Linee Guida Agid e Conservazione Digitale: come cambia e come progettarla

Le nuove Linee Guida Agid, operative dal 1° gennaio 2022, sono ormai un tema ampiamente conosciuto e dibattuto, non soltanto per archiviste e archivisti o persone addette ai lavori, ma per tutte le organizzazioni che lavorano con documenti digitali, sia pubbliche sia private.

Le Linee Guida si pongono infatti come unicum normativo nella gestione complessiva di documenti e aggregazioni, dalla formazione fino alla conservazione e costituiscono un punto di riferimento fondamentale per la transizione al digitale.

E per quanto riguarda la Conservazione, rendono imprescindibile progettare la conservazione sin dalla formazione del documento informatico.

La gestione dei documenti è cambiata totalmente negli ultimi 20 anni e con essa la normativa che ne regola l’organizzazione. Il passaggio da una gestione analogica ad una gestione digitale dei documenti ha aperto nuove questioni, nuovi scenari e la necessità di procedure e regole nuove.

Come evitare i rischi di perdita di informazioni? Come mantenere nel tempo il valore probatorio?

Cosa fare per garantire l’accessibilità futura ai documenti?

Per rispondere a questi interrogativi, la conservazione degli oggetti digitali non può coincidere con la semplice conservazione del flusso di bit, ma ci sono almeno 4 aspetti chiave da considerare:

1. Occorre garantire la reperibilità e la leggibilità dei documenti.
2. Per non perdere le informazioni sul contesto documentario, non basta conservare l’oggetto digitale (il documento) ma anche le informazioni che ci consentono di ricostruirne la storia e i vincoli tra i diversi documenti e tra i documenti e il loro contesto.
3. Bisogna salvaguardare gli elementi costitutivi del documento per mantenerne inalterato il valore probatorio nel tempo.
4. Serve definire ruoli e regole di accesso al sistema attraverso un modello organizzativo.

L’evoluzione normativa si è gradualmente sviluppata e articolata per rispondere a queste necessità.

Possiamo indicare come punto di partenza il 1998 con la delibera AIPA n° 24 che comincia a parlare dell’idoneità dei supporti finalizzati a conservare documenti e informazioni informatiche, ma certamente nei primi anni la normativa si concentra sull’archiviazione sostitutiva, quindi sull’obiettivo di traslare le informazioni contenute su supporti analogici verso supporti digitali.

Il CAD del 2005 rappresenta un primo momento di cesura nel quale il quadro normativo comincia a introdurre regole, procedure e prassi che diventano la base per la gestione della conservazione come la conosciamo oggi.

Dobbiamo poi aspettare fino al 2013 2014 con le regole tecniche, quelle di dicembre 2013 sulla conservazione dei documenti e quelle del novembre 2014 sulla formazione del documento informatico per arrivare all’introduzione del concetto di sistema di conservazione.

Si tratta appunto di un sistema organizzato di regole, procedure, tecnologie, in grado di garantire i cinque pilastri della conservazione di un documento informatico:

• la reperibilità: la possibilità di poter sempre rintracciare il documento
• l’integrità: la sicurezza di poter accedere ad un documento che non sia stato modificato in maniera impropria o non autorizzata
• la leggibilità: la possibilità di accedere in ogni momento ai contenuti nel nostro documento indipendentemente dai supporti dei formati e dalle innovazioni tecnologiche
• l’autenticità e cioè la funzione del documento di essere ciò che dichiara al proprio interno

In questo scenario, le nuove Linee Guida Agid ampliano ulteriormente il “campo da gioco” e vanno a definire in maniera ancora più efficace e mirata le regole, le prassi e i requisiti tecnologici della Conservazione, a partire da un assunto fondamentale: per mantenere l’immodificabilità dei singoli documenti non basta preservare solo l’oggetto documento in sé ma occorre allargare il perimetro anche alle aggregazioni delle informazioni, quindi ai vincoli archivistici tra i documenti e ai legami tra i documenti e loro contesto.

Per fare questo, le linee guida introducono tre nuovi aspetti, che rendono la conservazione una sfida che dobbiamo porci sin dall’inizio del nostro processo di gestione documentale:

• nuovi metadati
• nuovi modelli organizzativi
• relazioni tra i documenti

Nuovi metadati

Le Linee Guida su questo sono assolutamente chiare: è al momento della formazione del documento che occorre generare e associare permanentemente ad esso i metadati previsti, ponendosi quindi già l’obiettivo della sua conservazione nel tempo.
I metadati passano da 5 a 18 per centrare tre obiettivi di massima:

• una reale interoperabilità dei sistemi
• una maggiore trasparenza nella gestione dei documenti e quindi della loro conservazione
• una vera garanzia di conservazione a lungo termine

Nuovi modelli organizzativi e ruoli

Con le nuove Linee Guida, si passa da una gestione in cui conservatore esterno a cui era delegato il processo di conservazione andava spesso a ricoprire anche il ruolo di responsabile della conservazione a un modello in cui è formalizzato il confine netto tra la responsabilità della conservazione e il conservatore.

Questo perché il responsabile della conservazione ha responsabilità su tutto il ciclo di vita del documento, a sottolineare come l’obiettivo della conservazione vada posto a partire dalla produzione del documento.

Tutte le considerazioni fatte sinora ci portano al concetto della conservazione digitale by design: all’esigenza cioè di progettare un sistema di Conservazione in grado di adeguarsi a ciò che le nuove Linee guida prescrivono.

Ma quali sono i requisiti chiave a cui prestare attenzione nella progettazione del sistema? In Siav ne abbiamo identificati cinque:

1. Estensione dei metadati: aumenta il numero dei metadati, aumenta la complessità e soprattutto i metadati vanno aggregati dal momento in cui viene prodotto il documento.
2. Correttezza dell’impianto di nomine e deleghe: serve un ragionamento sul modello organizzativo che l’ente o l’azienda intende adottare.
3. Analisi degli oggetti documentali da conservare: qui serve un’analisi a tutto tondo sui processi documentali: per quanto riguarda le aziende non possiamo più limitarci alla conservazione dei soli documenti fiscali ma occorre ragionare su tutti i documenti informatici che gestiamo (contratti, PEC…). Per quanto riguarda le pubbliche amministrazioni non ci si può più basare sulla conservazione del registro giornaliero di protocollo.
4. Ridefinizione dei processi documentali sin dalla loro formazione: dovendo gestire una quantità di metadati superiore fin dall’inizio, serve ragionare sui processi documentali: come ricevo, come produco i documenti e come aggrego le informazioni.
5. Eventuale revisione delle procedure di dematerializzazione del cartaceo: vanno considerate nel momento in cui si decide di passare da una gestione analogica a una digitale.

Questa crescente complessità sta provocando a molte organizzazioni incertezze su come procedere: da un lato c’è una progressiva acquisizione di consapevolezza del fatto che ragionare sui propri processi documentali costituisce un’opportunità, dall’altro lato progettare la Conservazione richiede la consulenza di un partner in grado di garantirci un approccio olistico e multidisciplinare: competenze normative, archivistiche, presidio organizzativo dei processi e scelta delle tecnologie più idonee.

Un piano di progetto per introdurre un sistema di Conservazione Digitale non può essere improvvisato, ma deve necessariamente alcune fasi ben precise. In Siav, grazie all’esperienza maturata in numerosi progetti di digitalizzazione realizzati in organizzazioni pubbliche e private, abbiamo identificato alcune fasi ben precise, necessarie per garantite un progetto non solo adeguato alla normativa ma anche in grado di portare reali benefici alle persone.

Vediamo quali sono:

• mappatura di tutti i documenti informatici che devono essere gestiti dall’organizzazione
• analisi dei processi esistenti all’interno dell’organizzazione (as is)
• progettazione dei nuovi processi informatici (to be)
• adozione di un sistema di gestione documentale che è il perno tecnologico attraverso cui si va a realizzare davvero la conservazione
• corretta definizione dei metadati
• scelta delle modalità di sottoscrizione per garantire il valore probatorio
• gestione delle relazioni tra i documenti per non perdere informazioni di contesto
• individuazione di idonei modelli organizzativi e ruoli.

Questo approccio ci porta a una vera e propria “rivoluzione copernicana”: partendo proprio dalla progettazione del sistema di conservazione, si va a considerare l’introduzione di un sistema di gestione documentale per condividere e organizzare i documenti, gestire i processi approvativi e firmare garantendo il valore probatorio di questi documenti nel tempo.

Realizziamo così un sistema coerente che garantisce e armonizza le quattro fasi fondamentali del ciclo di vita di un documento: Formazione, Sottoscrizione, Gestione e Conservazione, con quest’ultimo step che diventa il pilastro su cui realizzare una vera trasformazione digitale.