Fatturazione Elettronica in Europa: come essere a norma

La fatturazione elettronica in Europa si sta progressivamente estendendo. Questo rappresenta uno dei temi più caldi del momento e coinvolge tutte le maggiori economie dell’UE, e quindi moltissime imprese: con la diffusione dell’e-fattura a livello europeo, si apre sicuramente una nuova spinta alla semplificazione, ma anche nuove sfide e possibili criticità.

In questo articolo approfondiremo questo tema importantissimo da conoscere per tutte le Organizzazioni nel loro percorso digitale e spiegheremo come essere a norma in uno scenario complesso e mutevole.

Capiremo a che punto siamo, come prepararsi e a cosa prestare attenzione.

In questo scenario, l’8 dicembre 2022 è stato proposto un nuovo pacchetto di raccomandazioni con lo scopo di emendare le principali normative europee in ambito fiscale e renderle più moderne.

Questo pacchetto – denominato VAT in the Digital Age – ha l’obiettivo di favorire la digitalizzazione del sistema fiscale, combattere le frodi e le evasioni ed estendere l’obbligo di fatturazione in un formato elettronico standard senza esenzioni.

Si tratta di obiettivi molto ambiziosi, e uno degli strumenti per raggiungerli è proprio la creazione di un nuovo sistema di e-reporting e di fatturazione elettronica.

Il progetto ViDA si articola su 3 grandi pilastri:

• Fatturazione elettronica e Digital Reporting.
• Platform Economy.
• Registrazione IVA unica a livello europeo.

La tematica è in forte divenire e, allo stato attuale, non vi è certezza sulle tempistiche relative all’entrata in vigore dei tre pillar.

Il tema più interessante, ai nostri fini, è quello della fatturazione elettronica e del Digital Reporting: ViDA prevede infatti l’adozione della e-invoice come metodo standard per l’emissione delle fatture all’interno dell’Unione, cosa che di fatto creerebbe quella standardizzazione (su formati europei) auspicata da almeno un decennio, con contestuale semplificazione delle procedure per imprese ed enti pubblici. Sommata all’obbligo di fatturazione elettronica che tutti gli Stati stanno perseguendo in modo indipendente, ViDA avrebbe un impatto determinante su tutto il tema della digitalizzazione dei processi B2B.

La proposta è ancora in fase di discussione, ma è probabile che entro il 2024 verranno fissate date certe. Allo stato attuale, si ritiene che previsioni iniziali sulla fattura elettronica europea e il Digital Reporting (2028) vengano spostate al 2030 o 2032, mentre le norme sulla Platform Economy dovrebbero entrare in vigore nel 2026, così come la piattaforma di registrazione unica a fini IVA.

In attesa dell’approvazione della nuova direttiva qual è la situazione ad oggi della fatturazione elettronica europea, o meglio della fatturazione elettronica in Europa?

Visto che ad oggi per la fatturazione elettronica B2B non c’è ancora nessun obbligo a livello europeo, i vari Paesi si stanno muovendo in ordine sparso, sia sotto il profilo del formato, che del canale e dei soggetti obbligati.

Come ben sappiamo, l’Italia ha fatto da “apripista” prima con la fattura PA, poi con la B2B obbligatoria in modo generalizzato.

Altre nazioni europee, all’interno della normativa sulla fatturazione elettronica, hanno già definito il percorso attraverso nuove leggi che vedranno nei prossimi anni gli obblighi di fattura B2B secondo modelli variegati. Oltre a un tema di differenti tempistiche, ci sono grandi differenze sui formati, le regole e i sistemi adottati dai diversi stati nella normativa sulla fatturazione elettronica.

Vediamo qualche esempio:

Fattura elettronica in Polonia

La Polonia renderà a breve la fatturazione elettronica B2B obbligatoria per tutti attraverso una piattaforma centrale che si chiama KSeF. È un sistema molto simile a quello italiano, si basa su un formato proprietario alla stregua di quello italiano. In Polonia convivranno almeno per un po’ due diversi sistemi, ovvero il KSeF insieme al sistema per le fatture verso la pubblica amministrazione che si chiama PeF e che, basandosi su PEPPOL, ha un meccanismo totalmente differente. Difficile pronunciarsi circa le date: l’obbligo, inizialmente previsto per metà 2024 (1/7/2024), è stato rinviato a data da definirsi.

Fattura elettronica in Francia

Anche in Francia la fattura elettronica obbligatoria vedrà la luce nel prossimo futuro. La Francia ha introdotto un sistema centrale che è il PPF (Portale Pubblico di Fatturazione), che è l’evoluzione del sistema che oggi usato in Francia per fatturazione elettronica in ambito di B2G che è chiamato Chorus Pro.

Tramite questo sistema è possibile scambiare le fatture in maniera diretta oppure tramite “piattaforme di dematerializzazione partner” (PDP), ossia delle aziende fornitrici certificate che saranno le uniche che potranno collegarsi direttamente al PPF. L’obbligo, inizialmente previsto per il 2024, è stato rinviato a data da destinarsi: presumibilmente, verrà posticipato all’1/1/2026, ma non ci sono certezze in merito.

Fattura elettronica in Spagna

La Spagna con la Legge “Crea y Crece” del 29 settembre 2022 ha previsto l’estensione dell’obbligo generalizzato per il 2024, ma alcuni ritardi hanno posticipato la data di entrata in vigore, che presumibilmente verrà fissata al 2025; anche la Spagna è orientata verso un sistema centrale che gestirà le fatture anche attraverso l’interfacciamento con provider che potranno occuparsi della trasformazione del formato.

Fattura elettronica in Serbia

Pur non rientrando nell’UE, riportiamo anche il caso della Serbia, trovandolo decisamente interessante. In Serbia la fatturazione elettronica è già obbligatoria per tutti dal 1° gennaio 2023, ha un sistema centralizzato, simile a quello italiano.  Il governo serbo utilizza una piattaforma nazionale chiamata eFaktura per gestire lo scambio di fatture elettroniche e il formato scelto dalla Serbia è un formato standard quindi un formato UBL 2.1 che è identico allo standard europeo. Il sistema di piattaforma nazionale eFaktura si occupa anche di conservazione e archiviazione delle fatture elettroniche che vengono scambiate; quindi, è possibile conservare direttamente sul sistema governativo.

Altri Paesi che hanno stanno intraprendendo in Europa un processo di fatturazione elettronica generalizzato sono il Belgio, che utilizzerà un metodo di scambio basato su PEPPOL (2026), il Portogallo  dove le fatture già oggi devono includere un codice a barre e un codice unico documento e dal primo gennaio 2024 devono anche includere una firma digitale per essere valide; la Romania, che ha già un obbligo parziale nel B2B introdotto per alcune categorie merceologiche, e sta lavorando per completare l’estensione nel corso di quest’anno (2024).

Per un’azienda che lavora in ambito europeo, con filiali estere e rapporti con aziende fornitrici e clienti sparsi in vari Paesi è importante adottare una soluzione che sia scalabile e sufficientemente flessibile per adattarsi velocemente ai cambiamenti normativi.

Nell’affrontare il progetto, i fattori da considerare sono:

• Normativa – come devo fare fattura elettronica?
• Formato – che formato devo usare?
• Modello di interoperabilità – In che modo devo / posso comunicare con aziende fornitrici / autorità?
• Stato di adozione – ho un obbligo stringente? Se sì, quando?

Questa complessità deve essere non solo gestita ma potenzialmente minimizzata adottando una soluzione in grado di gestire tutte le variabili in maniera “trasparente” per l’utente,  ma soprattutto scegliendo un partner in grado di offrire un approccio a 360 gradi e un supporto completo end to end.

In un progetto di fatturazione elettronica infatti ci sono certo gli aspetti tecnologici ma lo scenario è molto complesso perché ci sono tematiche di compliance normativa,  così come tematiche di reengineering organizzativo e un coinvolgimento di stakeholders sia interni sia esterni all’organizzazione.

Quali sono quindi gli strumenti per implementare una fatturazione elettronica estera con l’obiettivo dell’efficienza?

• la tecnologia applicativa: una scelta vincente è quella di avere un’unica soluzione, un’unica visione: noi lo definiamo un Hub di fatturazione multicanale per tutti i processi di fatturazione. Quali sono i vantaggi?
  • una visione unitaria di tutti i processi di fatturazione sia italiana che estera;
  • multicanalità rispetto ai formati (elettronico vs analogico), per gestire una situazione a macchia di leopardo, con modalità tecnologiche diverse.
  • avere un’unica interfaccia senza occuparsi di tutte le complessità sia tecnologiche che organizzative
  • gestire la Conservazione rispetto delle diverse norme

• un supporto consulenziale completo: dalla normativa fino alla reingegnerizzazione dei processi
• un supporto a 360 gradi in logica di Delivery in grado di garantire flessibilità, customizzazione, integrazioni con ERP e altri sistemi aziendali.

In Italia abbiamo un vantaggio: abbiamo già a che fare con un processo obbligatorio di Fatturazione Elettronica e possiamo quindi appoggiarci su questa conoscenza e su un ecosistema che già ci lavora.

Possiamo quindi sfruttare le soluzioni già adottate per la gestione della fatturazione in Italia, estendendole  per essere pronte a gestire il contesto e lo scenario internazionale.

Come? Se in Italia parliamo direttamente con lo SdI, nel resto del mondo, tramite accordi con provider specifici, riusciamo a coprire la compliance globale e a comunicare con  le varie autorità fiscali, sgravando il cliente di tutto questo tipo di complessità e della gestione della comunicazione con i sistemi centrali.

Va sottolineato, a tal proposito, che i sistemi esteri di fatturazione non differiscono dal nostro solamente a livello sintattico, di formati e canali di trasmissione, ma proprio nel modello di funzionamento: in particolare, in alcuni casi viene imposta un’interazione diretta con le autorità centrali, in altri i modelli sono più distribuiti e l’interazione avviene con intermediari qualificati. Ogni progetto va dunque definito in funzione delle esigenze di fatturazione del cliente, puntando ad automatizzare la maggior parte dei workflow e mettendo a disposizione console di monitoraggio, alert e notifiche automatiche.

Inoltre, una soluzione di questo tipo è in grado di gestire la compliance e l’intero monitoraggio dall’inizio alla fine del processo, quindi dal momento in cui il dato si trova nel sistema ERP fino a quando arriva all’autorità centrale fiscale e ritorna completo di tutte le informazioni per gestire il processo nella sua interezza.

Per tutte le aziende che operano in ambito europeo la fattura elettronica sta ormai diventando un obbligo:

• dover essere compliant con la normativa in essere
• dover essere costantemente aggiornato sull’evoluzione delle regole tecniche e degli adempimenti
• dover rispondere alle richieste dei miei partner commerciali /stakeholder all’estero

La fatturazione elettronica è inoltre una grande opportunità: quella di avere un sistema unificato e centralizzato indipendentemente dal paese, quindi che si basa su un’unica piattaforma evoluta in grado di gestire tutte le fatture, con vantaggi importanti.