Amadori digitalizza la gestione dei contratti con Archiflow

Oltre 6 milioni di documenti e migliaia di contratti gestiti in digitale lungo tutta la filiera agroalimentare.

Amadori: lo scenario

Settore agroalimentare

Uno dei principali gruppi italiani nella produzione e trasformazione alimentare, con una filiera completamente integrata.

1,736 miliardi € di fatturato

Un’organizzazione enterprise con processi strutturati e volumi documentali molto elevati.

Oltre 9.200 collaboratori

Personale distribuito su tutto il territorio nazionale, coinvolto in processi contrattuali e operativi complessi.

Una filiera estesa e articolata

800 allevamenti, 5 mangimifici, 6 stabilimenti produttivi e una rete logistica capillare.

Esigenza iniziale

Ogni anno Amadori produce e gestisce oltre 6 milioni di documenti, un volume elevato che richiede efficienza operativa, tracciabilità e sicurezza.

Per rispondere a questa esigenza, nel 2019 Amadori ha scelto la piattaforma Archiflow di SIAV, con l’obiettivo di consolidare in un’unica piattaforma l’immenso patrimonio documentale, che all’epoca risultava frammentato in quattro differenti applicazioni.

La necessità era quella di centralizzare tutti i processi di Document Management, dalla fatturazione elettronica con collegamento allo SdI all’archiviazione e conservazione, passando per la digitalizzazione dei DDT, fino ad arrivare a una gestione innovativa delle diverse tipologie contrattuali alla base del rapporto con dipendenti e fornitori.

Soluzioni adottate

La soluzione adottata da Amadori ha permesso di semplificare e rendere omogenei processi contrattuali eterogenei, attraverso un modello digitale scalabile, applicato a tre aree chiave dell’organizzazione.

Contratti dipendenti

Il primo ambito di intervento ha riguardato le Risorse Umane, con la digitalizzazione della documentazione contrattuale relativa al personale impiegatizio, attraverso l’utilizzo della firma grafometrica integrata in Archiflow.

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I contratti vengono predisposti in serie a partire da modelli predefiniti e successivamente inviati in modo massivo agli HR Manager o ai responsabili coinvolti nel processo di rinnovo, semplificando e standardizzando l’intero flusso.

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Contratti collaboratori

Il secondo ambito ha interessato la gestione dei braccianti agricoli, per i quali Amadori ha implementato un processo completamente digitalizzato, in grado di gestire circa 7.000 contratti all’anno in modo efficace e conforme alle normative.

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I documenti vengono generati automaticamente, archiviati su Archiflow, firmati digitalmente dai Legali Rappresentanti e successivamente inviati ai collaboratori tramite la piattaforma di firma remota. Al termine della sottoscrizione, i contratti rientrano automaticamente in piattaforma.

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Contratti fornitori

Il terzo ambito ha riguardato i documenti che regolano i rapporti con i soccidari. Anche in questo caso il processo è oggi interamente digitalizzato: i documenti caricati su Archiflow vengono inviati tramite link via e-mail attraverso la piattaforma di firma remota integrata.

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Una volta firmati con OTP, i contratti vengono archiviati e conservati automaticamente, senza intervento manuale da parte degli operatori, con monitoraggio completo dello stato di firma direttamente in Archiflow.

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Risultati

−75% tempi

Riduzione dei tempi di gestione dei contratti: da oltre due mesi a poche settimane.

Monitoraggio real time

Controllo costante dello stato di avanzamento e di sottoscrizione dei documenti.

HR semplificato

Gli operatori HR intervengono solo nella gestione delle eccezioni.

Fascicoli 100% digitali

Documenti completi, sempre consultabili, condivisibili e conformi alle normative.

Accessi sicuri

Firma e accesso consentiti esclusivamente a utenti autorizzati.

Era una sfida complessa, e all’inizio avevamo dei dubbi sull’opportunità di adottare un sistema di gestione digitale dei contratti e di firma elettronica in così poco tempo e per così tanti documenti. Siav è stata la nostra guida in questo percorso, mostrandoci con chiarezza i passi da seguire dal punto di vista normativo e dei processi e creando una user experience efficace.

I risultati ci hanno sorpreso positivamente: i tempi del processo sono stati decisamente ridotti rispetto alla precedente gestione. Il 90% dei collaboratori, anche quelli meno abituati all’informatica, ha portato a termine il processo senza problemi, mentre il restante 10% è stato assistito dai nostri operatori.

Sandro Salvigni, Head of Innovation di Amadori

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Amadori digitalizza la gestione dei contratti con Archiflow

Oltre 6 milioni di documenti e migliaia di contratti gestiti in digitale lungo tutta la filiera agroalimentare.

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Sandro Salvigni, Head of Innovation di Amadori

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