La PEC europea: obblighi e opportunità per le aziende

La PEC (Posta Elettronica Certificata) è un sistema di comunicazione digitale che garantisce la sicurezza e la tracciabilità dei messaggi inviati e ricevuti in quanto assicura la certezza dell’integrità dei contenuti trasmessi tra due caselle (il “cosa”) e del momento di avvenuta ricezione (il “quando”). Per tali caratteristiche la normativa nazionale, al momento, con l’art.48 del D.lgsl 82/2005 (il cosiddetto CAD “Codice dell’amministrazione digitale”) equipara la PEC alla raccomandata cartacea con ricevuta di ritorno.

La storia della PEC inizia nel 2005, quando viene introdotta in Italia come risposta alla necessità di semplificare e velocizzare le comunicazioni tra pubbliche amministrazioni, imprese, cittadine e cittadini. È di fatto dal 2012 che la PEC diventa obbligatoria per imprese (anche individuali), liberi professionisti e professioniste, imprese artigiane e PA.

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Dal 2016, ha piena efficacia il Regolamento UE n.910/2014, cosiddetto “eIDAS”, che stabilisce le regole comuni per l’identificazione elettronica, per i servizi fiduciari nell’ambito del mercato unico digitale europeo. Tra questi servizi, c’è anche il recapito elettronico certificato (SERC) ed in particolare recapito elettronico certificato e qualificato (SERCQ) che all’integrità del contenuto ed alla prova di trasmissione integra l’identificazione certa del mittente e del destinatario (il “chi” che manca all’attuale PEC). L’Italia, che ha fatto da apripista con la sua PEC, ha deciso di adeguarsi al nuovo standard europeo, promuovendo nel 2019 l’attivazione di un gruppo di lavoro che è stato allargato nel 2020 agli altri stati membri; il gruppo di lavoro ha preso a modello il protocollo REM (Registered Electronic Mail) nello specifico secondo il recente ETSI EN 319 532-4 pubblicato nel giugno 2022.

La PEC europea è quindi il risultato di un processo di innovazione e integrazione a livello europeo, che offre nuove opportunità di comunicazione certificata tra cittadine e cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni di tutti gli Stati Membri. Con la PEC europea è possibile:

• facilitare le relazioni commerciali e contrattuali con aziende clienti e fornitrici estere;
• partecipare a bandi e concorsi pubblici a livello europeo;
• risparmiare tempo e costi rispetto ai tradizionali mezzi di comunicazione;
• disporre di uno strumento elettronico sicuro e affidabile, certificato e garantito;
• semplificare le procedure amministrative e burocratiche con le pubbliche amministrazioni di altri Paesi.

Prima di affrontare il modo analitico le differenze tra PEC e REM, osserviamo il fenomeno dall’alto e cerchiamo di rilevare alcuni elementi di difformità tra i due modelli.
La principale differenza tra PEC e REM, cui peraltro si è già fatto riferimento, deriva dal fatto che PEC, ovvero lo standard italiano, certifica l’invio e la ricezione dei messaggi, ma non l’identità degli attori coinvolti, ovvero del mittente e del destinatario, a differenza della REM (Registered Electronic Mail). Da questo derivano le operazioni necessarie per l’adeguamento delle caselle PEC a REM.

La data esatta di obbligatorietà della REM (PEC europea), da quando cioè esisterà un obbligo di conversione da PEC e REM, non è ancora definita (la data esatta verrà individuata da un DPCM), ma l’adeguamento agli standard europei è certamente già possibile e consigliabile.

Per adeguare la PEC agli standard europei, ovvero passare da PEC e REM, è necessario rispettare i seguenti requisiti:

• riconoscimento certo dell’identità del titolare o della titolare della PEC/REM: occorre verificare l’identità del proprietario o della proprietaria, oppure del Legale Rappresentante o della Legale Rappresentante (nel caso di PEC aziendali) utilizzando uno dei seguenti strumenti, come SPID, firma digitale, CIE 3.0, Tessera Sanitaria – Carta Nazionale dei Servizi o webcam;
• attivazione della verifica in due passaggi (2FA) sulle caselle: è obbligatorio accedere a ciascuna casella PEC con un secondo livello di protezione. Infatti, oltre ad username e password, verrà richiesta una ulteriore autorizzazione sul dispositivo associato, come SMS, e-mail, app o token;
• aggiornamento del client di posta o del software gestionale: è necessario assicurarsi che il programma o il software di posta siano compatibili con il nuovo standard europeo.

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La REM (PEC europea) offre una serie di vantaggi già conosciuti e apprezzati con la PEC tradizionale, come:

• la certezza legale di quando sono state inviate o ricevute (o non ricevute) le e-mail;
• la data e l’ora precise di ogni messaggio scambiato;
• la sicurezza che nessuno possa alterare il contenuto delle comunicazioni;
• la garanzia di affidarsi a gestori qualificati e autorizzati.

Ma la PEC europea aggiunge nuovi importanti benefici, come:

• la garanzia di conoscere sempre mittente e destinatari dei messaggi, grazie a un meccanismo di verifica dell’identità dei mittenti;
• maggiore sicurezza, grazie ad ulteriori controlli e autorizzazioni per accedere e gestire le caselle PEC;
• possibilità di estendere i benefici delle comunicazioni via PEC all’intera l’Unione Europea.

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Cosa succede se non si adegua la PEC agli standard europei obbligatori

Il mancato passaggio da PEC a REM comporta le seguenti conseguenze:

• non poter più usare la posta elettronica per comunicazioni con valore legale in Italia, senza dover usare altri strumenti o portali;
• poter solo consultare la vecchia PEC, senza facoltà di usarla per inviare o ricevere messaggi certificati.

In Siav, accompagniamo aziende ed enti nel passaggio da PEC a REM con la nostra soluzione Enterprise PEC Manager, che si aggiorna per rendere questa transizione facile e sicura e garantire la continuità di utilizzo in questo fondamentale canale di comunicazione.

PEC Manager è una soluzione perfettamente integrata nei processi di gestione documentale, e quindi assicura un utilizzo efficiente di questo strumento all’interno delle Organizzazioni gestendo al meglio il flusso di informazioni che viaggiano via PEC.

PEC Manager consente di tracciare lo smistamento dei messaggi, la loro presa in carico e le scadenze, di assegnare i compiti e le responsabilità in base ai ruoli e alle competenze, di condividere i documenti solo con chi deve vederli, fino ad arrivare a meccanismi di smistamento automatico e classificazione automatica delle email, anche grazie ad algoritmi di AI (Artificial Intelligence) e ML (Machine Learning), e alla conservazione a norma delle ricevute per garantire documenti opponibili a terzi nel tempo.