SACMI automatizza i processi documentali di fatture, contratti, PEC | Siav
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SACMI automatizza i processi documentali con Siav

Dalla conservazione digitale all’integrazione con SAP, fino all’automazione di fatture, PEC, contratti e documenti doganali: un modello centralizzato e scalabile per le aziende del Gruppo.

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Il Gruppo SACMI: lo scenario

Icone_Identification
Settore industriale
SACMI progetta macchinari e impianti completi per numerosi settori industriali (ceramica, plastica, food & beverage, metalli, packaging, ecc.).
Icone_Euro
€1,5 milioni vendite 2025
L’Azienda ha conseguito ricavi pari a 1.526 milioni, continuando a sostenere la propria crescita con importanti investimenti in R&D.
Icone_People
+4.900 dipendenti
Personale distribuito in tutte le società del Gruppo: Italia, Germania, Cina, Svizzera, India, Lussemburgo
Icone_World
Presenza in 25 Paesi
La presenza globale e la struttura multi-company richiedono processi amministrativi e documentali uniformi e scalabili tra società differenti.

Esigenza iniziale

Come centralizzare processi molto diversi all’interno di un Gruppo multi-company internazionale, mantenendo controllo, conformità e capacità di adattamento?

In una realtà come SACMI, digitalizzare non significa soltanto eliminare la carta, ma costruire processi condivisi tra aziende diverse, integrati con i sistemi gestionali e capaci di garantire efficienza, conformità e controllo.

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Il progetto ha affrontato una serie di esigenze organizzative, tecnologiche e operative strettamente connesse tra loro:

  • Costruire processi e flussi su misura, replicabili per tutte le aziende del gruppo
  • Integrare documenti e dati SAP;
  • Garantire compliance italiana ed estera;
  • Limitare l’impatto sull’infrastruttura IT;
  • Creare un repository centralizzato e sicuro dei documenti

La combinazione tra revisione organizzativa dei processi e soluzioni digitali Siav ha supportato SACMI nel centralizzare ed efficientare i processi amministrativi del Gruppo creando modalità operative condivise, automatizzabili e progressivamente estendibili.

Soluzioni adottate da SACMI

Icone_Folder_White
Conservazione digitale
+ 4.000 documenti digitalizzati e conservati a norma tra registri IVA, schede contabili, Registro beni ammortizzabili, Registro Magazzino bollati, Bilanci Societari e Contratti corporate.
Scopri di più
Il processo di digitalizzazione dei documenti contabili del Gruppo ha permesso di ottenere la perfetta compliance normativa e garantisce una risposta rapida agli audit.
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Icone_File_White
Fatturazione elettronica per Italia ed estero
L’Hub multicanale «Invoice Manager» di Archiflow garantisce controllo e tracciabilità dei flussi attivi e passivi. Gestisce oltre 470.000 documenti, tra cui fatture elettroniche attive e passive.
Scopri di più
SACMI ha iniziato a gestire tutte le fatture, analogiche e digitali, italiane e estere, attive e passive, attraverso un unico strumento che governa documenti, workflow, approvazioni.
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Icone_SAP Integration WHITE
Integrazione SAP con connettore certificato
Oltre il 60% delle fatture vengono registrate automaticamente senza intervento umano​, riducendo il dispendio di tempi e costi per registrare manualmente migliaia di fatture ogni mese​.
Scopri di più
Integrazione tra Archiflow e SAP ERP grazie al Cruscotto Attivo per l’invio delle fatture clienti e al Cruscotto Passivo di pre-registrazione delle fatture fornitori per tutte le 20 aziende del Gruppo.
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Gestione digitale dei contratti
Il processo di gestione dei contratti è stato digitalizzato con possibilità di firme elettroniche tracciabili a distanza: più velocità, flessibilità, tracciabilità e governance.
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Le attività di sottoscrizione, condivisione, archiviazione dei contratti non sono più manuali. La tracciabilità ottenuta garantisce la massima governance e compliance e i contratti vengono gestiti con rapidità, sicurezza e piena validità legale.
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Digital Import & Export Management
Il recupero dei documenti doganali (DAE/DAT, prospetti) è stato automatizzato tramite collegamento ai servizi ADM (Agenzia delle Dogane e dei Monopoli).
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Il nuovo processo di archiviazione, indicizzazione e collegamento tra documenti doganali e fatture, con monitoraggio dello stato delle pratiche e gestione di alert, garantisce praticità e compliance alla normativa e alla non imponibilità IVA.
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Icone_Email_White
Gestione e smistamento automatico delle PEC
La soluzione PEC Manager di Siav ha permesso la gestione centralizzata delle comunicazioni PEC su circa 80 caselle e 70.000 mail con smistamento automatico basato su regole configurabili.
Scopri di più
Oggi le attività manuali legate allo smistamento PEC sono ridotte ed è possibile anche creare notifiche e workflow operativi tramite Easy Workflow per la gestione dei contenuti delle PEC stesse.
Scopri di meno

Risultati

Oltre il 60%
delle fatture passive registrate automaticamente, senza intervento umano
−70%
delle attività manuali di smistamento delle PEC
Produttività
Maggior numero di documenti processati a parità di risorse
Tracciabilità
Visibilità su documenti, attività, approvazioni e stato dei processi
Compliance
Conservazione digitale a norma e disponibilità dei documenti nei tempi richiesti 
Scalabilità
Processi centralizzati ed estendibili alle 20 aziende del Gruppo coinvolte

Verso processi documentali sempre più intelligenti

Il percorso intrapreso da SACMI prosegue verso livelli crescenti di automazione delle attività di data entry, con l’obiettivo di ridurre ulteriormente la gestione manuale delle eccezioni e migliorare la capacità di interpretare documenti non strutturati. Tra le direttrici individuate rientrano l’uso sicuro dell’Intelligenza Artificiale nei processi documentali e l’AI Information Extraction per i documenti amministrativi. L’ecosistema delle piattaforme Siav contiene diverse soluzioni per rispondere a queste esigenze, come per esempio i moduli di Siav.AI.

La disponibilità di dati collegati, i workflow definiti e le regole condivise che sono state implementate nei progetti Siav costituiscono la base ideale per continuare a scalare i processi documentali.