Workflow management: cos’è e come ottimizza i processi aziendali

Quando si parla di digitalizzazione, uno degli errori più comuni delle aziende è considerarla la trasformazione di documenti analogici in informatici, dimenticando che la digitalizzazione dei processi documentali (workflow management) è un aspetto chiave per conseguire i reali vantaggi del digitale.

I fornitori più esperti di software per il workflow management, prima dell’installazione del sistema, consigliano un’analisi dei processi analogici esistenti, al fine di individuare eventuali colli di bottiglia e definire in modo puntuale i flussi di lavoro digitali.  Questa analisi è un must have per consentire ai sistemi di workflow management di ricreare un digital workplace efficiente per tutti i collaboratori, migliorare il controllo sulle performance delle attività per manager e responsabili e innalzare il livello di flessibilità dell’azienda in cui sono impiegati.

Le soluzioni di workflow management, in particolare, consentono di definire e strutturare il processo nella sua completezza, assegnando i ruoli e i task necessari per portarlo a compimento. Il processo viene visualizzato, spesso in forma grafica, così da comprenderne la complessità a colpo d’occhio, e viene poi eseguito dalla macchina tenendo conto di tutte le modalità di validazione, integrazione e approvazione dei documenti predefinite. Lo stesso tool gestisce le attività di firma digitale ed elettronica, misura il raggiungimento degli obiettivi e il rispetto delle tempistiche previste. Nell’ambito della gestione documentale, il workflow management è fondamentale per avere un processo di lavoro stabilito e coordinato.

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Il software è uno strumento prezioso per definire i flussi di lavoro, avere visibilità dei processi e analizzarli, per fornire i dati utili a prendere decisioni e pianificare nuovi percorsi per raggiungere i risultati di business.

Più nello specifico, le applicazioni di workflow management possono promuovere la collaboration nello svolgimento dei processi, sono in grado di assegnare proattivamente e in modo automatico attività e scadenze (tramite funzionalità di scadenzari dedicati) e, sulla base dei dati raccolti sull’andamento delle attività, di ottimizzare l’organizzazione dei carichi di lavoro, organizzare lo svolgimento delle attività e di monitorarle in ogni momento. Offrono inoltre dashboard di immediata e intuitiva fruizione che servono per identificare le priorità, eventuali problemi e necessità di intervento e così via.

Un particolare cenno va fatto alle tecnologie di process mining: alcuni provider offrono, in abbinata ai sistemi di workflow management, add-on preposti allo studio dei log di sistema, utili per individuare eventuali inefficienze dei processi digitali e offrire spunti di miglioramento nella gestione delle attività.

La gestione documentale digitale è il punto di partenza imprescindibile su cui si innestano le soluzioni di workflow management. Digitalizzare i processi documentali significa infatti trasformare i documenti tradizionali (cartacei, impiegati ancora in diverse realtà) in contenuti elettronici strutturati e integrarli in flussi operativi gestiti proprio dai tool di workflow management.

Il percorso inizia con la dematerializzazione, ovvero la conversione dei documenti fisici in formato digitale, e prosegue con l’adozione di piattaforme documentali che, oltre a salvare e conservare a norma il documento elettronico, ottimizzano i relativi processi coordinando attività, informazioni e attori in modo dinamico (workflow management). Solo così è possibile raggiungere l’obiettivo finale: l’automazione, che oggi può essere arricchita da tecnologie avanzate come l’intelligenza artificiale, in grado di supportare decisioni e attività, migliorando produttività e precisione.

I software di workflow management sono essenziali per l’efficientamento dei processi aziendali. Efficientamento che si ottiene, in primis, attraverso l’automazione di attività identificate come ripetitive o routinarie. Un processo autorizzativo di una fattura, per esempio, può essere gestito al 100% dal software, che sottopone il documento a chi di dovere (anche più di uno) e predispone tutti gli strumenti (nella fattispecie, la firma digitale e gli strumenti di editing del documento) affinché esso venga rapidamente approvato, modificato o rigettato a seconda dei casi.

Grazie a regole e flussi predefiniti, il software di workflow management consente di automatizzare molteplici attività riducendo il rischio di errori e liberando risorse per compiti a maggiore valore aggiunto. Questo si traduce in un aumento della produttività complessiva, poiché i team possono concentrarsi sulle priorità strategiche anziché sulle mansioni manuali.

1. Più produttività
2. Accelerazione dei processi
3. Abbattimento degli errori
4. Maggiore collaborazione
5. Riduzione dei costi

Sul mercato esistono software per il workflow management che possono essere installati on premise e/o fruibili via cloud.

I vantaggi offerti dal cloud sono numerosi e spaziano dalla immediata disponibilità di una soluzione alla scalabilità automatica all’aumentare dell’utilizzo, cosa che spesso si concretizza quando si ottiene realmente un digital workplace e lo si diffonde in ottica smart working.

Innanzitutto, però, va sottolineato che non tutte le soluzioni cloud sono uguali.  Solo le soluzioni nativamente cloud, sviluppate cioè per funzionare nel cloud e sfruttarne pienamente l’elasticità, permettono di conseguire benefici di rilievo alle organizzazioni.

I software erogati come servizi cloud (SaaS) sono solitamente sviluppati con architetture moderne e flessibili, lontane dalla rigidità dell’approccio monolitico tradizionale. In particolare, si basano sull’interazione di molteplici microservizi strutturati in container. Questo garantisce all’organizzazione di conseguire i vantaggi tipici del cloud (flessibilità delle risorse investite, assenza di costi relativi all’hardware) ma anche un effetto positivo in chiave di sostenibilità.

Implementare una soluzione cloud, infatti, oltre ad avere un impatto positivo sui tempi di realizzazione e sulle performance del business, consente di minimizzare l’impronta ecologica aziendale, poiché l’energia richiesta dai server è modulabile a seconda dei picchi di lavoro, eliminando gli sprechi energetici.

Il cloud, inoltre, favorisce l’abilitazione del lavoro in mobilità e, di conseguenza, dello smart working. Grazie alla nuvola non ha più senso parlare di postazione di lavoro in quanto tutto ciò che occorre per svolgere i propri compiti (applicativi e dati) può essere disponibile sempre, ovunque e con qualsiasi device.

Utilizzare un software in cloud, in generale, riduce il rischio della perdita di documenti e dati. Un provider di servizi cloud affidabile può infatti contare su tecnologie in grado di proteggere, ed al bisogno ripristinare rapidamente dati e informazioni – disaster recovery – per mezzo di una infrastruttura ridondante, caratterizzata quindi da evoluti sistemi di business continuity.

Le aziende si fondano su processi documentali che regolano le attività quotidiane, e per questo il workflow management è un elemento chiave della produttività e della competitività di ogni impresa. Grazie alla gestione strutturata dei workflow, è possibile ottimizzare una vasta gamma di processi, come:

• Elaborazione di ordini di acquisto: il flusso di lavoro, in questo caso, garantisce che ogni ordine passi attraverso i controlli necessari, come verifica del budget e autorizzazione, prima di essere approvato e inviato.
• Approvazione di qualsiasi documento: workflow management significa automatizzare il flusso di revisione e approvazione di qualsiasi documento (es, tutti i contratti). Qui i documenti passano tra i responsabili in modo rapido e senza rischi di errori o dimenticanze.
• Onboarding dei dipendenti: le attività legate all’inserimento di nuove risorse, dalla creazione delle credenziali alla fornitura dei device di lavoro fino ai percorsi formativi, vengono coordinate e monitorate per garantire un’integrazione rapida e senza intoppi.
• Gestione delle richieste clienti: i ticket vengono automaticamente smistati al team competente, assegnando priorità e monitorando lo stato della risoluzione, per assicurare un servizio più rapido ed efficace.