Gestione dei workflow aziendali con Siav

Le aziende per essere competitive oggi devono definire la gestione dei workflow aziendali in modo puntuale, ovvero serve che abbiano visibilità dei processi e ne facciano un’analisi approfondita per poter poi innovare nell’ottica di una maggiore efficacia ed efficienza (continuo miglioramento). Si tratta, in pratica, di fare attività di business process management e il digitale offre un contributo prezioso in questo senso.

Siav offre tutta la tecnologia necessaria per accelerare lo svolgimento dei processi aziendali lavorando su due fronti principali. Il primo è quello della gestione integrata del flusso documentale, garantendo le tecnologie di dematerializzazione, conservazione e facile accessibilità all’informazione in piena sicurezza anche in Smart Working e da mobile. Il secondo è quello della collaborazione, abilitando la connessione tra colleghi, ovvero garantendo la possibilità di assegnare attività e relative scadenze, scambiare documenti e comunicare in modo rapido.

Workflow management, ecco cosa fa la tecnologia Siav

Nelle piattaforme di gestione dei workflow proposte da Siav sono offerte una serie di funzionalità progettate per ottimizzare il lavoro, sia con processi predefiniti dall’organizzazione ma anche con processi “smart” definiti con pochi click dall’utente. Ecco, nello specifico, le principali.

Task on demand: le soluzioni consentono lo svolgimento dei processi in modo collaborativo e l’assegnazione di attività e scadenze nel modo più efficace possibile: è l’utente stesso che può definire cosa serve fare, entro quando, chi lo deve fare e quali saranno i passi successivi alle varie attività

Workflow designer: la tecnologia Siav consente di disegnare processi strutturati, anche complessi, e garantisce questa opportunità con tool avanzati per gli esperti ma anche con tool semplificati per coloro che non hanno particolari competenze tecniche.

Analytics: i software sono in grado di monitorare l’andamento delle attività, per ottimizzare la gestione dei carichi di lavoro in base alle esigenze rilevate. Ai responsabili di ogni dipartimento si possono rendere disponibili informazioni preziose sui processi monitorando le attività da prendere in carico, in lavorazione e concluse.

Dashboard proattiva: i tool Siav offrono un’interfaccia intuitiva, dando la possibilità ad ogni utente di personalizzare l’interfaccia e di adattarla al suo metodo di lavoro tramite semplici drag & drop, in modo ad esempio di individuare rapidamente i compiti da svolgere, stabilire con quali priorità, prendere visione del lavoro svolto dal team o delle attività assegnate ai colleghi.

Process mining: BIPOD, in particolare, è l’applicativo di process mining sviluppato da Siav che, in base ai contenuti rilevati nei sistemi informativi aziendali, traccia e ricostruisce graficamente tutti i processi digitali fornendo riscontri visivi utili ad evidenziare anomalie, eccezioni e colli di bottiglia.

Gestione dei workflow, i plus della proposta Siav, anche in ottica Smart Working

La proposta Siav è stata prima di tutto la studiata per garantire ai propri utenti sicurezza a 360 gradi sia dal punto di vista applicativo sia a livello sistemistico. Nella progettazione l’obiettivo per l’azienda è stato quello di offrire una soluzione che gestisse in modo sicuro l’accesso ai dati per i dipendenti – sia dall’interno sia dall’esterno per abilitare i sempre più attuali processi di smart working – ma anche per tutti i stakeholder dell’organizzazione, come ad esempio partner, fornitori e consulenti, attraverso portali dedicati e integrati ai sistemi aziendali.

La tecnologia di Siav, inoltre, si caratterizza per essere particolarmente flessibile in modo da poter rispondere alle diverse esigenze che si configurano anche in una stessa organizzazione, per esempio, sono diversi i processi documentali e di lavoro di un ufficio risorse umane rispetto alle attività di gestione dei workflow dell’area logistica o di quella legale.

I software offrono poi piena integrabilità con gli altri applicativi presenti in azienda – come I sistemi ERP (in particolare SAP) e quelli di CRM – in modo da favorire un dialogo costante e uno scambio di informazioni immediato.

Siav ha realizzato le proprie soluzioni di workflow management con un particolare occhio di riguardo rispetto all’usabilità: tutti i collaboratori aziendali, quindi le strutture operative ma anche i manager, devono avere la possibilità di accedere ai sistemi da casa come dall’ufficio, o in mobilità, lavorando in modo semplice ed intuitivo; solo così è possibile diffondere capillarmente l’adozione del tool senza dover investire ore in formazione o, peggio, rischiare un calo di adozione ed un utilizzo circoscritto a pochi utenti.

È importante a quest’ultimo proposito ricordare che solitamente nelle aziende si inizia a lavorare con le piattaforme di gestione dei workflow coinvolgendo un certo numero limitato di addetti (per esempio lavorando su processi più semplici, o relativi a determinate business unit) per poi estendere la tecnologia ad altri utenti e aree. Tenendo conto di questo, Siav ha costruito le proprie piattaforme all’insegna della scalabilità, per accompagnare naturalmente l’impresa nella sua crescita durante l’intero percorso di transizione digitale.