Piattaforma HR per documenti digitali: l’azienda a casa dei collaboratori

Redazione SIAV

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Digital HR

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Indice

Cambia il paradigma aziendale
Cos’è una piattaforma HR per la gestione documentale?
Perché non puoi fare a meno di una piattaforma HR
Le funzionalità della piattaforma HR

Ti sei mai informato sul funzionamento di una piattaforma HR? Dovresti, se il tuo ufficio Risorse Umane è ancora sommerso da carte, faldoni, schedari e polverosi documenti. Dovresti, se i tuoi archivi sono ibridi, a metà fra materiali e digitali, o se le informazioni scambiate tramite mail del tutto destrutturate.

E dovresti ancor più, se gli accessi ai documenti nella tua azienda sono poco sicuri e i processi di gestione e approvazione delle pratiche HR troppo articolati e dispendiosi.

Una piattaforma HR è la soluzione proprio a questo tipo di problemi. Il suo merito è infatti quello di implementare la nuova filosofia manageriale e operativa che, da tempo, riconosce il valore di una gestione digital dei processi e dei dati: l’unica in grado di conferire al business gli ormai indispensabili caratteri di efficienza, flessibilità, velocità, connessione, reattività e capacità proattive.

Cambia il paradigma aziendale

Con i tempi che evolvono, anche l’universo HR sta cambiando. Oggi le Risorse Umane si affacciano al mondo paperless e smart, in perfetta linea con quelle esigenze di lavoro remoto e mobile che i tempi moderni stanno rendendo sempre più imprescindibili.

Di questa era, anche tu hai il dovere di fare parte.

Ma come?

L’attività di un ufficio HR si fonda sullo scambio continuo e incessante di documenti e informazioni. CV, contratti, rinnovi, fogli ferie, moduli, note spese, buste paga: dalle operazioni di recruiting alla selezione, sino alla gestione dei fascicoli dei dipendenti e alla formazione, non esiste attività dell’area risorse umane che non abbia riscontro documentale.

Il problema nasce quando la mole di dati si fa sempre più ampia e le esigenze di massima visibilità, reperibilità immediata e fluidità operativa dei dati diventano strategicamente cruciali. E le cose si fanno ancor più pesanti nel confronto con circostanze come l’implementazione dello smart working, sino alla ricezione di nuove disposizioni normative che richiedono capacità di adattamento.

Davanti a problematiche di questo tipo, il ricorso a una piattaforma HR rappresenta la strategia migliore e più efficiente.

Cos’è una piattaforma HR per la gestione documentale?

Una piattaforma HR per la gestione documentale è un software progettato in modo specifico per gestire i flussi documentali relativi alla gestione delle risorse umane all’interno di un’organizzazione. Questo tipo di piattaforma offre una serie di strumenti e funzionalità specifiche, finalizzate a semplificare e ottimizzare i processi, eliminando del tutto l’uso della carta, garantendo la compliance con normative e policy in essere e potenziando l’efficienza operativa.

Perché non puoi fare a meno di una piattaforma HR

Ma entriamo più nel dettaglio. E vediamo cosa può fare per te una buona piattaforma HR:

Rende il tuo archivio “full digital”. La digitalizzazione dei documenti consente di garantire una gestione sicura delle informazioni riservate e sensibili dei dipendenti in ottica GDPR, ma anche di offrire visibilità sulle diverse pratiche HR in base al ruolo ricoperto e di abbattere i costi di gestione dei fascicoli. Allo stesso tempo, la ricerca dei documenti e delle informazioni si fa più rapida ed affidabile, attraverso un approccio smart che facilita l’accesso da remoto e il lavoro in mobilità.La generazione di documenti digital “nativi”, poi, aggiunge a tutto questo la possibilità di sottoscrivere pratiche con firma grafometrica, di operare in modo integrato con l’ERP e importare documenti dal gestionale.
Snellisce i processi. Gli strumenti IT che una piattaforma HR ti mette a disposizione consentono di disegnare e definire processi diversificati a seconda delle necessità dell’ufficio, gestire velocemente le esigenze e assegnare specifiche attività ai propri collaboratori per snellire i processi approvativi legati alle pratiche HR (es. assunzioni, licenziamenti, cambi di ruolo etc.). Inoltre, permettono di gestire in modo puntuale le scadenze per la raccolta e la sottoscrizione, attività frequenti nell’area risorse umane.
Connette ufficio HR e collaboratori via web. Una buona piattaforma HR favorisce il dialogo fra l’azienda e i propri addetti alle Risorse Umane, consentendo ad esempio la consultazione delle informazioni anche in mobilità, accessi sicuri con autenticazione e una facile estrazione dati, statistiche e dinamiche di dati sempre aggiornati.
È perfettamente compliant. Una buona piattaforma HR opera nel pieno rispetto delle normative sulla conservazione digitale e assicura, eventualmente anche attraverso un outsourcing certificato, la corretta integrità, reperibilità, protezione ed opponibilità a terzi di tutti i documenti HR lavorati.

Le funzionalità della piattaforma HR

L’insieme delle funzionalità e vantaggi operativi consente all’ufficio Risorse Umane di gestire con il massimo dell’efficienza e della flessibilità ogni step del suo rapporto con il dipendente. Il supporto full digital ottimizza, velocizza, semplifica e rende più efficienti tutte le fasi del journey.

Insomma, i fatti parlano: l’approccio full digital è un’occasione imperdibile per un business competitivo e di successo. Grazie a una piattaforma HR, le Risorse Umane possono contare su prassi più veloci, automatizzate e sicure, e di conseguenza investire il loro tempo in mansioni più soddisfacenti per loro e a più alto valore aggiunto per l’impresa.