articolo, verranno segnalati 5 aspetti da tenere in considerazione nel momento in cui si opta per conservare le fatture elettroniche presso il servizio fornito gratuitamente, sulla scorta di una disamina dei documenti attualmente resi disponibili dall’Agenzia per il servizio: il Manuale della Conservazione prodotto dall’Agenzia e l’accordo di servizio da sottoscriversi a cura del contribuente.

Il servizio di conservazione delle fatture elettroniche deve essere richiesto esplicitamente, perché il modello organizzativo di quanto offerto dall’Agenzia, deve rispettare le regole tecniche di conservazione nazionali. Per questo motivo, il Responsabile della Conservazione rimane il contribuente, che per affidare la conservazione ad un soggetto esterno è obbligato a formalizzare la scelta operata, come previsto dall’art.6 del DPCM 3/12/2013, sottoscrivendo un accordo di servizio.

1) Accordi non negoziabili

L’adesione al servizio di conservazione dell’AdE avviene esclusivamente a seguito della sottoscrizione dell’accordo standard previsto dall’Agenzia, contenente condizioni e SLA predefiniti e non negoziabili, senza che sia previsto alcun tipo di contrattazione sullo stesso.

2) Archivi frammentati

Per le imprese già dotate di un sistema di conservazione documentale, in house piuttosto che in outsourcing, nel quale già archiviano documenti di tipo contabile, utilizzare un sistema terzo come quello dell’AdE, per gestire solo alcune tipologie documentali (fatture), significherebbe frammentare l’archivio fiscale. Ciò comporta una dispersione dell’informazione e inefficienze legate alla non corretta archiviazione dei file.

3) Mancata conservazione di ricevute, dati e documenti integrativi

Il servizio non contempla la conservazione di tutta una serie di informazioni significative per la completezza dell’archivio fiscale.  Il servizio di conservazione offerto dall’Agenzia delle Entrate, consente esclusivamente la conservazione delle fatture in formato XML; ad esempio, il servizio non prevede, perlomeno esplicitamente, la possibilità di portare in conservazione le ricevute e le notifiche generate dal Sistema di Interscambio.

Inoltre, il decreto sull’IVA (art. 25 DPR 633/72) impone che venga documentata la relazione tra la fattura d’acquisto ed il registro IVA. Tale aspetto, nel caso delle fatture elettroniche, viene di prassi garantito mediante l’associazione dei dati annotati nell’apposito registro IVA alla fattura elettronica, “cristallizzando” le informazioni nel sistema di conservazione in modo immodificabile. Delegando l’attività di conservazione all’Agenzia delle Entrate la suddetta relazione non verrebbe sottoposta al processo di conservazione: l’AdE conserva esclusivamente la fattura in formato XML. Attraverso un servizio integrato e personalizzato è invece possibile portare in conservazione, oltre all’XML, anche i dati arricchiti con la relazione tra registro IVA e fattura.

Oltre alla mancanza delle informazioni di protocollazione delle fatture passive, vi sono anche i contesti di integrazione della fattura passiva, citati anche dalla stessa agenzia nell’ultima circolare (si pensi, in generale, alle ipotesi di inversione contabile di cui all’articolo 17 del d.P.R. n. 633 del 1972). Contesti per i quali l’Agenzia delle Entrate suggerisce l’utilizzo di un documento integrativo, il quale però non verrà portato in conservazione dal servizio offerto da AdE.

4) Caricamenti manuali

L’accesso ai servizi dell’AdE non è, perlomeno al momento, automatizzabile. Stando agli accordi di servizio attualmente resi disponibili dall’Agenzia, infatti, il conferimento dei lotti deve avvenire manualmente tramite le funzionalità di upload disponibili sull’area di fruizione dei servizi di fatturazione. Un processo del genere, è chiaramente non sostenibile per volumi considerevoli di documenti fiscali, che necessitano di automatismi sia per la gestione del flusso delle fatture che per la loro conservazione.

5) Possibilità di conflitto di interessi in caso di contestazioni AdE

Va infine valutato se sia opportuno affidare la conservazione di documenti con valenza fiscale ad un soggetto che possa costituire controparte in un eventuale procedimento giudiziario.

Ricapitolando: servizi gratuiti ideali per le aziende poco strutturate

Tutte le considerazioni esposte ci portano a considerare che, stante l’attuale profilazione del servizio di conservazione delle fatture elettroniche, esso è prettamente indirizzato a chi emette/riceve poche fatture annue ed ha, di conseguenza, processi di gestione contabile poco strutturati e poco automatizzati. Le organizzazioni più strutturate, invece, devono valutare se sia il caso di avvalersi di strumenti dedicati alla conservazione e alla gestione elettronica documentale e dei processi o di esternalizzare parte dei propri asset aziendali a partner esperti ed affidabili, trasformando in ogni caso l’obbligo alla fatturazione elettronica in un’occasione per la digitalizzazione e l’efficientamento dei propri processi amministrativi, e non solo.