27 APRILE 2020

Con Determinazione n. 157 del 23 marzo 2020, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha emanato le linee guida contenenti “Regole tecniche per la sottoscrizione elettronica di documenti ai sensi dell’art. 20 del CAD”.

Esse trovano origine dalla necessità di regolamentare le modifiche dell’articolo 20 del Codice dell’amministrazione digitale con le quali è stata introdotta, nel nostro ordinamento giuridico, una nuova modalità di sottoscrizione elettronica del documento informatico, comunemente denominata “firma SPID”.

Nato nel 2014 ed operativo dal 2016, SPID, Sistema Pubblico di Identità Digitale, consente l’accesso ai servizi on line della pubblica amministrazione e dei soggetti privati aderenti con un’unica identità digitale, utilizzabile con qualunque device. Il sito Agid ad esso dedicato ci dice che SPID ha rilasciato circa 6,5 milioni di identità, con un incremento annuo pari a circa il 60%. Attualmente i gestori di identità (IdP) digitali sono 9 e le amministrazioni pubbliche che ne consentono l’utilizzo oltre 4.000. È altresì prevedibile che la contingente situazione legata alla diffusione del coronavirus e la conseguente crescente necessità di accesso a servizi on line, tra i quali l’accesso alle misure di sostegno al reddito previste dal Decreto Cura Italia del marzo 2020, porteranno ad una ulteriore diffusione dell’utilizzo di tale strumento.

Il comma 1-bis del citato articolo 20 del CAD aggiunge, dunque, alle già previste firme digitali, firme elettroniche qualificate e firme elettroniche avanzate, una modalità di sottoscrizione apposta “… previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore.” A tale sottoscrizione la norma attribuisce il valore della forma scritta ad substantiam e l’efficacia fino a querela di falso prevista dall’articolo 2702 del Codice Civile.

Ai fini della digitalizzazione e dematerializzazione dei processi in ambito pubblico e privato, le citate novità introdotte dal CAD e dalle regole tecniche sono rilevanti: d’ora in poi i cittadini potranno sottoscrivere un documento proposto da un fornitore di servizi, ad esempio un contratto, semplicemente con l’utilizzo delle proprie credenziali SPID, senza la necessità di disporre e utilizzare altri dispositivi di firma digitale (token USB, smart card, etc…).

Le regole tecniche descrivono dettagliatamente il processo di firma, individuando due sottoprocessi, predisposizione e sottoscrizione, e identificando tre attori:

  • l’utente, ovvero chi deve sottoscrivere il documento;
  • il SP – “Service Provider”, ovvero il fornitore di servizi nella federazione SPID, che agisce nel sottoprocesso di predisposizione;
  • l’IdP – “Identity Provider”, ovvero il gestore di identità digitali nel contesto della federazione SPID, che agisce nel sottoprocesso di sottoscrizione.

Il sottoprocesso di predisposizione prevede quanto segue:

  1. l’utente accede al servizio esposto dal SP utilizzando le proprie credenziali SPID;
  2. Il SP predispone il documento da sottoscrivere, che può prevedere anche più firme, apponendovi il proprio sigillo elettronico qualificato (QSeal) e lo sottopone all’utente per la presa visione;
  3. previo esplicito consenso dell’utente, Il SP invia il documento all’IdP con il quale l’utente ha eseguito l’autenticazione.

Il sottoprocesso di sottoscrizione prevede quanto segue: l’IdP

  1. autentica nuovamente l’utente con credenziali di livello 2 o superiore;
  2. consente all’utente di visionare l’intero documento;
  3. richiede all’utente il consenso esplicito alla sottoscrizione;
  4. appone il proprio sigillo elettronico qualificato, o più sigilli qualora siano previste più firme. Per ogni firma inserisce un “timbro digitale” visibile recante le informazioni previste (cognome e nome del firmatario, etc…);
  5. propone all’utente l’invio del file tramite posta elettronica e/o di scaricarne una copia;
  6. invia il documento sottoscritto al SP;
  7. elimina dai propri sistemi ogni traccia del documento sottoscritto, tranne nei casi in cui l’utente abbia sottoscritto con l’IdP accordi che non lo consentano, ad esempio relativi alla conservazione digitale.

Possono utilizzare tali modalità di firma solo i possessori di identità digitali SPID per persona fisica o per uso professionale, non per persona giuridica.

Il servizio prevede la possibilità che un utente sottoscriva il documento in più punti attraverso un’unica sezione di autenticazione SPID e che più utenti sottoscrivano il medesimo documento in tempi e con sessioni di autenticazioni SPID distinte.

Il documento predisposto per la firma da parte del SP deve essere un PDF/A-2°, secondo lo standard ISO/IEC 32000-1.

La conformità al GDPR è garantita dal fatto che l’utente deve esprimere il proprio consenso alla sottoscrizione due volte, sulla piattaforma del SP in fase di predisposizione del documento e sulla piattaforma dell’IdP in fase di sottoscrizione.

Da evidenziare, infine, l’utilizzo del sigillo elettronico qualificato da parte del SP e dell’IdP. Strumento per certi versi ancora poco noto e poco utilizzato, il sigillo è stato introdotto nel nostro ordinamento con il regolamento eIDAS, Regolamento UE n. 910/2014. Il sigillo elettronico qualificato garantisce l’origine e l’integrità dei dati, e dunque del documento informatico, ha forti analogie con la firma elettronica, con la quale condivide definizione e scopo operativo finale ma dalla quale si differenzia principalmente per il fatto che è riconducibile a una persona giuridica, non ad una persona fisica. Il suo utilizzo, come garanzia dell’integrità del documento informatico, è evidente, ad esempio, per particolari tipologie di documenti: fatture elettroniche, visure camerali, ricevute dei sistemi di PEC possono essere “sigillate” con tale strumento e acquisire efficacia probatoria comunitaria.

Le linee guida danno indicazioni su molteplici altri aspetti di natura tecnica della firma SPID, relativi, in particolare, al documento sottoscritto, alla nomenclatura dei documenti, alle modalità di comunicazione tra SP e IdP e gli algoritmi crittografici da utilizzare.

Si prevede che gli scenari di utilizzo della modalità di sottoscrizione tramite SPID riguarderanno prevalentemente documenti relativi alla contrattualizzazione di forniture di servizi, soprattutto in contesti in cui si fa uso di smart contract, ma anche in processi più tipicamente amministrativi, quali ad esempio i processi riguardanti la gestione del personale. Ogni sottoscrizione apposta nelle modalità descritte è identificata univocamente, così da poter essere “agganciata” a specifiche clausole contrattuali.

Le agevolazioni per gli utenti e per i fornitori di servizi appaiono evidenti: con l’utilizzo delle sole credenziali SPID sarà possibile sottoscrivere documenti senza essere costretti a ricorrere ad altri strumenti di firma, consentendo una completa dematerializzazione dei processi. Da precisare che, al momento, la norma prevede una adesione volontaria a questo servizio, il suo successo è quindi condizionato dalla reale volontà di adesione da parte dei SP.

Nelle ultime settimane, l’AgID ha pubblicato, in consultazione pubblica, alcune Linee guida nel rispetto di quanto stabilito dall’articolo 71 del Codice dell’Amministrazione digitale. In particolare, l’attività dell’AgID si è concentrata sulla elaborazione e successiva pubblicazione in consultazione dei seguenti documenti:

  • Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
  • Regole Tecniche per la sottoscrizione elettronica di documenti ai sensi dell’art. 20 del CAD
  • Linee Guida per la stesura del piano di cessazione del servizio di conservazione dei documenti digitali.

La consultazione pubblica per le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici si è chiusa il 16 novembre 2019, quella per la sottoscrizione elettronica di documenti e per la stesura del piano di cessazione si chiuderà il 20 dicembre 2019.

Lo strumento delle Linee guida, in luogo delle Regole tecniche, è stato introdotto con l’art. 63 del D.Lgs. n. 127/2017 che ha modificato, tra gli altri, l’art. 71 del Codice dell’Amministrazione digitale. L’obiettivo della modifica all’art. 71, ovvero individuare uno strumento di regolazione più flessibile rispetto alle regole tecniche previste dall’originario D.Lgs. n. 82/2005, risponde a quanto stabilito dalla Legge di delega al Governo in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche (L. n. 124/2015) che all’articolo 1, comma 1, lettera m) elenca, tra i principi e i criteri direttivi delle modifiche al CAD,  quello di semplificare le modalità di adozione delle regole tecniche e assicurare la neutralità tecnologica delle disposizioni del CAD, semplificando allo stesso tempo il CAD medesimo in modo che contenga esclusivamente principi di carattere generale. A tal proposito, il Consiglio di Stato nel parere sullo schema di decreto legislativo correttivo del CAD, Consiglio di Stato, Commissione speciale, 10 ottobre 2017, n. 2122, osserva che l’introduzione delle Linee guida appare in linea con il principio di neutralità tecnologica enunciato della Legge di delega e, in assenza di specifici rilievi da parte dell’Amministrazione circa la natura delle Linee guida, attribuisce ad esse una valenza erga omnes e un carattere di vincolatività.

La procedura di emanazione delle Linee guida risulta estremamente semplificata rispetto alla procedura originariamente prevista per le Regole tecniche. Le Linee guida sono emanate da AgID previa consultazione pubblica, sentite le amministrazioni competenti e il Garante per la protezione dei dati personali, acquisito il parere della Conferenza unificata. Esse divengono efficaci dopo la pubblicazione nel sito internet istituzionale dell’AgID.

LINEE GUIDA SULLA FORMAZIONE, GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, attese da tempo, sono state elaborate con il duplice obiettivo di aggiornare le regole tecniche in materia di formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e di riunificare in un corpus normativo unico le regole tecniche e le circolari in materia attualmente in vigore.

In particolare, a partire dalla data della loro applicazione, centottantesimo giorno successivo alla loro entrata in vigore, le Linee guida abrogheranno totalmente o parzialmente regole tecniche e circolari come di seguito indicato:

abrogazioni

Rispetto a tali abrogazioni, si può osservare quanto segue:

Osservazioni mobile

Da notare che del D.P.C.M. 3 dicembre 2013, Regole tecniche per il protocollo informatico, restano in vigore gli articoli emanati sulla base del Testo unico in materia di documentazione amministrativa, D.P.R. n. 445/2000.

La metodologia seguita, finalizzata ad ottenere un unicum normativo, si basa su un approccio olistico volto a rappresentare le interdipendenze tra le fasi della gestione documentale:

  • formazione del documento
  • gestione
  • conservazione.

La struttura del documento, base normativa più sei allegati, risponde alla dichiarata necessità di avere linee guida flessibili, che siano cioè facilmente adattabili ai cambiamenti tecnologici. I sei allegati sono relativi ai seguenti ambiti:

  • Allegato 1 – Glossario dei termini e degli acronimi
  • Allegato 2 – Formati di file e riversamento
  • Allegato 3 – Certificazione di processo
  • Allegato 4 – Standard e specifiche tecniche
  • Allegato 5 – I metadati
  • Allegato 6 – Comunicazioni tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati.

Come recentemente dichiarato dall’AgID, il 4 novembre scorso le Linee guida sono state notificate all’Unione europea secondo quanto previsto dalla Direttiva (UE) 2015/1535 del Parlamento europeo e del Consiglio del 9 settembre 2015. La procedura di notifica dovrebbe concludersi il 5 febbraio 2020.

REGOLE TECNICHE PER LA SOTTOSCRIZIONE ELETTRONICA DI DOCUMENTI AI SENSI DELL’ART. 20 DEL CAD

Come stabilito dall’art. 20 comma 1-bis del CAD, il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del c.c. […] previa identificazione informatica del suo autore attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire sicurezza, integrità, e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore.

Le Linee guida regolamentano, dunque, la sottoscrizione di un documento on line in maniera dematerializzata, senza necessità che l’utente si doti di dispositivi per l’apposizione di firme: sarà sufficiente che si autentichi al proprio gestore di identità SPID. Il rispetto delle regole tecniche in questo ambito garantisce sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità del documento all’autore secondo quanto disposto dal CAD, consentendo il soddisfacimento del requisito della forma scritta.

LINEE GUIDA PER LA STESURA DEL PIANO DI CESSAZIONE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI

Il piano di cessazione è un documento previsto all’articolo 24 del Regolamento (UE) n.  910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio (Regolamento eIDAS) del 23 luglio 2014. Tale articolo è applicabile ai conservatori accreditati in quanto richiamato dall’articolo 29 del CAD, Qualificazione e accreditamento, che, al comma 2, stabilisce che il richiedente l’accreditamento deve trovarsi nelle condizioni previste dall’articolo 24 del Regolamento eIDAS.

Le Linee guida forniscono le modalità di stesura del piano di cessazione del servizio di conservazione sia nel caso di cessazione volontaria che nel caso di cessazione involontaria. L’ Allegato A: Piano di Cessazione del Servizio di Conservazione, parte integrante delle Linee guida, ha l’obiettivo, dichiarato nel documento, di guidare il conservatore […] nella stesura del piano di cessazione garantendo omogeneità di struttura e completezza delle informazioni necessarie per la corretta conduzione delle attività per la cessazione del servizio di conservazione.

In un contesto in cui le tecnologie evolvono con ritmi di crescita esponenziali e l’avvicendamento delle aziende sul mercato è un dato di fatto, queste Linee guida rappresentano uno strumento fondamentale per garantire la custodia di documenti che possono essere soggetti anche a conservazione permanente.

Seguiranno, in questo blog, ulteriori approfondimenti conseguenti alla entrata in vigore di tutte le Linee guida descritte.

Il 6 dicembre scorso la Ragioneria generale dello Stato ha pubblicato la versione 4.2 delle Regole tecniche per l’emissione e la trasmissione degli ordini elettronici tramite il Nodo di smistamento ordini (NSO), al fine di correggere errori e fornire integrazioni su alcuni aspetti.

Proseguendo gli approfondimenti proposti in questo blog sull’argomento, concentriamo l’attenzione su due punti che sono stati oggetto, tra gli altri, di chiarimento da parte della Ragioneria:

  • istruzioni sull’indicazione degli indirizzi
  • istruzioni per l’integrazione tra ordine e fattura elettronica

ISTRUZIONI SULL’INDICAZIONE DEGLI INDIRIZZI

Come anticipato in un precedente articolo, diversamente da quanto accade per il processo di fatturazione elettronica, il processo di gestione degli ordini elettronici attraverso NSO non prevede alcuna registrazione del canale telematico prescelto (codice destinatario o indirizzo PEC) per la ricezione degli ordini. La versione 4.2 delle Regole tecniche chiarisce ulteriormente questo punto, dedicando il paragrafo 5.7 Indirizzi dei clienti e dei fornitori alla descrizione della composizione degli indirizzi di clienti e fornitori, sia che siano attestati su NSO sia che siano attestati su una terza parte, nel caso specifico il riferimento è alla rete PEPPOL. La premessa, valida in entrambi i casi, è che, affinché i messaggi siano recapitati correttamente, è necessario che l’indirizzo elettronico del destinatario presente sulla busta di spedizione sia corretto, non essendo prevista la registrazione dell’indirizzo telematico prescelto. È necessario, pertanto, che chi emette l’ordine conosca l’indirizzo di recapito e lo riporti correttamente sulla busta di spedizione.

In generale, la struttura di un indirizzo è la seguente:

<type of identifier>:<actual identifier>

Il type of identifier (tipo di identificatore) è un codice di quattro caratteri che permette di individuare il dominio di identificazione del mittente e del destinatario dell’ordine. Il type of identifier NSO è NSO0, il type of identifier di indirizzi rilasciati da una terza parte è un codice, sempre a quattro caratteri, ma diverso da NSO0 e contenuto in una apposita code list. La code list viene alimentata con i type of identifier che le terze parti, nel caso in esame PEPPOL, devono dichiarare di utilizzare, nel rispettivo dominio di identificazione, in fase di accreditamento.

L’ actual identifier (identificativo effettivo) è un codice specifico che dipende dal dominio di identificazione e dal tipo di soggetto, pubblico o privato.

Pertanto:

se il dominio di identificazione è NSO, l’actual identifier

  • per le amministrazioni pubbliche è il codice IPA a sei caratteri;
  • per i soggetti privati è il codice di otto caratteri rilasciato da SdI a seguito del processo di accreditamento dei canali Sftp o web service oppure l’indirizzo PEC

se il dominio di identificazione è una terza parte, l’actual identifier sarà

  • un codice specifico non conosciuto da NSO
  • un codice rilasciato da un soggetto che identifica la terza parte, ad esempio un intermediario PEPPOL.

Affinché NSO possa fungere da postino e recapitare il messaggio al destinatario svolgendo anche la funzione di trasmissione oltre alle funzioni di identificazione e validazione, è necessario che conosca almeno il type of identifier del destinatario, in maniera tale che sappia se può provvedere a recapitare l’ordine o se, invece, l’ordine debba essere recapitato dalla rete PEPPOL.

Qualora non dovesse conoscere il dominio su cui è attestato il ricevente, NSO procederà alla sola validazione del messaggio.

Tirando le somme di quanto detto, le possibilità per la composizione degli indirizzi dei clienti e dei fornitori sono quelle di seguito esemplificate.

Indirizzi dei clienti

<NSO0>:<codice IPA> se il dominio di identificazione è NSO e il cliente è una PA.

<0201>:<codice IPA> se il dominio di identificazione è PEPPOL e il cliente è un PA. 0201 è il type of identifier per le PA attestate su rete PEPPOL.

Indirizzi dei fornitori

<NSO0>:<codice a 8 caratteri> se il dominio di identificazione è NSO e il canale attivato per comunicare con NSO è un canale Sftp o webservice;

<NSO0>:<@pec> se il dominio di identificazione è NSO e la comunicazione con NSO avviene attraverso il canale PEC;

<type identifier da code list>:<identificativo attribuito dalla rete PEPPOL> se il dominio di identificazione è la rete PEPPOL. In questo caso, se il fornitore ha identificativo fiscale italiano, i codici utilizzati da PEPPOL sono <9906> e <9907> come di seguito indicato:

  • <9906>:<partita IVA>
  • <9907>:<codice fiscale>

Nel caso in cui il fornitore fosse la PA o un gestore di servizi pubblici, l’indirizzo può assumere una delle forme descritte per gli indirizzi dei clienti.

Poiché, come specificato dalle Regole tecniche, non è possibile pubblicare gli indirizzi dei fornitori senza preventiva autorizzazione, fino a quando tali indirizzi non saranno resi disponibili nella pagina web di riferimento del NSO, ciascun cliente dovrà chiedere ai rispettivi fornitori di comunicargli l’indirizzo elettronico per inviare l’Ordine.

ISTRUZIONI PER L’INTEGRAZIONE TRA ORDINE E FATTURA ELETTRONICA

Come già illustrato in questo blog, il D.M. attuativo dell’obbligo di gestione elettronica degli ordini ha stabilito che le fatture indirizzate alla PA devono riportare obbligatoriamente gli estremi del documento di acquisto.

I dati da riportare in fattura sono i dati della tripletta di identificazione: identificativo del soggetto emittente, identificativo del documento assegnato dall’emittente e data dal documento.

Le modalità per riportare la tripletta di identificazione cambiano nel caso di:

  • fattura emessa nel formato FatturaPA
  • fattura emessa nello standard europeo EN 16931-1:2017, in formato UBL 2.1 o CII.

Della Fattura PA si è già detto in questo blog, per quel che riguarda la fattura secondo lo standard europeo, la versione 4.2 delle Regole tecniche descrive le modalità di compilazione della tripletta nel paragrafo 8.1.2 Dati da riportare nella fattura europea con indicazioni specifiche a seconda dell’utilizzo di una delle due sintassi previste, UBL 2.1 e CII.

Sia per la FatturaPA che per la fattura nello standard europeo EN 16931-1:2017 le Regole tecniche indicano come procedere nel caso in cui la fattura non fosse emessa a seguito di un ordine o quando fosse emessa a seguito di un processo di ordinazione tradizionale.

Con riferimento specifico alla FatturaPA, già nella versione 4.1.1 delle Regole tecniche la Ragioneria aveva chiarito quanto segue.

Se la fattura è emessa a seguito di un processo di ordinazione tradizionale, non gestito cioè tramite NSO, al fine di dare maggiore evidenza a tale circostanza è possibile valorizzare i campi interessati come segue:

2.1.2.2 <IdDocumento> con identificativo dell’ordine tradizionale

2.1.2.3 <Data> con la data dell’ordine tradizionale

2.1.2.5 <CodiceCommessaConvenzione> con il testo #NO#

Se la fattura non è emessa a seguito di un ordine, è sufficiente non valorizzare i campi <IdDocumento>, <Data>, <CodiceCommessaConvezione>.

Analoghe istruzioni ma con indicazioni specifiche per la fattura nello standard EN 16931-1:2017 sono contenute nella versione 4.2 delle Regole tecniche nel citato paragrafo 8.1.2 Dati da riportare nella fattura europea.

Restiamo in attesa delle Linee guida per ulteriori approfondimenti operativi sul processo.

Accreditamento NSO e non solo. Nei giorni scorsi, la Ragioneria generale dello Stato ha introdotto alcune importanti novità per il Nodo smistamento ordini (NSO):

  • Come già anticipato in un precedente articolo pubblicato su questo blog, l’obbligo non è scattato il 1° ottobre, ma è stato rinviato di alcuni mesi; presumibilmente scatterà dal 1° febbraio 2020, con scadenze differenziate sulla base del tipo di ordinazione. Si attende l’ufficialità della nuova data di decorrenza mediate D.M. di modifica dell’attuale articolo 3 del M. 7 dicembre 2018;
  • Sono state rilasciate le nuove Regole tecniche NSO – Versione 4.1.1, mantenendo la piena compatibilità con la versione 3.0 delle stesse;
  • Sono state rilasciate le Istruzioni per l’Accreditamento dei Canali web services e SFTP, con l’introduzione dell’obbligo di un accreditamento integrativo e della richiesta di codici destinatario specifici per gli ordini elettronici.

Si ricorda che non devono effettuare alcun accreditamento i soggetti che intendono trasmettere e ricevere gli ordini utilizzando la posta elettronica certificata (Canale PEC).

In questo articolo verranno presentate le novità della procedura di accreditamento, per la parte relativa al Canale web services.

Il Canale web services, consentendo di creare una connessione sempre attiva tra i server di un operatore e il Sistema di Interscambio (SdI), è rivolto soprattutto ai soggetti economici che devono trasmettere o ricevere un numero molto rilevante di documenti.

Accreditamento NSO integrativo per gli ordini

Poiché NSO si avvale dell’infrastruttura di accreditamento di SdI, per l’invio e la ricezione degli ordini verso e da NSO è possibile:

  • Utilizzare gli stessi Canali già accreditati per le fatture elettroniche;
  • Accreditare nuovi Canali, seguendo la procedura pubblicata nella sezione Gestire il Canale del sito di SdI.

Ottenuto l’accreditamento NSO, è possibile richiedere l’abilitazione del canale anche per gli ordini elettronici, accedendo all’area “Integrazione Accreditamento per Ordini”, all’interno della sezione Gestire il Canale (Figura 1).

Accreditamento-NSO-figura-1

Figura 1

La procedura è descritta dettagliatamente nel documento sopracitato (Istruzioni per l’Accreditamento dei Canali web services e SFTP); si consiglia anche di fare riferimento al Capitolo 5 delle Regole tecniche NSO – Versione 4.1.1.

Al termine della procedura, l’utente dichiara di voler operare per la trasmissione/ricezione degli ordini: tale dichiarazione è da considerarsi ad integrazione dell’Accordo di servizio già stipulato in fase di accreditamento NSO per la trasmissione/ricezione delle fatture (Figura 2).

Figura 2

E’ possibile indicare anche se si opera in qualità di Intermediario Peppol: in questo caso, il titolare dell’accreditamento accetta che NSO possa trasmettergli documenti indirizzati a qualsiasi soggetto appartenente alla rete Peppol.

Accreditamento per i Soggetti privati: Richiesta codici destinatari ordini

Per la ricezione degli ordini elettronici si dovranno utilizzare dei codici destinatari diversi da quello in uso per le fatture elettroniche.

Dopo aver ottenuto l’abilitazione del canale per la ricezione degli ordini (Canali web services e SFTP), si dovrà accedere alla pagina “Richiesta codici destinatari B2B ordini” della sezione Gestire il Canale.

E’ possibile richiedere fino a 100 Codici destinatari associati al proprio Canale di ricezione attivato (web services e SFTP): i codici per gli ordini sono alfanumerici con una lunghezza di 8 caratteri, mentre quelli per le fatture hanno una lunghezza di 7 caratteri.

Questi codici dovranno essere comunicati a tutti i propri clienti per la corretta ricezione degli ordini tramite NSO. Diversamente dalle fatture elettroniche, infatti, per gli ordini elettronici non è previsto un servizio di registrazione dell’indirizzo telematico di ricezione

Amministrazioni Pubbliche – Accreditamento NSO degli Uffici ordinanti

Le Amministrazioni Pubbliche che intendono accreditare uno o più Uffici ordinanti devono abilitare le loro unità organizzative al servizio “Ordini”, seguendo le istruzioni pubblicate nella “Guida IndicePA Area riservata” presente nella sezione Documenti dell’IPA e nel paragrafo 5.5 delle Regole tecniche – Versione 4.1.1

 

Riferimenti

Regole tecniche NSO – Versione 4.1.1

Istruzioni per l’Accreditamento dei Canali web services e SFTP

Per gli Ordini elettronici in Sanità, come da nota pubblicata nel sito della Ragioneria generale dello Stato, è in atto un rinvio della decorrenza prevista per la gestione tramite NSO. L’obbligo non scatterà dal prossimo 1° ottobre, ma sarà rinviato, con ogni probabilità, di alcuni mesi, con scadenze differenziate sulla base del tipo di ordinazione dal 1° febbraio 2020 in poi.

Si attende l’ufficialità delle date di avvio, in particolare il D.M. di modifica del D.M. 7 dicembre 2018 che ha introdotto l’attuale decorrenza.

Lo scorso mese di maggio, dopo il consueto periodo di consultazione pubblica, AgID ha emanato le “Linee Guida su acquisizione e riuso di software per le pubbliche amministrazioni”, in attuazione degli articoli 68 e 69 del Codice dell’Amministrazione Digitale.

Esse trattano due argomenti diversi ma correlati tra loro:

  1. stabiliscono le modalità ed i criteri con i quali un’amministrazione deve effettuare la valutazione comparativa per decidere le modalità di acquisizione di un software (in riferimento all’art. 68 del CAD – “Analisi comparativa delle soluzioni”);
  2. definiscono il percorso attraverso il quale le pubbliche amministrazioni mettono in riuso e riusano componenti di software applicativo (in riferimento all’art. 69 del CAD – “Riuso delle soluzioni e standard aperti”).

L’elemento di correlazione tra i due temi è rappresentato dal fatto che l’art. 68 del CAD individua nel riuso una delle modalità preferenziali di acquisto di software da parte di una PA.

Il riuso, prima dell’entrata in vigore delle nuove linee guida, era basato sul catalogo nazionale dei programmi riutilizzabili nella Pubblica Amministrazione gestito dall’AgID, abrogato dalle nuove linee guida. Le amministrazioni cedenti in riuso avevano la possibilità di pubblicare su tale catalogo i riferimenti documentati alle applicazioni di cui erano proprietarie. Le amministrazioni riusanti, a valle di un processo che passava attraverso la valutazione dell’indice di riusabilità determinato dall’AgID, e la determinazione degli indici di adeguatezza e di convenienza economica, definivano un vero e proprio contratto di riuso con le amministrazioni cedenti nel quale venivano indicati la tipologia e le modalità di riuso e le componenti applicative oggetto di riuso.

Le nuove linee guida delineano un percorso radicalmente diverso.

Tale percorso è sinteticamente descritto di seguito.

Amministrazione cedente

  • acquisisce la titolarità di tutti i diritti di proprietà intellettuale e industriale sul software commissionato;
  • individua un tipo di licenza aperta;
  • individua una piattaforma di code hosting;
  • pubblica sulla piattaforma di code hosting scelta il codice sorgente del software acquisito e la relativa documentazione tecnica utilizzando la licenza aperta individuata;
  • registra il software sulla piattaforma “Developers Italia” dove viene indicizzato e reso visibile alle altre PA.

Amministrazione riusante

  • individua il software di cui ha bisogno all’interno di “Developers Italia”;
  • acquisisce ed utilizza il software senza la necessità di sottoscrivere alcun contratto con l’mministrazione cedente grazie alla presenza di una licenza aperta;
  • effettua una valutazione dello stato del software e dell’applicabilità al proprio contesto;
  • effettua eventualmente le personalizzazioni necessarie;
  • diventa amministrazione cedente e rilascia, quindi, il relativo codice sorgente sotto licenza aperta nelle modalità sopra descritte.

Vorremmo porre l’attenzione su due aspetti che emergono da questa nuova modalità di gestione del riuso applicativo.

C’è una stretta relazione tra riuso e open source: le amministrazioni saranno obbligate ad utilizzare licenze aperte per rilasciare il software di cui sono proprietarie e dovranno prendere dimestichezza con le piattaforme di code hosting. Nell’Allegato A delle linee guida vengono riportate alcune tra le più diffuse tra esse che rispondono ai requisiti delle linee guida.

C’è la volontà di facilitare, e quindi incentivare, il riuso riducendo al minimo le interazioni tra l’amministrazione cedente e quella riusante. Tale obiettivo ha ricadute sicuramente positive sulla semplificazione e velocizzazione del processo complessivo. Va però tenuto in considerazione anche un altro aspetto: relativamente ad uno specifico tema, le amministrazioni non hanno solo la necessità di condividere il software applicativo attraverso il riuso. Esse hanno altresì la necessità di condividere la propria esperienza, le best practices, l’approccio, i risultati ottenuti, i miglioramenti resisi necessari nelle fasi di esercizio, insomma il “progetto” in tutti i suoi aspetti multidisciplinari.

Alle azioni contenute nelle linee guida finalizzate ad ottenere vantaggi di efficienza attraverso la semplificazione del processo di riuso, dunque, andrebbero affiancate altrettante iniziative di impulso ad un dialogo tra amministrazioni finalizzato alla condivisione di esperienze e progetti di successo.

Come già anticipato in alcuni articoli pubblicati su questo blog, il prossimo 1° ottobre tutti gli ordini di acquisto degli Enti del Servizio sanitario nazionale dovranno essere trasmessi in formato elettronico attraverso una piattaforma centrale, il Nodo smistamento ordini (NSO).

Questo obbligo verrà successivamente esteso a tutte le Pubbliche Amministrazioni, come stabilito dalla Legge di bilancio 2018.

Dopo aver fornito una panoramica sull’argomento e sui documenti e processi di ordinazione, affrontiamo in questo articolo altri aspetti importanti:

  • canali di trasmissione;
  • tracciabilità di un ordine;
  • fatturazione di un ordine.

Nota bene. Nel seguito dell’articolo con il termine “ordini” si intendono sia gli ordini veri e propri, sia le relative risposte inviate dai clienti e dai fornitori.

Canali di trasmissione

L’invio e la ricezione degli ordini tramite NSO può avvenire attraverso modalità di comunicazione analoghe a quelle già utilizzate per le fatture elettroniche attraverso il Sistema di interscambio (SdI).

Le modalità utilizzate per inviare e per ricevere gli ordini sono tra loro indipendenti e lo stesso soggetto può utilizzarne più di una. I canali supportati sono descritti nel seguito.

Posta Elettronica Certificata

Il documento va trasmesso, tramite PEC, all’indirizzo nso@pec.sogei.it, il quale provvede a recapitarlo al destinatario dopo averlo validato.

Per utilizzare questo canale non occorre alcuna richiesta di accreditamento.

Cooperazione applicativa su Internet (“servizio SdiCoop”)

NSO si avvale dell’infrastruttura del Sistema di Interscambio (SdI) che mette a disposizione dei servizi esposti tramite webservices.

Chi ha già stipulato l’accordo di servizio per l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche, può utilizzarlo anche per i documenti scambiati tramite NSO.

Trasmissione massiva di dati tramite protocollo FTP (“servizio SdIFtp”)

Il servizio è in corso di rifacimento per cui è temporaneamente sospeso.

Infrastruttura di rete PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line)

Il Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL) è un progetto promosso dalla Commissione Europea per avere un’infrastruttura e delle specifiche tecniche che facilitino le procedure di e-Procurement. L’infrastruttura PEPPOL è rappresentabile come una rete di nodi (Access Point) che gestiscono lo smistamento e l’inoltro dei messaggi dal cliente al fornitore e viceversa.

Per utilizzare questo canale, occorre sottoscrivere un accordo di servizio con un Access Point.

Portale Web (solo per le Pubbliche Amministrazioni)

Le Pubbliche Amministrazioni potranno utilizzare un Portale Web per creare degli ordini, trasmetterli e ricevere le relative risposte.

Per maggiori dettagli, si può fare riferimento alle Regole tecniche del Nodo smistamento degli ordini.

Schema riassuntivo delle modalità di comunicazione con NSO

Quando è necessario accreditarsi?

Poiché NSO, per l’invio e la ricezione dei documenti, si avvale dell’infrastruttura del Sistema di Interscambio (SdI) è possibile:

A differenza delle fatture elettroniche, non sarà però possibile registrare preventivamente l’indirizzo telematico (codice destinatario o indirizzo PEC) per la ricezione di tutti gli ordini: per questo motivo risulta importante comunicare il proprio indirizzo telematico ai clienti e ai fornitori con cui si andrà ad interagire.

Tracciabilità di un ordine

Ogni documento trasmesso tramite NSO può essere univocamente identificato in due modi:

  • tramite l’Identificativo di Trasmissione (IdT), assegnato da NSO in fase di trasmissione;
  • tramite la Tripletta di identificazione, formata da tre elementi riportati obbligatoriamente nel documento:
    • identificativo del soggetto emittente (ad esempio il codice IPA dell’Amministrazione Pubblica che ha emesso l’ordine);
    • data dell’ordine;
    • numero dell’ordine.

La Tripletta di identificazione deve essere utilizzata ogni qualvolta occorra fare riferimento ad un determinato documento, come ad esempio nelle fatture elettroniche o nelle revoche di ordini già emessi.

Tutti gli ordini validi saranno ricercabili sulla Piattaforma dei crediti commerciali (PCC), previo accreditamento, sia tramite la Tripletta di identificazione sia tramite l’Identificativo di Trasmissione.

Fatturazione di un ordine verso Enti del Servizio sanitario nazionale

L’articolo 3 del D. Mef 7 dicembre 2018 prescrive che nelle fatture elettroniche indirizzate alle Pubbliche Amministrazioni debbano essere riportati gli estremi dei documenti attestanti l’ordinazione e l’esecuzione degli acquisti dei beni e servizi tra gli enti del Servizio sanitario nazionale, nonché i soggetti che effettuano acquisti per conto dei predetti enti, e i loro fornitori di beni e servizi.

Se la fattura è stata emessa nel formato FatturaPA, formato attualmente in uso per le fatture elettroniche in Italia, la Tripletta di identificazione dell’ordine va indicata nel seguente modo:

  • nel campo 2.1.2.2 <IdDocumento> va riportato l’identificativo del documento a cui la fattura fa riferimento;
  • nel campo 2.1.2.3 <Data> va riportata la data di emissione del documento;
  • nel campo 2.1.2.5 <CodiceCommessaConvenzione> dello schema della FatturaPA va riportato l’identificativo del soggetto (EndpointID) che ha emesso il documento preceduto e seguito dal carattere “#” senza interposizione di spazi.

Se la fattura non è emessa a fronte di un ordine o di un altro documento, è sufficiente riportare il seguente testo nel campo 2.1.2.2 <IdDocumento> dello schema della FatturaPA: “#NO#”.

Esempio di fattura emessa a fronte dell’ordine 66685 del 15/07/2019, per il cliente con cod. IPA 123456

Infine si precisa che saranno fornite apposite istruzioni per gestire la compilazione dei dati dell’ordinazione anche per il caso di emissione fattura elettronica secondo lo standard europeo EN 16931-1:2017del quale si è parlato in un precedente articolo su questo Blog.

Invio e ricezione ordini via NSO

Come anticipato in un precedente articolo pubblicato su questo blog, il prossimo 1° ottobre entrerà in vigore in Italia un’importante novità: a partire da questa data, tutti gli ordini di acquisto degli Enti del Servizio sanitario nazionale dovranno essere trasmessi in formato elettronico attraverso una piattaforma centrale, il Nodo smistamento ordini (NSO). La piattaforma si appoggia al Sistema di interscambio (SDI) già utilizzato in Italia per la fatturazione elettronica.

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Il 18 aprile 2019 l’Agenzia delle entrate ha emanato l’atteso Provvedimento che garantisce alle Amministrazioni centrali di ottemperare alla Direttiva UE 2014/55.

È opportuna una veloce premessa per valutare l’importanza di quanto appena pubblicato.

La Direttiva Comunitaria 2014/55 ha stabilito che nell’ambito degli appalti pubblici i fornitori che lo desiderano possono emettere fatture elettroniche, purché conformi a “standard” comunitari e che le stazioni Appaltanti e gli Enti aggiudicatori degli Stati membri devono accettarle. I suddetti “standard” sono stati definiti dal CEN (European Commitee for Standardization) ed ufficializzati con la Decisione di esecuzione (UE) 2017/1870 della Commissione del 16 ottobre 2017 che riferisce il modello semantico, la lista di sintassi ammesse, le modalità di mappatura e gli altri prodotti commissionati agli Enti di standardizzazione europei.

Le disposizioni comunitarie devono essere peraltro armonizzate con le regole nazionali, che in Italia sono disciplinate dal Decreto ministeriale 3 aprile 2013, n. 55: la “fattura PA” veicolata dal Sistema di Interscambio.

Come si conciliano gli “standard” europei con la fattura PA?

Il Decreto legislativo 27 dicembre 2018, n. 148, recependo nell’ordinamento italiano la Direttiva, ha previsto che:

  • l’obbligo di accettazione per le amministrazioni centrali decorre dal 18 aprile 2019,
  • l’estensione dell’obbligo alle stazioni Appaltanti e agli Enti aggiudicatori subcentrali è fissata al 18 aprile 2020,
  • le fatture elettroniche devono rispettare specifiche cosiddette CIUS (Core Invoice Usage Specification) per il contesto nazionale italiano secondo regole tecniche e modalità applicative individuate dal Direttore dell’Agenzia delle Entrate.

Con il Provvedimento del 18 aprile 2019 il Direttore ha, dunque, provveduto alla definizione delle specifiche tecniche ed applicative.

Le regole, descritte nelle 71 pagine di allegato al Provvedimento, saranno oggetto di ulteriori approfondimenti.

Ci preme evidenziare subito che, per gli Enti centrali destinatari delle fatture che i loro fornitori valutassero di inviare nei “formati” europei (ricordiamo che è una facoltà), non risulta esservi la necessità di particolari investimenti tecnologici oltre a quelli già sostenuti per gestire le Fatture PA.

Il SdI infatti, a fronte della ricezione della fattura, effettuate le debite verifiche, eseguirà un passaggio di traduzione dal formato originario al formato XML PA.

Il destinatario, dunque, riceverà il file ‘tradotto’, firmato digitalmente con certificato rilasciato dall’Agenzia delle Entrate, il report di conversione ed il file originario.

Pubblicato il 15 marzo scorso il documento contenente le Regole tecniche per l’emissione e la trasmissione degli ordini elettronici attraverso il Nodo di smistamento degli ordini di acquisto delle amministrazioni pubbliche. Il documento, emanato a seguito di quanto disposto dall’articolo 2 del D. Mef 7 dicembre 2018, ha l’obiettivo di fornire le regole tecniche circa il formato e il meccanismo di trasmissione dei documenti elettronici attestanti l’ordinazione di acquisto di beni e servizi (ordini e altri documenti utilizzati nell’ambito dell’ordinazione), con particolare riferimento agli Enti del SSN. Le Regole tecniche non riguardano, pertanto, l’esecuzione degli acquisti.

Poiché, in virtù dell’articolo 3 del D. Mef, a decorrere dal 1° ottobre 2019 (data di entrata in vigore dell’obbligo) sulle fatture elettroniche dovranno essere obbligatoriamente riportati gli estremi degli ordini, le Regole tecniche forniscono anche le istruzioni per assolvere a tale obbligo.

Come in parte anticipato, il Nodo di smistamento rappresenta una delle componenti del sistema Acquisti pubblici in rete (APiR) dovendo il Mef, stando a quanto stabilito dalla Legge di bilancio 2018, garantire l’integrazione del NSO con la Banca dati nazionale dei contratti pubblici (BNCP), il Sistema di interscambio delle fatture elettroniche (SdI), il Sistema informativo sulle operazioni degli Enti pubblici (SIOPE) e il Nodo di smistamento dei pagamenti e degli incassi (SIOPE+). Le informazioni trattate dai predetti sistemi saranno rese disponibili sulla Piattaforma dei crediti commerciali (PCC).

Gli attori coinvolti nel processo di gestione elettronica degli ordini di acquisto attraverso NSO sono: pubbliche amministrazioni (dal 1° ottobre 2019 soltanto gli Enti del SSN), fornitori di beni e servizi, loro intermediari. I documenti che devono essere obbligatoriamente inviati al NSO sono, come si diceva, relativi all’ordinazione di beni e servizi. A tal proposito, le regole tecniche individuano, descrivendoli, i seguenti quattro documenti: Ordine, Ordine pre-concordato, Risposta, Ordine di riscontro. Ciascuno dei predetti documenti, contenuto nella busta di spedizione, deve essere predisposto secondo la specifica PEPPOL definita, al pari della busta di trasmissione.

Sulla base dei quattro documenti previsti, le Regole tecniche identificano, descrivendoli nel dettaglio, i seguenti tre processi di business:

  • Ordinazione semplice, in cui può essere utilizzato il solo documento “Ordine”;
  • Ordinazione completa, in cui possono essere utilizzati i tre documenti “Ordine”, “Risposta” e “Ordine di riscontro”;
  • Ordinazione pre-concordata, in cui possono essere utilizzati i due documenti “Ordine pre-concordato” e “Ordine di riscontro”.

Le modalità di comunicazione dei soggetti obbligati con il NSO sono analoghe a quelle previste per la fattura elettronica (portale web, PEC, interoperabilità), con l’aggiunta dell’infrastruttura di trasporto PEPPOL. I canali di trasmissione, specifici per ciascuna modalità di comunicazione, sono i medesimi della fattura elettronica (PEC, web service, SdIFtp) con l’eccezione del servizio SPCoop in dismissione.

Nel quadro generale di emissione e trasmissione degli ordini elettronici, il Nodo assolve alle seguenti tre funzioni, diversamente esplicate nei due scenari (validazione e trasmissione) di interazione tra NSO e soggetti obbligati previsti dalle Regole tecniche.

  • Identificazione: NSO provvede a identificare univocamente il messaggio (busta di trasporto più documento) e il documento, associando al primo l’identificativo della transazione (IdT), che sarà riportato in tutte le notifiche prodotte da NSO e al secondo la tripletta di identificazione composta da: identificativo del soggetto emittente, identificativo del documento associato dall’emittente e data del documento.
  • Validazione: NSO provvede a verificare la correttezza dei dati che compongono il messaggio, validando sia la busta di trasporto che il corpo del messaggio e verificando l’unicità del documento ovvero verificando che non esista un altro documento con la medesima tripletta di identificazione. La validazione positiva è l’elemento imprescindibile affinché il messaggio possa essere recapitato, da NSO o attraverso altri canali, al destinatario e, come stabilito dal D. Mef, il requisito necessario affinché le pubbliche amministrazioni possano dare corso alla liquidazione e al successivo pagamento dell’ordine. Una copia dei messaggi validati positivamente sarà inviata da NSO alla PCC unitamente all’IdT. Tali messaggi saranno, dunque, ricercabili sulla PCC.
  • Trasmissione: NSO provvede a inviare i messaggi validati al destinatario tranne nei casi previsti dalle Regole tecniche in cui il recapito avviene attraverso altri canali, di qui la distinzione dei due scenari: trasmissione e validazione.

Nello scenario di trasmissione, il NSO provvede ad identificare il documento e il messaggio, a validare e a recapitare il messaggio al destinatario. Dunque, nello scenario di trasmissione, il NSO svolge le tre funzioni sopra elencate. Il recapito del messaggio da parte di NSO avviene solo se NSO è in grado di risolvere l’indirizzo del destinatario vale a dire se l’indirizzo è un indirizzo rilasciato da NSO, una PEC o un indirizzo rilasciato da una terza parte accreditata su NSO (Access Point di un’infrastruttura di trasporto PEPPOL).

Nello scenario di validazione, il NSO dopo aver identificato il messaggio e il documento ed aver provveduto alle verifiche sulla busta di spedizione e sul documento (validazione), valida positivamente o scarta il messaggio. In entrambi i casi (validazione positiva e scarto), il Nodo produce una notifica per il mittente che, nel primo caso attesterà soltanto il superamento dei controlli di validazione, nel secondo caso che il messaggio non ha superato i controlli di validazione. In questo scenario, il NSO non provvede a inoltrare il messaggio al destinatario o perché non è in grado di risolvere l’indirizzo del destinatario indicato nel messaggio oppure perché il mittente e il destinatario sono attestati sulla medesima infrastruttura di comunicazione accreditata su NSO, che è in grado di provvedere autonomamente alla trasmissione del messaggio (Access Point di un’infrastruttura di trasporto PEPPOL). Nello scenario di validazione, dunque, NSO svolge due delle tre funzioni sopra elencate: identificazione e validazione.

In considerazione dell’ampiezza e della specificità dell’argomento, la panoramica qui fornita non vuole essere esaustiva, le Regole tecniche saranno pertanto oggetto di ulteriori successivi approfondimenti in questo blog. Attraverso tali approfondimenti cercheremo di comporre un quadro il più possibile funzionale all’analisi del documento e alla descrizione del processo.