Würth digitalizza l’Amministrazione del Personale con Archiflow

Oltre 3.000 documenti HR gestiti ogni anno in digitale, con un modello centralizzato, tracciabile e conforme lungo l’intero ciclo di vita del rapporto di lavoro.

Würth: lo scenario

Settore terziario

Il Gruppo Würth è leader mondiale nella vendita di sistemi per il fissaggio e montaggio, presente in oltre 80 Paesi con più di 400 aziende.

795 milioni € di fatturato (2022)

Una realtà strutturata e in continua crescita, con processi amministrativi complessi e volumi documentali rilevanti.

Oltre 4.000 collaboratori in Italia

Personale distribuito tra sede centrale di Egna (BZ), centri logistici, rete vendita e oltre 200 store sul territorio.

280.000 clienti professionali

Un’organizzazione articolata che richiede processi interni efficienti, veloci e sicuri.

Esigenza iniziale

All’interno dell’Amministrazione del Personale, Würth gestisce a 360° il rapporto di lavoro: dagli adempimenti contrattuali e normativi fino alla gestione in corso e alla chiusura del rapporto.

Prima dell’introduzione di Archiflow, l’intero processo documentale HR era totalmente cartaceo.

Ogni anno:

300-400 contratti di assunzione
Oltre 2.500 lettere retributive
Numerose variazioni contrattuali e comunicazioni interne

Ogni documento doveva essere preparato, stampato, firmato, spedito fisicamente e archiviato anche in modalità ottica.

Questo comportava:

Tempi lunghi di gestione
Collo di bottiglia legati a spedizioni e firme in presenza
Difficoltà di tracciabilità
Elevato impiego di risorse operative

Würth era alla ricerca non solo di una soluzione tecnologica innovativa, ma di un partner capace di affiancare l’azienda anche sul piano normativo e della compliance.

Soluzioni adottate

La soluzione implementata ha permesso di digitalizzare e centralizzare l’intero ciclo di vita documentale dell’Amministrazione del Personale attraverso la piattaforma Archiflow. Il modello digitale è stato applicato a tre ambiti chiave.

Contratti di assunzione

Il processo di gestione dei contratti di assunzione, un tempo interamente cartaceo, prevedeva la preparazione del documento, l’invio all’area manager, la raccolta delle firme, la spedizione in sede e l’archiviazione fisica. Un flusso articolato, con tempi di gestione lunghi e numerosi passaggi manuali.

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Con l’introduzione di Archiflow, il processo è stato completamente riprogettato in chiave digitale. Il contratto viene predisposto e caricato a sistema, firmato tramite firma grafometrica o digitale e automaticamente inviato al dipendente via e-mail. Una volta sottoscritto, il documento rientra nel sistema ed è archiviato digitalmente a norma. Il risultato è significativo: ogni contratto oggi richiede circa un quarto del tempo rispetto al passato, con un impatto diretto su efficienza, tracciabilità e qualità del servizio interno.

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Gestione digitale dell’intero ciclo di vita del rapporto di lavoro

La trasformazione non si è limitata alla fase di assunzione. La piattaforma è oggi il punto di riferimento per la gestione di tutte le variazioni contrattuali e della documentazione legata al rapporto di lavoro: lettere retributive, modifiche di orario, accordi di smart working e dichiarazioni di servizio.

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Grazie ai workflow approvativi digitali, ogni documento segue un iter strutturato e tracciato. HR e management possono monitorare lo stato di avanzamento in tempo reale, gestire le scadenze e accedere immediatamente alla documentazione, eliminando ricerche manuali e archivi paralleli. Il progetto ha quindi evoluto il processo da semplice “firma del contratto” a gestione end-to-end del rapporto di lavoro, rafforzando governance, controllo e compliance.

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Firma grafometrica e firma a distanza

Un elemento chiave dell’iniziativa è stata l’introduzione di strumenti di firma flessibili. Oggi i documenti possono essere sottoscritti tramite firma grafometrica su Smart Desk oppure tramite firma digitale da remoto, con punti firma preimpostati e rientro automatico del documento nel sistema.

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Questo consente di completare l’intero processo di sottoscrizione anche in assenza di incontri fisici, garantendo rapidità, sicurezza e piena validità legale.

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Per supportare la trasformazione digitale, Würth ha adottato strumenti integrati nella piattaforma:

Add-in Microsoft Word per la creazione automatica dei contratti con integrazione dell’anagrafica HR
Smart Desk per firme grafometriche semplici o avanzate
Easy Workflow per la gestione dei flussi approvativi
Scadenziario integrato per il controllo delle attività
Firma a distanza con acquisizione automatica del documento firmato

Un ecosistema completo che unisce automazione, sicurezza e controllo.

Archiflow: strumenti a supporto del processo

Risultati

−75% tempi

Ogni contratto richiede oggi circa un quarto del tempo rispetto alla gestione cartacea precedente.

Monitoraggio real-time

Documenti creati e ricercabili in maniera istantanea, con visibilità costante sullo stato dei processi.

Processi semplificati

Eliminazione di spedizioni fisiche, stampe e attività manuali.

Sistema sicuro

Profilazione utenti, gestione documentale a norma e piena compliance normativa.

Flessibilità

La soluzione consente di implementare rapidamente nuove modalità operative e adattarsi alle esigenze organizzative.

Riduzione carta

Riduzione significativa dell’utilizzo della carta e della movimentazione degli originali.

Würth digitalizza l’Amministrazione del Personale con Archiflow

Oltre 3.000 documenti HR gestiti ogni anno in digitale, con un modello centralizzato, tracciabile e conforme lungo l’intero ciclo di vita del rapporto di lavoro.

Würth: lo scenario

Esigenza iniziale

Soluzioni adottate

Archiflow: strumenti a supporto del processo

Risultati

Giorgio Cosi, Direttore Amministrazione del Personale di Würth Italia

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