Abbiamo pubblicato a più riprese in questo blog alcuni contenuti riguardanti Le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, dando notizia dell’ attività di AgID in ottemperanza all’articolo 71 del Codice dell’Amministrazione digitale (CAD), dell’ entrata in vigore della nuova versione dello standard UNI SInCRO, dell’entrata in vigore e del valore delle Linee guida nonché di alcuni temi specifici.

Proviamo ora a riannodare le fila del discorso, al fine di fornire un quadro di insieme complessivo sulle ultime evoluzioni.

Con Determinazione n. 371/2021 del 17 maggio 2021, AgID ha apportato alcune modifiche alle Linee guida intervenendo su due allegati, 5 I metadati e 6 Comunicazione tra AOO di documenti Amministrativi Protocollati, correggendo alcuni errori materiali presenti nel documento principale e prorogando il termine ultimo per l’adeguamento al 1° gennaio 2022.

Come dichiarato nel preambolo della Determinazione n. 317/2021, gli aggiornamenti, in particolare degli allegati 5 e 6, sono la conseguenza delle numerose interlocuzioni e richieste di modifica provenienti da associazioni di categoria e Amministrazioni, rispetto alle quali AgID ha ritenuto di dover recepire alcune istanze. La proroga del termine ultimo per l’adeguamento è dunque la conseguenza degli aggiornamenti: per consentire di ottemperare alle nuove disposizioni era impensabile l’iniziale termine ultimo fissato al 7 giugno 2021 (Determinazione AgID n. 407/2020).

Siamo dunque ancora in una fase di interregno: di fatto inapplicabili le regole tecniche previgenti in materia di formazione, protocollazione, conservazione dei documenti informatici e interoperabilità di protocollo ma non ancora pienamente operative le Linee guida, entrata in vigore il 7 maggio 2020 della nuova versione dello standard SInCRO ma obbligo di uniformarsi generalizzato per tutti i soggetti, sia per coloro che erogano i servizi di conservazione che per coloro che conservano in house, soltanto a partire del 1° gennaio 2022.

Sempre a partire dal 1° gennaio 2022 entrerà in vigore il Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici adottato da AgID con Determinazione n. 445/2021 del 25 giugno 2021 sulla base di quanto stabilito dall’art. 34, comma 1-bis del CAD, modificato a seguito dei rilievi mossi dalla Commissione europea circa la non conformità del regime di accreditamento e di vigilanza previsto per i servizi di conservazione digitale all’articolo 4, paragrafo 1 del Regolamento (UE) 2018/1807 sulla libera circolazione dei dati non personali e all’articolo 3, paragrafo 4 della Direttiva 2000/31/UE sul commercio elettronico. Con l’entrata in vigore del Regolamento sarà abrogata Circolare AgID n. 65 del 10 aprile 2014, Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici.

Dunque, dal 1° gennaio 2022, con la piena operatività delle Linee guida e con l’entrata in vigore del Regolamento non esisteranno più i conservatori cosiddetti accreditati e le pubbliche amministrazioni che vorranno affidare la conservazione dei propri documenti in outsourcing, dovranno rivolgersi, come specifica il citato art. 34, comma 1-bis del CAD, ad altri soggetti, pubblici o privati che possiedono i requisiti di qualità di sicurezza e organizzazione individuati […] nelle Linee guida di cui all’art. 71 relative alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici nonché in un regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici emanato da AgID, […].

Il 1° gennaio 2022 si configura quindi come una data estremamente rappresentativa e concretamente operativa del passaggio alla dimensione digitale della gestione documentale, il vero switch-off. Nonostante tale data sia molto vicina, analogamente a quanto osservavamo alla pubblicazione della Determinazione di adozione delle Linee guida, ancora oggi permangono alcuni dubbi relativamente alla concreta applicazione del dispositivo tecnico e del Regolamento, tanto che continuano ad essere attivi tavoli di confronto tra AgID, associazioni di categoria e Amministrazioni. Le questioni aperte sono sia di tipo tecnico-informatico che di tipo organizzativo.

L’allegato 5 I metadati continua ad essere un documento controverso, il suo aggiornamento ha portato ad una ulteriore esplosione delle informazioni totali da gestire: se il numero dei metadati intesi come informazioni complesse è rimasto sostanzialmente invariato, risulta notevolmente accresciuto il numero dei campi e sotto campi associato a ciascun metadato. A ciò si aggiunga la difficile gestione di alcuni metadati, si pensi, solo per citarne alcuni, al metadato “Soggetti” per il documento informatico, amministrativo informatico e le aggregazioni documentali, e ai metadati “Procedimento amministrativo” e “Assegnazione” per le aggregazioni documentali. Restano inoltre aperti alcuni interrogativi sulla concreta applicazione dell’Allegato 5 ai documenti fiscali, già soggetti ad una normativa specifica.

L’allegato 6 Comunicazione tra AOO di documenti Amministrativi Protocollati che, a seguito dell’aggiornamento del 2021, riporta l’Appendice C relativa all’inoltro di documenti tra AOO mediante posta elettronica certificata, evidenzia che la PEC è da intendersi come modalità di comunicazione transitoria fino al passaggio alla comunicazione mediante cooperazione applicativa. Per le specifiche relative alla comunicazione tramite PEC nella fase transitoria, resta valido il riferimento alla abrogata Circolare AgID n. 60 del 23 gennaio 2013, Formato e definizione dei tipi di informazioni minime ed accessorie associate ai messaggi scambiati tra le pubbliche amministrazioni. Pur dovendo rapprsentare una modalità di comunicazione residuale, è altamente probabile che la PEC almeno all’inizio della piena operatività delle Linee guida, ma anche oltre, sarà ampiamente utilizzata, essendo la cooperazione applicativa subordinata alla esposizione da parte delle AOO dei servi applicativi e alla loro pubblicazione.

Nel documento principale, inoltre, l’eliminazione del paragrafo relativo all’archivio informatico presente nelle Linee guida del 2020 con recupero dei contenuti nel paragrafo 3.5 relativo al “Manuale di gestione documentale” lascia invariati i dubbi, già espressi in questo blog, circa le modalità operative per delimitare il complesso documentario “archivio” anche in ambiente digitale. Aver eliminato dalle Linee guida 2021 il riferimento al fatto che l’archivio informatico dovesse essere inviato in conservazione con i suoi metadati, riferimento prima presente nel paragrafo 4.1 “Sistema di conservazione”, attenua solo in parte il problema, restando irrisolta la questione di fondo: come individuare l’archivio informatico e la sua struttura.

A ciò si aggiunga la pubblicazione da parte di AgID di un documento di indirizzo riguardante, si cita dal sito internet dell’Agenzia, la definizione di un modello di riferimento per i Poli di Conservazione e la relativa rete nazionale, al quale i soggetti indicati nell’articolo 2 commi 2 e 3 del CAD possono fare riferimento. Il documento, Progetto Poli di conservazione. Definizione di un modello di riferimento per i Poli di Conservazione e della relativa rete nazionale, è frutto del tavolo di lavoro coordinato da AgID a cui hanno partecipato l’Archivio centrale dello Stato, il Consiglio nazionale del notariato e l’Agenzia industrie difesa. Obiettivo generale del documento promuovere e definire una rete di poli di conservazione garantendo l’interoperabilità tra gli stessi, nel rispetto del quadro normativo nazionale, delle politiche di transizione al digitale, dei criteri archivistici e degli standard di settore. Questo obiettivo generale si declina in una serie di obiettivi specifici in ottemperanza al quadro normativo nazionale, alla disciplina e alla prassi archivistiche e a quanto previsto a proposito dei Poli per la conservazione dei documenti e degli archivi informatici dal Piano triennale per l’informatica nella pubblica amministrazione 2017-2019 e da quello 2019-2021. La pubblicazione di questo documento va molto probabilmente letta congiuntamente con quanto stabilito dall’art.1, punto 1 del citato Regolamento AgID che, individuando oggetto e ambito di applicazione, specifica che il Regolamento si applica ai soggetti pubblici e privati che vogliono svolgere il servizio di conservazione per conto delle pubbliche amministrazioni e che restano esclusi i servizi di conservazione a lungo termine disciplinati dal Codice dei Beni Culturali e le conseguenti attività di vigilanza e sanzionamento.

I temi dunque di qui al 1° gennaio 2022 sono molti, complessi e strettamente interrelati tra loro, cercheremo in questo blog di proseguire con approfondimenti successivi al fine di fornire un aggiornamento continuo sulla evoluzione normativa e analizzare tematiche specifiche.

In linea con quanto anticipato in questo blog, analizziamo alcuni aspetti delle Linee guida che, in virtù della rilevanza che rivestono nella corretta gestione del patrimonio documentario di una organizzazione, richiedono qualche riflessione ulteriore finalizzata ad indagare le concrete possibilità di applicazione al contesto digitale. In questo articolo ci occupiamo dell’archivio informatico, seguiranno successivi approfondimenti su altre tematiche.

Continua a leggere

Come è noto il 10 settembre 2020 sono entrate in vigore le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici emanate da AgID ai sensi dell’art. 71 del Codice dell’Amministrazione digitale.

Lungi dal condurre una analisi sugli impatti tecnici relativi alla loro applicazione, l’obiettivo di questo articolo e dei successivi approfondimenti è quello di sottolineare il valore delle Linee guida che, pur nella difficoltà di interpretazione di alcuni passaggi, danno nuovo smalto ai principi archivistici Continua a leggere

A cinque anni dal debutto della fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione, il Ministero dell’Economia e delle finanze interviene per disciplinare l’opzione del rifiuto.

Il 22 ottobre scorso è stato infatti pubblicato in Gazzetta Ufficiale il Decreto 132 del 24 agosto, con cui il Ministero ha introdotto una serie di limitazioni per evitare rigetti impropri ed armonizzare (almeno in parte) la fatturazione elettronica PA con quella tra privati, in attuazione dell’art.15 bis del DL 119/2018.
Riepiloghiamo brevemente l’opzione del rifiuto così come attuata dal 31 marzo 2015 (avvio della fatturazione elettronica PA) per poi esplorare le novità introdotte dal Decreto 132.

L’opzione del rifiuto
La possibilità di rifiutare una fattura elettronica è una peculiarità offerta esclusivamente agli Enti pubblici, che consente ad una PA di esprimersi riguardo l’accettazione o meno del documento entro quindici giorni dalla ricezione. Rispetto al contesto B2B, dunque, il processo di fatturazione elettronica nella PA non si conclude con laricevuta di consegna; seppure in presenza di prova di trasmissione che, come ricordato anche dalla recente pronuncia di diritto n.17 dello scorso 30 ottobre prova l’emissione , il cedente/prestatore deve comunque attendere fino a 15 giorni per capire se il documento debba essere stornato ed occorra procedere ad una ri-emissione.

L’opzione del rifiuto ha generato parecchi dubbi e complessità di gestione per gli interlocutori della PA per tre motivazioni. In primo luogo si tratta di una specificità che non trova alcuna origine nella normativa IVA di cui al D.P.R. n.633 del 1972; in secondo luogo gli Enti finora non avevano ricevuto indicazioni su quando applicare il rifiuto e quando invece richiedere una nota di variazione (unico strumento disponibile nel contesto B2B per gestire correzioni delle fatture); infine, fino al Decreto sopra indicato, non vi era nemmeno l’obbligo di esplicitare una motivazione per rigettare una fattura.

A fronte di una mancanza di regolamentazione, in questi anni gli operatori economici hanno dovuto gestire diverse criticità. Si sono verificate situazioni di veri e propri “ping pong” di fatture trasmesse e rifiutate più volte senza riuscire ad addivenire ad un accordo, motivazioni limite quali “Gli uffici sono chiusi per ferie, non si accettano fatture” o ancora, in taluni casi, si è avuta l’impressione di un rifiuto utilizzato come stratagemma per posticipare le scadenze di un pagamento.

Novità – Le motivazioni ammesse
Il Decreto 132 interviene modificando le regole tecniche della fatturazione PA ossia il Decreto 55 del 2013, con effetto dal 6 novembre 2020.

In generale, la norma novellata vieta il rifiuto in tutti quei casi ove sia possibile correggere la fattura mediante lo strumento della nota di variazione di cui all’articolo 26 del D.P.R. n. 633 del 1972.

Gli unici casi ammessi sono i seguenti:
• fattura riferita ad operazione che non è stata posta in essere in favore del soggetto destinatario della trasmissione;
• omessa o errata indicazione del Codice identificativo di Gara (CIG) o del Codice unico di Progetto (CUP) quando obbligatorio;
• omessa o errata indicazione del codice di repertorio per dispositivi medici (rif. Decreto del Ministro della salute 21 dicembre 2009);
• omessa o errata indicazione del codice di Autorizzazione all’immissione in commercio (AIC) e del corrispondente quantitativo da riportare in fattura;
• omessa o errata indicazione del numero e data della determinazione dirigenziale d’impegno di spesa per le fatture emesse nei confronti delle Regioni e degli enti locali;

Molto importante evidenziare che d’ora in poi in caso di rifiuto l’Ente è obbligato ad inserire nella notifica di esito una delle suddette cause. Non è dunque più ammesso un rifiuto immotivato.

 

Considerazioni – massimizzare l’efficacia delle nuove regole
La fattura PA è stato il primo, fondamentale, step di uno percorso virtuoso di fatturazione elettronica standardizzata a livello di sistema paese, finora unico caso nell’Unione Europea. Tra gli obiettivi del legislatore nazionale vi è oltre alla trasparenza e monitoraggio della spesa pubblica, alla riduzione dell’evasione IVA, anche la volontà di dare propulsione alla digitalizzazione del Paese partendo dalla fattura.

La regolamentazione del rifiuto è sicuramente un passaggio necessario e coerente con i suddetti obiettivi.

Tuttavia non possiamo non osservare che, a fronte di chiare – apprezzatissime – indicazioni normative sulla gestione del rifiuto, al momento non vi sia stata una revisione tecnologica del processo a supporto. Attualmente dalla documentazione tecnica pubblicata nell’apposita sezione del sito Fattura PA:
non risultano nuovi controlli sulla compilazione della notifica rifiuto, nella quale, al momento, l’indicazione della motivazione rimane opzionale.

Potenzialmente potranno quindi verificarsi situazioni in cui l’Ente non inserisce una motivazione, ma può comunque rigettare il documento. In tal caso il cedente prestatore, in virtù della norma, potrà ritenersi in diritto di non stornare la fattura trasmessa, ma sarà comunque necessario attivare una gestione “extra-SDI” per un dialogo con l’Ente. Sarebbe sicuramente preferibile che la tecnologia supportasse in tal senso per semplificare il processo.

Auspichiamo quindi un prossimo aggiornamento dei controlli attuati dal SDI per evitare situazioni non compliant, così come è stato in occasione della revisione del tracciato XML attivo dal 1 ottobre.

Il 12 agosto 2020 AgID ha dato notizia della pubblicazione del Piano triennale per l’informatica nella Pubblica amministrazione 2020-2022. Si tratta del terzo Piano triennale pubblicato dall’AgID, il primo che ha visto una stretta collaborazione tra l’Agenzia e il Dipartimento per la trasformazione digitale.

La continuità con i Piani precedenti

Il Piano, pur ponendosi in linea con i due Piani precedenti, sin dall’Executive Summary dichiara l’evoluzione in senso pragmatico  del documento, redatto con l’obiettivo di individuare le azioni necessarie per promuovere la trasformazione digitale del Paese: La presente edizione rappresenta la naturale evoluzione dei due Piani precedenti: laddove la prima edizione poneva l’accento sull’introduzione del Modello strategico dell’informatica nella PA e la seconda […] si proponeva di dettagliare l’implementazione del modello, questa edizione si focalizza sulla realizzazione delle azioni previste, avendo – nell’ultimo triennio – condiviso con le amministrazioni lo stesso linguaggio, le stesse finalità e gli stessi riferimenti progettuali.

Il documento dichiara il rafforzato raccordo con la strategia europea tesa al miglioramento dell’accesso da parte di cittadini e imprese a beni e servizi online e alla evoluzione di reti e servizi digitali finalizzata a favorire la crescita dell’economia digitale del continente. Gli obiettivi del Piano sono dunque dichiaratamente basati sulla programmazione europea 2021-2027, sui principi dell’eGovernement Action Plan 2016-2020 e sull’eGovernement Declaration di Tallin (2017-2021). Sempre in linea con i piani precedenti, il documento evidenzia la più stretta collaborazione con la pubblica amministrazione: Il Piano Triennale 2020-2022 è nella sua fase di consolidamento: alla sua terza edizione ha visto una partecipazione attiva della Pubblica Amministrazione locale, in linea con la strategia bottom-up prefigurata nelle edizioni precedenti. Anche questa edizione, infatti, è stata costruita con il coinvolgimento attivo e strutturato delle pubbliche amministrazioni centrali e degli enti locali, che hanno condiviso la redazione e discussione in bozza del presente documento.

Questa richiamata partecipazione attiva da parte della pubblica amministrazione centrale e locale alla stesura del Piano è l’elemento che ha consentito di elaborare un documento particolarmente pragmatico, ricco di obiettivi ambiziosi ma sostenibili proprio perché costruiti sull’esperienza, sul confronto e sulle esigenze delle amministrazioni destinatarie.

Le novità

Le novità introdotte possono essere raggruppate in due ordini: novità sostanziali e novità formali. Le prime sono relative all’obiettivo dichiarato di realizzazione delle azioni necessarie per l’attuazione del Piano, le seconde sono relative alla stesura di un documento più snello rispetto ai precedenti sia per scelte redazionali, si pensi alla scelta di non riportare la descrizione di tutte le norme citate ma di creare dei permalink di rinvio, sia per scelte legate all’obiettivo medesimo: trattandosi di un Piano dichiaratamente attuativo, anche la struttura doveva rispondere alla pragmaticità dichiarata.

Nello specifico, il Piano descrive le azioni che AgID, Dipartimento per la trasformazione digitale, altri soggetti istituzionali e pubblica amministrazione devono attuare per raggiungere gli obiettivi indicati, dunque non un elenco onnicomprensivo di tutte le azioni da porre in essere per la trasformazione digitale del Paese, bensì una focalizzazione su determinate azioni per il raggiungimento di determinati obiettivi in tempi determinati. In linea con questi elementi, il Piano risulta strutturato in tre parti per un totale di nove capitoli, cui si aggiungono le sezioni non numerate (executive summary, strategia e principi) che compongono la prima parte. Quest’ultima traccia un quadro complessivo del Piano, la seconda parte riguarda le componenti tecnologiche, la terza parte la governance. Con l’eccezione della prima parte, dunque, i capitoli della seconda e della terza sono organizzati secondo la medesima struttura: contesto normativo e strategico, obiettivi e risultati attesi, cosa devono fare AgID, Dipartimento per la trasformazione digitale e altri soggetti istituzionali, cosa devono fare le PA, riferimenti alla “Strategia per l’innovazione tecnologica e la digitalizzazione del Paese 2025”. Gli obiettivi sono tutti numerati e per ciascuno di essi sono elencati i relativi risultati attesi in un periodo di tempo di cui si definiscono i confini.

Le novità principali che emergono nella prima parte del Piano sono relative alla semplificazione del Modello strategico e ad una lista più corposa di principi, semplificazione resa possibile grazie al progressivo processo di condivisione, e affinamento, con le amministrazioni, del linguaggio, delle finalità e dei riferimenti progettuali. Nello specifico, il Modello semplificato si compone di quattro layer orizzontali (servizi, dati, piattaforme e infrastrutture) e di due elementi trasversali (interoperabilità e sicurezza informatica). A ciascuno dei sei elementi che compongono il Modello è dedicato un capitolo nella seconda parte del Piano. L’ultimo capitolo, Indicazioni per le PA, tira le somme sulle azioni che la PA devono mettere in campo restituendo, attraverso sei figure, le agende delle PA collocate su asset temporali graficamente illustrati.

Per ciò che attiene ai principi, si segnalano il concetto del dato pubblico come bene comune e il riferimento allo sviluppo di servizi digitali che favoriscano il lavoro agile. Del dato pubblico come bene come si dirà a seguire, per ciò che attiene il lavoro agile, la necessità, così come si è manifestata in questo periodo di emergenza sanitaria, di disporre di piattaforme, infrastrutture e servizi che rendano possibili nuove modalità di lavoro, da un lato ha evidenziato l’importanza dell’evoluzione digitale del Pese, dall’altro rappresenta essa stessa un’occasione per accelerare tale processo. Come ha dichiarato il direttore dell’AgID, Francesco Paorici, in occasione di Forum PA 2020, il piano stesso è nato in un contesto di lavoro agile: Circa la metà della stesura [del Piano] è stata sviluppata durante il lockdown, il lockdown non ci ha rallentati e credo che questo periodo sfortunato abbia evidenziato l’importanza del digitale, il valore di disporre di servizi online che funzionino bene, che siano facilmente fruibili e accessibili.

Ulteriori elementi di novità enunciati sin dall’Executive Summary, sono la misurazione e la qualità dei risultati attesi. L’elemento innovativo di questo Piano sta proprio nel forte accento posto sulla misurazione di tali risultati, introducendo così uno spunto di riflessione e una guida operativa per tutte le amministrazioni: la cultura della misurazione e conseguentemente della qualità dei dati diventa uno dei motivi portanti di questo approccio. Il capitolo 8, Governare la trasformazione digitale, descrive, tra le altre cose, le attività di monitoraggio previste dal Piano, coerentemente con il mandato stabilito dall’art. 14-bis lettera c del Codice dell’Amministrazione digitale. Il forte richiamo ai principi di misurazione e qualità e alle connesse attività di monitoraggio rappresenta un elemento significativo che se da un lato può fungere da stimolo per il raggiungimento degli obiettivi con chiari risvolti motivazionali, dall’altro può consentire di scandire adeguatamente le attività al fine di cogliere obiettivi che siano per ciò stesso percepiti, oltre che dichiarati, come raggiungibili.

Alcune riflessioni

Da questa prima panoramica sul Piano, emergono alcuni concetti chiave che inquadrano obiettivi e azioni in un contesto rinnovato. Concetti quali partecipazione attiva, condivisione, valori, bene comune, sostenibilità, semplificazione, accessibilità, misurazione, qualità rappresentano le caratteristiche proprie di una PA rinnovata. Tale rinnovamento è in larga parte da concretizzare sia per ciò che attiene agli strumenti sia (e soprattutto) per ciò che attiene all’approccio culturale attraverso il quale favorire, per non dire creare, le condizioni per un reale avanzamento digitale del Paese. Porre l’utente al centro dell’azione di trasformazione del Paese, come il quadro normativo europeo richiamato dal Piano impone, vuol dire pensare alla progettazione di sistemi, servizi e infrastrutture che agevolino il rapporto tra PA e cittadini ma, prima ancora, vuol dire pensare e progettare strategie condivise di valorizzazione e tutela del dato (in tutte le sue forme) e dei documenti nella consapevolezza che il digitale non rappresenta il cambiamento bensì lo strumento attraverso il quale perseguire il cambiamento. La centralità del dato, strettamente legata alla centralità dell’utente che attraverso il dato in quanto bene pubblico esercita i propri diritti, deve guidare la razionalità delle scelte di condivisione e cooperazione, necessarie per attuare i principi enunciati dal Piano medesimo. La agognata interoperabilità tecnologica, indispensabile per la condivisione dei dati tra le pubbliche amministrazioni, deve cioè prima ancora vestire i panni della condivisione di esperienze, progetti e best practice in relazione proprio al principio secondo cui i dati sono un bene pubblico.

La multidisciplinarità più volte richiamata è il quadro metodologico all’interno del quale si devono inscrivere le azioni tese al cambiamento. Essa deve essere intesa come rete di rapporti di complementarietà tra discipline differenti ma convergenti verso l’analisi e la risoluzione di problemi di interesse pubblico. Il giusto equilibrio e la corretta interconnessione tra le discipline di organizzazione del sapere e della conoscenza e la tecnologia consentirà di tradurre realmente i principi in azioni concrete, dirette e mirate al cambiamento. Prendendo in prestito il pensiero di Ivano Dionigi che a sua volta cita Steve Jobs possiamo dire che <<La tecnologia da sola non basta. È la tecnologia sposata con le scienze umane, che produce i risultati che fanno cantare il nostro cuore>> (I. Dionigi, Osa sapere. Contro la paura e l’ignoranza, Solferino, Milano 2019, p. 62).

 

Il 7 maggio 2020 è entrata in vigore la nuova versione dello standard UNI SInCRO, norma UNI 11386:2020 “Supporto all’interoperabilità nella conservazione e recupero degli oggetti digitali (SInCRO)”, norma tecnica che specifica le caratteristiche del cosiddetto file di chiusura dei pacchetti di conservazione.

Prescindendo in questa sede da una analisi tecnica della norma e delle novità rispetto alla prima versione, ciò che interessa qui evidenziare è il valore dello standard, la sua progressiva evoluzione da standard di riferimento per le procedure di migrazione tra sistemi di conservazione diversi a norma pienamente inserita nel contesto legislativo nazionale, secondo un processo graduale che coinvolge i DPCM 3 dicembre 2013 sulla conservazione e 13 novembre 2014 attualmente in vigore, linee guida e circolari di chiarimento prodotte negli anni da AgID, quindi le emanande “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” ai sensi dell’art. 71 del CAD, le implicazioni circa l’obbligo di rispetto della norma tecnica in relazione alla emanazione di tali “Linee guida”.

Lo standard e la sua applicazione

Come ampiamente illustrato da Giovanni Michetti in un saggio di qualche anno fa (cfr. G. Michetti, Lo standard UNI SInCRO: un supporto alla conservazione digitale, <<Archivi e Computer>>, 2011, pp. 40-53), la norma, alla sua seconda versione, è stata pubblicata per la prima volta nel 2010 a cura dell’Ente nazionale italiano di unificazione (UNI), in seno alla Commissione tecnica Documentazione e informazione (CT14), sottocommissione Archivi e gestione documentale (SC11), con l’obiettivo di costituire, nel processo di conservazione digitale a lungo termine, un elemento a supporto dell’interoperabilità di dati e sistemi.  La nascita del SInCRO, infatti, avviene su sollecitazione di operatori del settore con il sostegno dell’allora DigitPA al fine di perfezionare le indicazioni sulla conservazione contenute nell’abrogata Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 riportante “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali […]”. La Deliberazione CNIPA, pur rappresentando nel panorama legislativo italiano un tassello importante nella normazione dell’intero processo di gestione e conservazione di documenti digitali, non affrontava tutti i nodi della conservazione limitandosi a proporre strategie mirate alla conservazione sostitutiva, alla conservazione cioè di documenti analogici e informatici su qualsiasi supporto informatico, concentrandosi sugli aspetti legati alle procedure e alle responsabilità degli attori coinvolti ma non sulla interoperabilità di dati e sistemi. In particolare ci si rese conto che la struttura dell’indice dei pacchetti di archiviazione era diversa tra i vari conservatori a discapito proprio della interoperabilità: per la Deliberazione, infatti, era sufficiente che si riportasse su di un file, in qualsiasi formato scelto a discrezione del conservatore, l’impronta dei documenti oggetto di conservazione.

In generale, la mancanza di interoperabilità rappresenta un limite sia rispetto all’evoluzione dei sistemi (i documenti devono poter sopravvivere ai sistemi e agli strumenti attraverso i quali sono prodotti) sia rispetto all’accesso (i documenti devono poter essere accessibili nel tempo, sia come fonte di diritti sia come fonte di studio e ricerca). Dunque, pur con i limiti accennati, la Deliberazione CNIPA risulta alla base delle scelte modellistiche del SInCRO.

Lungi dall’essere una norma di descrizione archivistica degli oggetti sottoposti a conservazione, il SInCRo definisce l’insieme dei dati, la loro semantica e la loro struttura, a supporto della conservazione dei file, intendendo il file come elemento logico e materiale di formazione di un documento o di aggregazione di più documenti. Come è noto, la norma definisce gli elementi dell’Indice di Conservazione (IdC), nella nuova versione Preservation index (PIndex), ovvero del file associato a ciascun Volume di conservazione (VdC), nella nuova versione dello standard Preservation volume (Pvolume), necessari per descrivere sommariamente i file contenuti nel PIndex. Tali informazioni devono essere strutturate secondo lo Schema xml previsto dalla norma medesima.

Il DPCM 3 dicembre 2013 sulla conservazione, attualmente in vigore, pur non introducendo in maniera incontrovertibile il rispetto del SInCRO, individua nell’allegato 3, la norma UNI 11386:2010 come uno degli standard consigliati per la conservazione dei documenti informatici riportando poi, nell’allegato 4, la struttura del pacchetto di archiviazione basato sullo standard UNI 11386:2010 ma ad esso non perfettamente sovrapponibile. La presenza nel DPCM di un riferimento al SInCRO come standard consigliabile e al contempo di una struttura del pacchetto di archiviazione che ha come riferimento il SInCRO ma che al SInCRO non è perfettamente sovrapponibile, basti pensare soltanto alla traduzione in lingua italiana delle etichette dello Schema xml del SInCRO, ha generato un’aporia tra le due strutture di dati con conseguente difficoltà nella interoperabilità e incertezza da parte dei conservatori circa l’osservanza del DPCM o della norma tecnica.

In alcuni documenti successivi al DPCM del 2013 (Circolare AgID n. 65 del 10 aprile 2014; Linee Guida per la conservazione dei documenti informatici, dicembre 2015; Lista di riscontro, 14 aprile 2017) seppure con forza normativa inferiore al DPCM medesimo, AgID ha cercato di indirizzare, in special modo i conservatori accreditati, verso il rispetto della norma tecnica più che della struttura del pacchetto di archiviazione presente nel DPCM.

E adesso? Vecchia o nuova versione del SInCRO?

Come detto in apertura, il 7 maggio, senza soluzione di continuità con la versione 2010, è entrata in vigore la versione 2020 del SInCRO. Uno dei primi interrogativi per coloro che si occupano a vario titolo di conservazione è relativo alla versione dello standard da utilizzare: la versione del 2010 espressamente citata nel DPCM oppure la versione 2020 non presente nella normativa nazionale.

In generale essendo l’adozione delle norme tecniche facoltativa, l’entrata in vigore della norma UNI 11386:2020 indica innanzitutto che tale norma è valida per l’Ente di normazione. Il passaggio successivo a questa riflessione di carattere generale coincide con il fatto che la norma tecnica, con esplicito riferimento alla versione 2010, è richiamata dalla normativa nazionale (allegato 3 del DPCM) tuttora in vigore.

Ma allora, attualmente, norma UNI 11386:2010 o norma UNI 11386:2020?  Il dilemma sarà definitivamente risolto con l’entrata in vigore delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” ai sensi dell’art. 71 dal CAD che, se confermano quanto presente nelle bozze rese pubbliche, stabiliscono che L’interoperabilità tra i sistemi di conservazione dei soggetti che svolgono attività di conservazione è garantita dall’applicazione delle specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione definite dalla norma UNI 11386 -Standard SInCRO – Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali. Come anticipato in un precedente articolo in questo blog, le “Linee guidaabrogheranno, tra gli altri, anche il DPCM del 2013 sulla conservazione. Esse, facendo riferimento allo standard SInCRO e non ad una specifica versione, consentiranno da un lato di superare la difformità tra lo Schema xml dell’allegato 4 del DPCM del 2013 e lo Schema xml del SInCRO a vantaggio di quest’ultimo, dall’altro obbligheranno tutti i conservatori ad adeguarsi, entro i 180 giorni previsti dalle “Linee guida” medesime, all’ultima versione del SInCRO, quella cioè più aggiornata. I conservatori dovranno essere in grado di gestire entrambe le versioni senza necessità di riversare gli indici prodotti con la versione 2010 secondo la versione 2020.

Fino ad allora, come chiarito di recente anche da ANORC, i conservatori accreditati che erogano il servizio di conservazione dovranno continuare a riferirsi alla versione 2010 del SInCRO perché esplicitamente citata nella legislazione nazionale, i soggetti che fanno conservazione in house possono scegliere di adeguarsi al nuovo SInCRO.

Pur nella consapevolezza della incertezza dovuta a un quadro normativo non ancor arrivato a compimento e sempre in naturale continua evoluzione sulle tematiche connesse con la gestione dei documenti informatici e delle loro relazioni, l’emanazione di una norma tecnica, che cerca di migliorare e superare alcuni aspetti legati alla conservazione delle memorie digitali, è da inquadrarsi in un contesto nazionale, per la verità sempre più sovranazionale, all’interno del quale i dati, i documenti e le loro relazioni rappresentano dei valori da conservare e preservare nel tempo, non come patrimonio di soggetti singoli ma come bene comune da rendere disponibile e fruibile. È necessario dunque che parole ed espressioni come interoperabilità, condivisione, collaborazione, riuso, best practice, al di là delle implicazioni tecniche e tecnologiche, costituiscano il paradigma di riferimento all’interno di un quadro valoriale che faccia della comunicazione in ambiente digitale l’obiettivo da perseguire a garanzia dei diritti di tutti.

27 APRILE 2020

Con Determinazione n. 157 del 23 marzo 2020, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha emanato le linee guida contenenti “Regole tecniche per la sottoscrizione elettronica di documenti ai sensi dell’art. 20 del CAD”.

Esse trovano origine dalla necessità di regolamentare le modifiche dell’articolo 20 del Codice dell’amministrazione digitale con le quali è stata introdotta, nel nostro ordinamento giuridico, una nuova modalità di sottoscrizione elettronica del documento informatico, comunemente denominata “firma SPID”.

Nato nel 2014 ed operativo dal 2016, SPID, Sistema Pubblico di Identità Digitale, consente l’accesso ai servizi on line della pubblica amministrazione e dei soggetti privati aderenti con un’unica identità digitale, utilizzabile con qualunque device. Il sito Agid ad esso dedicato ci dice che SPID ha rilasciato circa 6,5 milioni di identità, con un incremento annuo pari a circa il 60%. Attualmente i gestori di identità (IdP) digitali sono 9 e le amministrazioni pubbliche che ne consentono l’utilizzo oltre 4.000. È altresì prevedibile che la contingente situazione legata alla diffusione del coronavirus e la conseguente crescente necessità di accesso a servizi on line, tra i quali l’accesso alle misure di sostegno al reddito previste dal Decreto Cura Italia del marzo 2020, porteranno ad una ulteriore diffusione dell’utilizzo di tale strumento.

Il comma 1-bis del citato articolo 20 del CAD aggiunge, dunque, alle già previste firme digitali, firme elettroniche qualificate e firme elettroniche avanzate, una modalità di sottoscrizione apposta “… previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore.” A tale sottoscrizione la norma attribuisce il valore della forma scritta ad substantiam e l’efficacia fino a querela di falso prevista dall’articolo 2702 del Codice Civile.

Ai fini della digitalizzazione e dematerializzazione dei processi in ambito pubblico e privato, le citate novità introdotte dal CAD e dalle regole tecniche sono rilevanti: d’ora in poi i cittadini potranno sottoscrivere un documento proposto da un fornitore di servizi, ad esempio un contratto, semplicemente con l’utilizzo delle proprie credenziali SPID, senza la necessità di disporre e utilizzare altri dispositivi di firma digitale (token USB, smart card, etc…).

Le regole tecniche descrivono dettagliatamente il processo di firma, individuando due sottoprocessi, predisposizione e sottoscrizione, e identificando tre attori:

  • l’utente, ovvero chi deve sottoscrivere il documento;
  • il SP – “Service Provider”, ovvero il fornitore di servizi nella federazione SPID, che agisce nel sottoprocesso di predisposizione;
  • l’IdP – “Identity Provider”, ovvero il gestore di identità digitali nel contesto della federazione SPID, che agisce nel sottoprocesso di sottoscrizione.

Il sottoprocesso di predisposizione prevede quanto segue:

  1. l’utente accede al servizio esposto dal SP utilizzando le proprie credenziali SPID;
  2. Il SP predispone il documento da sottoscrivere, che può prevedere anche più firme, apponendovi il proprio sigillo elettronico qualificato (QSeal) e lo sottopone all’utente per la presa visione;
  3. previo esplicito consenso dell’utente, Il SP invia il documento all’IdP con il quale l’utente ha eseguito l’autenticazione.

Il sottoprocesso di sottoscrizione prevede quanto segue: l’IdP

  1. autentica nuovamente l’utente con credenziali di livello 2 o superiore;
  2. consente all’utente di visionare l’intero documento;
  3. richiede all’utente il consenso esplicito alla sottoscrizione;
  4. appone il proprio sigillo elettronico qualificato, o più sigilli qualora siano previste più firme. Per ogni firma inserisce un “timbro digitale” visibile recante le informazioni previste (cognome e nome del firmatario, etc…);
  5. propone all’utente l’invio del file tramite posta elettronica e/o di scaricarne una copia;
  6. invia il documento sottoscritto al SP;
  7. elimina dai propri sistemi ogni traccia del documento sottoscritto, tranne nei casi in cui l’utente abbia sottoscritto con l’IdP accordi che non lo consentano, ad esempio relativi alla conservazione digitale.

Possono utilizzare tali modalità di firma solo i possessori di identità digitali SPID per persona fisica o per uso professionale, non per persona giuridica.

Il servizio prevede la possibilità che un utente sottoscriva il documento in più punti attraverso un’unica sezione di autenticazione SPID e che più utenti sottoscrivano il medesimo documento in tempi e con sessioni di autenticazioni SPID distinte.

Il documento predisposto per la firma da parte del SP deve essere un PDF/A-2°, secondo lo standard ISO/IEC 32000-1.

La conformità al GDPR è garantita dal fatto che l’utente deve esprimere il proprio consenso alla sottoscrizione due volte, sulla piattaforma del SP in fase di predisposizione del documento e sulla piattaforma dell’IdP in fase di sottoscrizione.

Da evidenziare, infine, l’utilizzo del sigillo elettronico qualificato da parte del SP e dell’IdP. Strumento per certi versi ancora poco noto e poco utilizzato, il sigillo è stato introdotto nel nostro ordinamento con il regolamento eIDAS, Regolamento UE n. 910/2014. Il sigillo elettronico qualificato garantisce l’origine e l’integrità dei dati, e dunque del documento informatico, ha forti analogie con la firma elettronica, con la quale condivide definizione e scopo operativo finale ma dalla quale si differenzia principalmente per il fatto che è riconducibile a una persona giuridica, non ad una persona fisica. Il suo utilizzo, come garanzia dell’integrità del documento informatico, è evidente, ad esempio, per particolari tipologie di documenti: fatture elettroniche, visure camerali, ricevute dei sistemi di PEC possono essere “sigillate” con tale strumento e acquisire efficacia probatoria comunitaria.

Le linee guida danno indicazioni su molteplici altri aspetti di natura tecnica della firma SPID, relativi, in particolare, al documento sottoscritto, alla nomenclatura dei documenti, alle modalità di comunicazione tra SP e IdP e gli algoritmi crittografici da utilizzare.

Si prevede che gli scenari di utilizzo della modalità di sottoscrizione tramite SPID riguarderanno prevalentemente documenti relativi alla contrattualizzazione di forniture di servizi, soprattutto in contesti in cui si fa uso di smart contract, ma anche in processi più tipicamente amministrativi, quali ad esempio i processi riguardanti la gestione del personale. Ogni sottoscrizione apposta nelle modalità descritte è identificata univocamente, così da poter essere “agganciata” a specifiche clausole contrattuali.

Le agevolazioni per gli utenti e per i fornitori di servizi appaiono evidenti: con l’utilizzo delle sole credenziali SPID sarà possibile sottoscrivere documenti senza essere costretti a ricorrere ad altri strumenti di firma, consentendo una completa dematerializzazione dei processi. Da precisare che, al momento, la norma prevede una adesione volontaria a questo servizio, il suo successo è quindi condizionato dalla reale volontà di adesione da parte dei SP.

Nelle ultime settimane, l’AgID ha pubblicato, in consultazione pubblica, alcune Linee guida nel rispetto di quanto stabilito dall’articolo 71 del Codice dell’Amministrazione digitale. In particolare, l’attività dell’AgID si è concentrata sulla elaborazione e successiva pubblicazione in consultazione dei seguenti documenti:

  • Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
  • Regole Tecniche per la sottoscrizione elettronica di documenti ai sensi dell’art. 20 del CAD
  • Linee Guida per la stesura del piano di cessazione del servizio di conservazione dei documenti digitali.

La consultazione pubblica per le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici si è chiusa il 16 novembre 2019, quella per la sottoscrizione elettronica di documenti e per la stesura del piano di cessazione si chiuderà il 20 dicembre 2019.

Lo strumento delle Linee guida, in luogo delle Regole tecniche, è stato introdotto con l’art. 63 del D.Lgs. n. 127/2017 che ha modificato, tra gli altri, l’art. 71 del Codice dell’Amministrazione digitale. L’obiettivo della modifica all’art. 71, ovvero individuare uno strumento di regolazione più flessibile rispetto alle regole tecniche previste dall’originario D.Lgs. n. 82/2005, risponde a quanto stabilito dalla Legge di delega al Governo in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche (L. n. 124/2015) che all’articolo 1, comma 1, lettera m) elenca, tra i principi e i criteri direttivi delle modifiche al CAD,  quello di semplificare le modalità di adozione delle regole tecniche e assicurare la neutralità tecnologica delle disposizioni del CAD, semplificando allo stesso tempo il CAD medesimo in modo che contenga esclusivamente principi di carattere generale. A tal proposito, il Consiglio di Stato nel parere sullo schema di decreto legislativo correttivo del CAD, Consiglio di Stato, Commissione speciale, 10 ottobre 2017, n. 2122, osserva che l’introduzione delle Linee guida appare in linea con il principio di neutralità tecnologica enunciato della Legge di delega e, in assenza di specifici rilievi da parte dell’Amministrazione circa la natura delle Linee guida, attribuisce ad esse una valenza erga omnes e un carattere di vincolatività.

La procedura di emanazione delle Linee guida risulta estremamente semplificata rispetto alla procedura originariamente prevista per le Regole tecniche. Le Linee guida sono emanate da AgID previa consultazione pubblica, sentite le amministrazioni competenti e il Garante per la protezione dei dati personali, acquisito il parere della Conferenza unificata. Esse divengono efficaci dopo la pubblicazione nel sito internet istituzionale dell’AgID.

LINEE GUIDA SULLA FORMAZIONE, GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, attese da tempo, sono state elaborate con il duplice obiettivo di aggiornare le regole tecniche in materia di formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e di riunificare in un corpus normativo unico le regole tecniche e le circolari in materia attualmente in vigore.

In particolare, a partire dalla data della loro applicazione, centottantesimo giorno successivo alla loro entrata in vigore, le Linee guida abrogheranno totalmente o parzialmente regole tecniche e circolari come di seguito indicato:

abrogazioni

Rispetto a tali abrogazioni, si può osservare quanto segue:

Osservazioni mobile

Da notare che del D.P.C.M. 3 dicembre 2013, Regole tecniche per il protocollo informatico, restano in vigore gli articoli emanati sulla base del Testo unico in materia di documentazione amministrativa, D.P.R. n. 445/2000.

La metodologia seguita, finalizzata ad ottenere un unicum normativo, si basa su un approccio olistico volto a rappresentare le interdipendenze tra le fasi della gestione documentale:

  • formazione del documento
  • gestione
  • conservazione.

La struttura del documento, base normativa più sei allegati, risponde alla dichiarata necessità di avere linee guida flessibili, che siano cioè facilmente adattabili ai cambiamenti tecnologici. I sei allegati sono relativi ai seguenti ambiti:

  • Allegato 1 – Glossario dei termini e degli acronimi
  • Allegato 2 – Formati di file e riversamento
  • Allegato 3 – Certificazione di processo
  • Allegato 4 – Standard e specifiche tecniche
  • Allegato 5 – I metadati
  • Allegato 6 – Comunicazioni tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati.

Come recentemente dichiarato dall’AgID, il 4 novembre scorso le Linee guida sono state notificate all’Unione europea secondo quanto previsto dalla Direttiva (UE) 2015/1535 del Parlamento europeo e del Consiglio del 9 settembre 2015. La procedura di notifica dovrebbe concludersi il 5 febbraio 2020.

REGOLE TECNICHE PER LA SOTTOSCRIZIONE ELETTRONICA DI DOCUMENTI AI SENSI DELL’ART. 20 DEL CAD

Come stabilito dall’art. 20 comma 1-bis del CAD, il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del c.c. […] previa identificazione informatica del suo autore attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire sicurezza, integrità, e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore.

Le Linee guida regolamentano, dunque, la sottoscrizione di un documento on line in maniera dematerializzata, senza necessità che l’utente si doti di dispositivi per l’apposizione di firme: sarà sufficiente che si autentichi al proprio gestore di identità SPID. Il rispetto delle regole tecniche in questo ambito garantisce sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità del documento all’autore secondo quanto disposto dal CAD, consentendo il soddisfacimento del requisito della forma scritta.

LINEE GUIDA PER LA STESURA DEL PIANO DI CESSAZIONE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI

Il piano di cessazione è un documento previsto all’articolo 24 del Regolamento (UE) n.  910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio (Regolamento eIDAS) del 23 luglio 2014. Tale articolo è applicabile ai conservatori accreditati in quanto richiamato dall’articolo 29 del CAD, Qualificazione e accreditamento, che, al comma 2, stabilisce che il richiedente l’accreditamento deve trovarsi nelle condizioni previste dall’articolo 24 del Regolamento eIDAS.

Le Linee guida forniscono le modalità di stesura del piano di cessazione del servizio di conservazione sia nel caso di cessazione volontaria che nel caso di cessazione involontaria. L’ Allegato A: Piano di Cessazione del Servizio di Conservazione, parte integrante delle Linee guida, ha l’obiettivo, dichiarato nel documento, di guidare il conservatore […] nella stesura del piano di cessazione garantendo omogeneità di struttura e completezza delle informazioni necessarie per la corretta conduzione delle attività per la cessazione del servizio di conservazione.

In un contesto in cui le tecnologie evolvono con ritmi di crescita esponenziali e l’avvicendamento delle aziende sul mercato è un dato di fatto, queste Linee guida rappresentano uno strumento fondamentale per garantire la custodia di documenti che possono essere soggetti anche a conservazione permanente.

Seguiranno, in questo blog, ulteriori approfondimenti conseguenti alla entrata in vigore di tutte le Linee guida descritte.

Il 6 dicembre scorso la Ragioneria generale dello Stato ha pubblicato la versione 4.2 delle Regole tecniche per l’emissione e la trasmissione degli ordini elettronici tramite il Nodo di smistamento ordini (NSO), al fine di correggere errori e fornire integrazioni su alcuni aspetti.

Proseguendo gli approfondimenti proposti in questo blog sull’argomento, concentriamo l’attenzione su due punti che sono stati oggetto, tra gli altri, di chiarimento da parte della Ragioneria:

  • istruzioni sull’indicazione degli indirizzi
  • istruzioni per l’integrazione tra ordine e fattura elettronica

ISTRUZIONI SULL’INDICAZIONE DEGLI INDIRIZZI

Come anticipato in un precedente articolo, diversamente da quanto accade per il processo di fatturazione elettronica, il processo di gestione degli ordini elettronici attraverso NSO non prevede alcuna registrazione del canale telematico prescelto (codice destinatario o indirizzo PEC) per la ricezione degli ordini. La versione 4.2 delle Regole tecniche chiarisce ulteriormente questo punto, dedicando il paragrafo 5.7 Indirizzi dei clienti e dei fornitori alla descrizione della composizione degli indirizzi di clienti e fornitori, sia che siano attestati su NSO sia che siano attestati su una terza parte, nel caso specifico il riferimento è alla rete PEPPOL. La premessa, valida in entrambi i casi, è che, affinché i messaggi siano recapitati correttamente, è necessario che l’indirizzo elettronico del destinatario presente sulla busta di spedizione sia corretto, non essendo prevista la registrazione dell’indirizzo telematico prescelto. È necessario, pertanto, che chi emette l’ordine conosca l’indirizzo di recapito e lo riporti correttamente sulla busta di spedizione.

In generale, la struttura di un indirizzo è la seguente:

<type of identifier>:<actual identifier>

Il type of identifier (tipo di identificatore) è un codice di quattro caratteri che permette di individuare il dominio di identificazione del mittente e del destinatario dell’ordine. Il type of identifier NSO è NSO0, il type of identifier di indirizzi rilasciati da una terza parte è un codice, sempre a quattro caratteri, ma diverso da NSO0 e contenuto in una apposita code list. La code list viene alimentata con i type of identifier che le terze parti, nel caso in esame PEPPOL, devono dichiarare di utilizzare, nel rispettivo dominio di identificazione, in fase di accreditamento.

L’ actual identifier (identificativo effettivo) è un codice specifico che dipende dal dominio di identificazione e dal tipo di soggetto, pubblico o privato.

Pertanto:

se il dominio di identificazione è NSO, l’actual identifier

  • per le amministrazioni pubbliche è il codice IPA a sei caratteri;
  • per i soggetti privati è il codice di otto caratteri rilasciato da SdI a seguito del processo di accreditamento dei canali Sftp o web service oppure l’indirizzo PEC

se il dominio di identificazione è una terza parte, l’actual identifier sarà

  • un codice specifico non conosciuto da NSO
  • un codice rilasciato da un soggetto che identifica la terza parte, ad esempio un intermediario PEPPOL.

Affinché NSO possa fungere da postino e recapitare il messaggio al destinatario svolgendo anche la funzione di trasmissione oltre alle funzioni di identificazione e validazione, è necessario che conosca almeno il type of identifier del destinatario, in maniera tale che sappia se può provvedere a recapitare l’ordine o se, invece, l’ordine debba essere recapitato dalla rete PEPPOL.

Qualora non dovesse conoscere il dominio su cui è attestato il ricevente, NSO procederà alla sola validazione del messaggio.

Tirando le somme di quanto detto, le possibilità per la composizione degli indirizzi dei clienti e dei fornitori sono quelle di seguito esemplificate.

Indirizzi dei clienti

<NSO0>:<codice IPA> se il dominio di identificazione è NSO e il cliente è una PA.

<0201>:<codice IPA> se il dominio di identificazione è PEPPOL e il cliente è un PA. 0201 è il type of identifier per le PA attestate su rete PEPPOL.

Indirizzi dei fornitori

<NSO0>:<codice a 8 caratteri> se il dominio di identificazione è NSO e il canale attivato per comunicare con NSO è un canale Sftp o webservice;

<NSO0>:<@pec> se il dominio di identificazione è NSO e la comunicazione con NSO avviene attraverso il canale PEC;

<type identifier da code list>:<identificativo attribuito dalla rete PEPPOL> se il dominio di identificazione è la rete PEPPOL. In questo caso, se il fornitore ha identificativo fiscale italiano, i codici utilizzati da PEPPOL sono <9906> e <9907> come di seguito indicato:

  • <9906>:<partita IVA>
  • <9907>:<codice fiscale>

Nel caso in cui il fornitore fosse la PA o un gestore di servizi pubblici, l’indirizzo può assumere una delle forme descritte per gli indirizzi dei clienti.

Poiché, come specificato dalle Regole tecniche, non è possibile pubblicare gli indirizzi dei fornitori senza preventiva autorizzazione, fino a quando tali indirizzi non saranno resi disponibili nella pagina web di riferimento del NSO, ciascun cliente dovrà chiedere ai rispettivi fornitori di comunicargli l’indirizzo elettronico per inviare l’Ordine.

ISTRUZIONI PER L’INTEGRAZIONE TRA ORDINE E FATTURA ELETTRONICA

Come già illustrato in questo blog, il D.M. attuativo dell’obbligo di gestione elettronica degli ordini ha stabilito che le fatture indirizzate alla PA devono riportare obbligatoriamente gli estremi del documento di acquisto.

I dati da riportare in fattura sono i dati della tripletta di identificazione: identificativo del soggetto emittente, identificativo del documento assegnato dall’emittente e data dal documento.

Le modalità per riportare la tripletta di identificazione cambiano nel caso di:

  • fattura emessa nel formato FatturaPA
  • fattura emessa nello standard europeo EN 16931-1:2017, in formato UBL 2.1 o CII.

Della Fattura PA si è già detto in questo blog, per quel che riguarda la fattura secondo lo standard europeo, la versione 4.2 delle Regole tecniche descrive le modalità di compilazione della tripletta nel paragrafo 8.1.2 Dati da riportare nella fattura europea con indicazioni specifiche a seconda dell’utilizzo di una delle due sintassi previste, UBL 2.1 e CII.

Sia per la FatturaPA che per la fattura nello standard europeo EN 16931-1:2017 le Regole tecniche indicano come procedere nel caso in cui la fattura non fosse emessa a seguito di un ordine o quando fosse emessa a seguito di un processo di ordinazione tradizionale.

Con riferimento specifico alla FatturaPA, già nella versione 4.1.1 delle Regole tecniche la Ragioneria aveva chiarito quanto segue.

Se la fattura è emessa a seguito di un processo di ordinazione tradizionale, non gestito cioè tramite NSO, al fine di dare maggiore evidenza a tale circostanza è possibile valorizzare i campi interessati come segue:

2.1.2.2 <IdDocumento> con identificativo dell’ordine tradizionale

2.1.2.3 <Data> con la data dell’ordine tradizionale

2.1.2.5 <CodiceCommessaConvenzione> con il testo #NO#

Se la fattura non è emessa a seguito di un ordine, è sufficiente non valorizzare i campi <IdDocumento>, <Data>, <CodiceCommessaConvezione>.

Analoghe istruzioni ma con indicazioni specifiche per la fattura nello standard EN 16931-1:2017 sono contenute nella versione 4.2 delle Regole tecniche nel citato paragrafo 8.1.2 Dati da riportare nella fattura europea.

Restiamo in attesa delle Linee guida per ulteriori approfondimenti operativi sul processo.

Accreditamento NSO e non solo. Nei giorni scorsi, la Ragioneria generale dello Stato ha introdotto alcune importanti novità per il Nodo smistamento ordini (NSO):

  • Come già anticipato in un precedente articolo pubblicato su questo blog, l’obbligo non è scattato il 1° ottobre, ma è stato rinviato di alcuni mesi; presumibilmente scatterà dal 1° febbraio 2020, con scadenze differenziate sulla base del tipo di ordinazione. Si attende l’ufficialità della nuova data di decorrenza mediate D.M. di modifica dell’attuale articolo 3 del M. 7 dicembre 2018;
  • Sono state rilasciate le nuove Regole tecniche NSO – Versione 4.1.1, mantenendo la piena compatibilità con la versione 3.0 delle stesse;
  • Sono state rilasciate le Istruzioni per l’Accreditamento dei Canali web services e SFTP, con l’introduzione dell’obbligo di un accreditamento integrativo e della richiesta di codici destinatario specifici per gli ordini elettronici.

Si ricorda che non devono effettuare alcun accreditamento i soggetti che intendono trasmettere e ricevere gli ordini utilizzando la posta elettronica certificata (Canale PEC).

In questo articolo verranno presentate le novità della procedura di accreditamento, per la parte relativa al Canale web services.

Il Canale web services, consentendo di creare una connessione sempre attiva tra i server di un operatore e il Sistema di Interscambio (SdI), è rivolto soprattutto ai soggetti economici che devono trasmettere o ricevere un numero molto rilevante di documenti.

Accreditamento NSO integrativo per gli ordini

Poiché NSO si avvale dell’infrastruttura di accreditamento di SdI, per l’invio e la ricezione degli ordini verso e da NSO è possibile:

  • Utilizzare gli stessi Canali già accreditati per le fatture elettroniche;
  • Accreditare nuovi Canali, seguendo la procedura pubblicata nella sezione Gestire il Canale del sito di SdI.

Ottenuto l’accreditamento NSO, è possibile richiedere l’abilitazione del canale anche per gli ordini elettronici, accedendo all’area “Integrazione Accreditamento per Ordini”, all’interno della sezione Gestire il Canale (Figura 1).

Accreditamento-NSO-figura-1

Figura 1

La procedura è descritta dettagliatamente nel documento sopracitato (Istruzioni per l’Accreditamento dei Canali web services e SFTP); si consiglia anche di fare riferimento al Capitolo 5 delle Regole tecniche NSO – Versione 4.1.1.

Al termine della procedura, l’utente dichiara di voler operare per la trasmissione/ricezione degli ordini: tale dichiarazione è da considerarsi ad integrazione dell’Accordo di servizio già stipulato in fase di accreditamento NSO per la trasmissione/ricezione delle fatture (Figura 2).

Figura 2

E’ possibile indicare anche se si opera in qualità di Intermediario Peppol: in questo caso, il titolare dell’accreditamento accetta che NSO possa trasmettergli documenti indirizzati a qualsiasi soggetto appartenente alla rete Peppol.

Accreditamento per i Soggetti privati: Richiesta codici destinatari ordini

Per la ricezione degli ordini elettronici si dovranno utilizzare dei codici destinatari diversi da quello in uso per le fatture elettroniche.

Dopo aver ottenuto l’abilitazione del canale per la ricezione degli ordini (Canali web services e SFTP), si dovrà accedere alla pagina “Richiesta codici destinatari B2B ordini” della sezione Gestire il Canale.

E’ possibile richiedere fino a 100 Codici destinatari associati al proprio Canale di ricezione attivato (web services e SFTP): i codici per gli ordini sono alfanumerici con una lunghezza di 8 caratteri, mentre quelli per le fatture hanno una lunghezza di 7 caratteri.

Questi codici dovranno essere comunicati a tutti i propri clienti per la corretta ricezione degli ordini tramite NSO. Diversamente dalle fatture elettroniche, infatti, per gli ordini elettronici non è previsto un servizio di registrazione dell’indirizzo telematico di ricezione

Amministrazioni Pubbliche – Accreditamento NSO degli Uffici ordinanti

Le Amministrazioni Pubbliche che intendono accreditare uno o più Uffici ordinanti devono abilitare le loro unità organizzative al servizio “Ordini”, seguendo le istruzioni pubblicate nella “Guida IndicePA Area riservata” presente nella sezione Documenti dell’IPA e nel paragrafo 5.5 delle Regole tecniche – Versione 4.1.1