Qualità nelle aziende sanitarie: perché la digitalizzazione è la chiave

Quando parliamo di qualità, facciamo riferimento a un concetto ampio, che racchiude al suo interno molteplici significati e interpretazioni. Possiamo dire che oggi la qualità è diventata un elemento trasversale in quasi tutti i settori e, soprattutto, in quasi tutte le aree e funzioni aziendali di qualsiasi organizzazione. Dall’intendere la qualità come conformità a determinati requisiti esplicitati dai clienti, si è giunti a interpretare la qualità come la capacità di rispondere a standard e requisiti specifici, definiti e concordati sulla base di regole ben precise.
In questi ultimi anni, il concetto di qualità si è fatto strada anche all’interno delle organizzazioni pubbliche e, in modo particolare, nel Sistema Sanitario Nazionale (SNN). In questo contesto, il Sistema Gestione Qualità (SGQ) si configura come un importantissimo asset per sviluppare l’efficienza dei processi e il buon funzionamento degli stessi.

Un efficace SGQ all’interno di una struttura sanitaria che si attiene generalmente (ma non solo) alla norma ISO 9001, (e non solo a questa) impone una serie di attività che devono essere svolte sistematicamente. Tra queste, un esempio riguarda la rilevazione degli eventi indesiderati, conosciuti anche come ‘non conformità’, e l’adozione delle conseguenti e opportune azioni correttive.
Al fine di condurre una buona attività di analisi, è fondamentale l’impegno per la definizione di linee guida e standard tecnici, organizzativi e strutturali, così come il monitoraggio della soddisfazione del paziente, al fine di misurare, valutare e migliorare, qualora fosse necessario, la qualità dei servizi e delle prestazioni erogate.
Il raggiungimento di tali obiettivi avviene attraverso l’individuazione di indicatori chiave, da intendersi come sia manageriali, sia clinici. Gli indicatori in questione, oltre a dover misurare il livello della prestazione effettuata e l’efficienza dei servizi offerti, devono necessariamente essere affidabili, specifici e misurabili, in modo tale da poter verificare con correttezza le anomalie e, se necessario, intervenire tempestivamente sul sistema al fine di migliorarne il funzionamento.
La progressiva affermazione del bisogno di migliorare il livello qualitativo dell’assistenza sanitaria ha ricevuto in questi ultimi anni una legittimazione normativa ben definita. Tra gli interventi in questo senso, emerge il Decreto legislativo n°502 del 30 dicembre 1992 (e successive modifiche), che prevede “la verifica e la revisione della qualità delle prestazioni come metodo adottato in via ordinaria”. Appare quindi evidente come anche per la qualità nella sanità diventi indispensabile l’analisi dei rischi e delle opportunità in funzione dei fattori interni ed esterni derivanti dall’analisi del contesto in cui opera la struttura.

All’interno di questo perimetro tanto ampio quanto complesso, un percorso di digitalizzazione può favorire l’adozione di nuovi processi più efficienti e permettere la raccolta di indicatori adeguati al monitoraggio delle prestazioni.
Se, da una parte, nel settore sanitario è più complesso introdurre il cambiamento e le nuove tecnologie, dall’altra parte è necessario che vengano riconosciuti i potenziali vantaggi che derivano dalla trasformazione digitale. Adottando già un approccio specifico per le strutture sanitarie il risultato sarà una migliore cura del paziente, mettendo al centro la persona, ma anche una maggiore efficienza operativa attraverso l’automatizzazione dei processi e il ridotto uso di carta e di spazio per gli archivi.
Secondo una ricerca dell’Osservatorio Sanità Digitale della School of Management del Politecnico di Milano, c’è una crescita costante della spesa per la sanità digitale in Italia, che nel 2023 è stata pari a 2,2 miliardi di euro (+ 22% rispetto al 2022).
Tuttavia, non è sbagliato ritenere che il suo impatto debba ancora manifestarsi appieno: se per alcune azioni, come quelle relative alla digitalizzazione delle strutture ospedaliere si è già avuta una forte accelerazione dei progetti, gran parte delle risorse deve ancora essere “messa a terra”. Per la maggior parte delle strutture sanitarie, nonostante l’aumento nella spesa complessiva, la disponibilità di risorse economiche continua ad essere la barriera più significativa all’innovazione digitale.

I processi in sanità, e quindi anche il Sistema Gestione Qualità, possono beneficiare di un opportuno percorso di digitalizzazione che offra sia un maggiore controllo dei processi in toto, sia una maggiore governance di ogni singolo step di processo.

Il team di esperti di Siav si concentra su alcuni ambiti di applicazione, con l’obiettivo di introdurre efficacemente la digital transformation nella sanità.
Innanzitutto, l’intero processo di gestione, redazione, controllo, approvazione e distribuzione dei documenti del sistema qualità può essere dematerializzato al 100% attraverso gli appositi strumenti di gestione documentale, collaboration e workflow management. Tale processo può essere esteso anche alla dematerializzazione della documentazione relativa all’accreditamento istituzionale con gli opportuni strumenti di business process management. Viene da sé intendere quali siano i benefici, a partire dall’utilizzo delle firme elettroniche alla pressoché totale riduzione delle copie cartacee.
Anche il processo di audit management, che generalmente si compone di una serie di azioni di verifica sull’efficacia delle funzionalità del sistema di controllo interno e di coerenza della conformità o regolarità dei comportamenti può essere efficacemente digitalizzato, assieme alla stessa mappatura dei rischi. Attraverso il digitale, la raccolta e l’analisi delle informazioni è semplificata, grazie a strumenti quali questionari personalizzati e strumenti di comunicazione diretta fra auditors e soggetti auditati. Inoltre, la certificazione dei processi e il rispetto della compliance diventano parte imprescindibile di tale processo.
A ciò si aggiungono anche tutte le tipologie di segnalazione, non conformità, incidenti, cadute e reclami, che possono essere gestiti con grande efficacia all’interno di un percorso di processo, controllando appieno i tempi di risposta, le scadenze, gli uffici e gli utenti coinvolti e la reportistica. Lo stesso vale per tutto il percorso di risposta alle segnalazioni, soprattutto per quanto riguarda le non conformità.
In particolare, l’introduzione di un sistema digitale efficace permette di avere piena visibilità dei trattamenti immediati, delle azioni correttive e preventive, delle verifiche dell’efficacia, così come degli interi piani di miglioramento.
Infine, gli indicatori di performance, che possono essere definiti e strutturati per la raccolta dei dati dai reparti e dalle strutture: ciò consente un’automatica attivazione dei cruscotti e della relativa reportistica dedicata. All’interno dei reparti e dei processi è anche possibile dematerializzare interamente il processo di raccolta di dati attraverso l’uso di checklist.

1. la gestione dei processi di audit da un unico hub
2. la totale sicurezza delle informazioni archiviate
3. la chiarezza delle azioni
4. la completa dematerializzazione

Come appare ormai chiaro, la digitalizzazione del sistema sanitario e, più in particolare, dei processi che appartengono al Sistema Gestione Qualità, è un tema in grandissimo fermento, tanto da essere oggetto dell’agenda del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR).
Soprattutto nell’ultimo periodo, si è compreso come una rapida trasformazione digitale della sanità, a maggior ragione a causa del delicato momento storico che stiamo attraversando, non è più rinviabile.
Questa è necessaria per affrontare le criticità sia nel breve e medio termine, sia nel lungo periodo, sviluppando così una consapevolezza attraverso cui fronteggiare le eventuali difficoltà e le sfide del futuro.
Per fare questo però, non è sufficiente puntare semplicemente a un’implementazione tecnica delle soluzioni, ma favorire una radicale riforma della sanità che sviluppi e rafforzi la cultura digitale, che deve necessariamente divenire parte integrante dell’intero percorso clinico-assistenziale.