Registrazione automatica fatture passive: i vantaggi dell’integrazione con SAP

La registrazione automatica delle fatture passive funziona veramente? Da dove partire? Come attivarla concretamente? Sono questi i dubbi principali delle organizzazioni.

Infatti, la gestione del ciclo passivo è un processo amministrativo ampio e complesso, che comporta una grande mole di lavoro e il rispetto di molteplici requisiti normativi e fiscali, soprattutto nella fase di registrazione delle fatture. I dati relativi alle fatture passive da contabilizzare sono molto numerosi e spesso le organizzazioni devono dedicare più operatori e più giornate di lavoro per le funzioni di registrazione.

Senza dimenticare che la fase di registrazione delle fatture passive è uno tra gli step finali di un processo molto più ampio, che, come tale, può ereditare tutti i problemi che si sono verificati lungo il flusso operativo. Dalla richiesta d’acquisto alla selezione dell’azienda fornitrice, all’emissione dell’ordine, alla ricezione della merce o alla realizzazione del servizio, alle fasi finali di ricezione, contabilizzazione e pagamento della fattura: un processo poco strutturato già a monte può causare non poche criticità che si riverberano a valle sulle fatture e sui tempi di pagamento delle stesse.

Ci si può interrogare, poi, su come gestire la fatturazione passiva in SAP. Il ricorso a sistemi documentali integrati con ERP importanti e complessi come SAP permette di introdurre alti livelli di automazione in tutto il processo, dalla richiesta di acquisto fino ad arrivare alla registrazione delle fatture elettroniche passive, un’opportunità per eliminare attività a basso valore aggiunto legate alle operazioni manuali o di data entry, con importanti benefici in termini di compliance, controllo, efficienza e semplificazione per tutta l’Area di Amministrazione, Contabilità e Finanza.

L’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica ha portato diversi vantaggi e uno di questi riguarda proprio la possibilità di ridurre notevolmente i tempi di registrazione delle fatture di acquisto.

Tuttavia, purtroppo, quello che succede ancora in molte aziende è che, pur partendo da documenti digitali, le registrazioni e le procedure di controllo legate alle fatture passive sono ancora demandate alle persone.

La registrazione automatica delle fatture passive offre alle organizzazioni un vantaggio competitivo su due fronti cruciali: l’abbattimento dei costi, grazie alla riduzione dei tempi di registrazione e degli errori; la governance del processo in ogni fase, con un accesso agevole e tempestivo alle informazioni.

Registrazione automatica fatture elettroniche passive: i benefici

La registrazione automatica delle fatture passive garantisce la:

• riduzione dei tempi di data entry, eliminando i costi che si dovrebbero sostenere per inserire sui sistemi dati e informazioni che è possibile avere, ricavare o gestire in modo automatico grazie all’ottimizzazione dei processi;
• riduzione dei tempi di invoice check e di quadratura, alleggerendo i costi legati alla verifica delle fatture e alla quadratura delle stesse, grazie a processi più efficienti;
• riduzione dei rework dovuti ad errori durante il processo causati dal processo stesso o da sbagli umani, dovuti al fatto che alcuni degli step operativi del flusso sono gestiti da persone; l’errore umano è sempre dietro l’angolo, e non è mai possibile eliminarlo in modo definitivo.

La registrazione delle fatture elettroniche passive (automatica) garantisce accessibilità e controllo su tutte le fasi del processo, dalla verifica della fattura fino alla registrazione della stessa, grazie a:

• strumenti di controllo dell’intero processo, che permettono di monitorare ogni singolo passaggio, attraverso dashboard, statistiche e report dedicati che forniscono un immediato riscontro visuale sull’ammontare e sullo stato di lavorazione delle fatture in un dato periodo;
• processi approvativi strutturati e misurabili, che snelliscono il flusso approvativo delle fatture, aumentano la produttività aziendale e migliorano i rapporti con le proprie aziende fornitrici. Infatti, i processi approvativi devono essere regolati nel modo corretto secondo le esigenze aziendali, ma devono anche essere sufficientemente flessibili per modificare il processo stesso o l’approvazione che potrebbe cambiare nel tempo. Inoltre, devono anche essere misurabili, affinché si possa comprendere quando effettivamente il processo presenti dei problemi e dove;
• accessibilità e controllo dell’andamento per accedere ai processi da qualunque posto, senza essere vincolato ad una postazione o ad uno strumento specifico, collaborando a più livelli e tra più reparti senza perdere tempo. Questo consente di avere a disposizione dati e informazioni anche in mobilità e in maniera rapida e precisa, con una chiara evidenza delle possibili situazioni di anomalia, in modo da intraprendere le attività correttive necessarie per sanare le situazioni di criticità.

Oltre ai vantaggi in termini di costi e governance, la registrazione automatica delle fatture passive permette di risolvere le quattro principali criticità che ogni giorno l’area AFC deve affrontare.

Una buona parte delle fatture che arriva in ogni Organizzazione sono fatture di servizi, di consulenza, manutenzioni, affitti, di telefonia o energia (ad esempio, luce e gas), di note spese (ad esempio, telepass, alberghi, autostrade). Queste fatture, per loro natura, non hanno un ordine e un documento di trasporto; pertanto, gestirle in modo destrutturato comporta delle difficoltà e delle perdite di tempo alla ricerca di chi è il beneficiario di quel servizio.

La registrazione automatica della fatturazione elettronica passiva consente di gestire le fatture secondo procedure automatiche, regole e percorsi prestabiliti, e permette così di fare arrivare in automatico queste fatture nell’ufficio amministrativo con una autorizzazione e un centro di costo, garantendo un notevole risparmio in fase di registrazione delle fatture elettroniche passive. Ad esempio, si può stabilire che le fatture di pernottamento vengano smistate in automatico all’Ufficio Risorse Umane in base a specifiche regole e verifiche mentre le fatture di servizi di consulenza direttamente al reparto IT.

Abitualmente, l’elaborazione e la verifica delle fatture vengono fatte nella fase di contabilizzazione delle stesse.

La registrazione automatica delle fatture passive permette di definire già nella fase di origine dell’acquisto un percorso ordinato e controllato, spostando a monte le fasi di controllo e semplificando i processi a valle. Per esempio, approvare una RDA con verifiche contabili già effettuate, migliora l’automatismo nella creazione dell’ordine e riduce i tempi nella fase di registrazione; definire correttamente l’unità di prezzo nell’anagrafica dei materiali riduce gli errori di arrotondamento, e di conseguenza migliora la corrispondenza tra quanto ordinato, ricevuto e fatturato; la presenza di un contratto sottoscritto che dettaglia la fornitura, semplifica la fase di erogazione e approvazione dell’ordine.

La registrazione automatica delle fatture passive consente di ridurre i tempi di contabilizzazione, e quindi di migliorare la gestione del credito e dei pagamenti delle aziende fornitrici, di migliorare la gestione della tesoreria e di aggiornare tempestivamente la contabilità aziendale, rendendo più efficiente l’attività amministrativa.

Una fattura che presenta ordini al suo interno già approvati ha tutti gli elementi per essere pagata, senza innescare processi di verifica che incidono sui costi di gestione. Nello stesso modo, fatture che non rispecchiano queste caratteristiche possono essere instradate in automatico a chi deve approvarle in modo che arrivino alla fase di pagamento già approvate, lasciando alla gestione manuale solo le eccezioni.

La registrazione automatica delle fatture passive porta senz’altro grandissimi benefici all’interno dell’Ufficio Amministrativo, che è il “cliente” principale del processo di registrazione automatica, ma è una opportunità di efficientamento per tutta l’azienda, in quanto consente di dimenticarsi di una parte dei processi, ripagando in tempi estremamente rapidi l’investimento iniziale. Le aziende di medie dimensioni sono quelle che possono raccogliere i vantaggi economici più rilevanti, in quanto hanno uffici contabili o amministrativi ridotti: la registrazione automatica delle fatture passive è una opportunità per avere dati uniformemente trasformati di fatture variegate.

Un altro aspetto da non trascurare è che il risparmio dei costi garantito dalla registrazione automatica delle fatture passive si riverbera anche su tutto il sistema economico italiano, in quanto ogni Azienda può convertire quel risparmio in un investimento. Anche gli altri Paesi europei si sono accorti degli enormi vantaggi portati dalla fatturazione elettronica. Infatti, ogni paese del mondo sta muovendo i propri passi, piò o meno rapidi, verso un modello di e-fattura che via via convergerà verso un modello globale di fattura elettronica, da un lato per ridurre il tax gap globale, dall’altro per il miglioramento della supply chain finanziaria.

La registrazione automatica delle fatture passive funziona veramente? Da dove partire? Come attivarla concretamente? Sono queste le domande con le quali abbiamo aperto questo articolo. La risposta è che la registrazione automatica della fatturazione passiva in SAP oggi è possibile (per davvero!), basta solo decidere dove focalizzare i propri sforzi.

Infatti, la difficoltà principale nel gestire questo tipo di processo è la capacità di raccogliere in modo strutturato tutte le informazioni che servono per registrare il documento. È vero che il formato XML introdotto dalla fatturazione elettronica è uno standard composto da tag predefiniti (come, ad esempio, importo, azienda fornitrice, data di scadenza, righe d’ordine, righe DDT, bolli, etc.) ma molte informazioni non sono obbligatorie. Alcune aziende fornitrici inseriscono informazioni in campi non dedicati, altri non le mettono affatto.

Quindi, avere una soluzione che possa, attraverso delle logiche di RPA (Robotic Process Automation), andare ad estrarre queste informazioni dai documenti in modo automatico e rapportarle ad un motore di regole, consente di elevare notevolmente la percentuale di registrazione di successo delle fatture. Ma il motore di regole non basta: bisogna inserire anche un motore di processo, perché non tutti i documenti devono seguire il medesimo percorso, le medesime verifiche, i medesimi arricchimenti (si pensi per esempio alle fatture degli agenti), quindi è importante avere un sistema molto dinamico, configurabile, no code, con elevati gradi di personalizzazione.

Un processo completamente automatizzato e integrato nell’ambiente SAP consente di snellire e automatizzare, ad esempio, la verifica della coerenza tra le quantità ordinate, ricevute e fatturate; il controllo di eventuali uscite merci o storni; la rielaborazione delle fatture che inizialmente erano problematiche per mancanza di entrata merci o servizi, incrementando l’efficienza, riducendo tempi, rischi e costi.