Fatturazione elettronica estera: come emettere e gestire le fatture di aziende fuori dall'Italia

La fattura elettronica estera prende sempre più piede. La normativa internazionale sull’e-fattura, in Europa ma non solo, sta infatti subendo importanti e continue evoluzioni e sono molti i Paesi che stanno andando verso una qualche forma di obbligo di fatturazione elettronica, come in Italia.
Si apre una nuova spinta alla semplificazione, ma anche nuove sfide e possibili criticità: a che punto siamo, come prepararsi e a cosa prestare attenzione.

I motivi della spinta verso la fatturazione elettronica in Europa e fuori dal continente sono numerosi e correlati tra di loro: un ecosistema sempre più globale, unito alla digital disruption portata da digital economy, tecnologie emergenti e nuovi modelli di business. A tutto questo va aggiunta la crescente centralità dei dati, così come la spinta data da tematiche emergenti legate a Fair Share, Tax Compliance, criteri ESG (Environmental, Social and Governance).

La fatturazione elettronica, infatti, è una tecnologia avanzata che può contribuire a ridurre l’evasione fiscale e a semplificare la gestione delle operazioni commerciali.  In generale, la fatturazione elettronica può migliorare la trasparenza e l’efficienza dei processi aziendali, semplificare l’adempimento degli obblighi fiscali e promuovere lo sviluppo economico sostenibile.

Per tutti questi motivi lo scenario della fatturazione elettronica all’estero, in Europa e nel mondo, è in costante evoluzione sul fronte dei processi, delle specifiche tecniche, della normativa e degli adempimenti da rispettare.

L’assenza di uno standard mondiale, nonché europeo, cui poter far affidamento crea però una situazione di estrema frammentazione a livello globale, in quanto ogni Paese dispone di proprie regole tecniche e leggi, cui è necessario adeguarsi.  Inoltre, lo stato di maturità nella adozione della fatturazione elettronica varia notevolmente tra le diverse aree geografiche.

Tutte queste differenze possono rendere la fatturazione elettronica internazionale complicata e difficile da gestire per le imprese che operano in Europa o worldwide.

Per ridurre la complessità e gestire con successo la fatturazione elettronica estera in modo affidabile ed efficiente, è necessario ricorrere all’innovazione e al supporto di esperti e di soluzioni tecnologiche che possano guidare le aziende in questo complesso mondo normativo e tecnico.

In generale, la fatturazione elettronica è un sistema in cui le fatture vengono emesse, trasmesse e memorizzate in formato elettronico, invece di essere stampate su carta. Questo sistema consente di ottenere significativi vantaggi in termini di efficienza, trasparenza e sicurezza.

La digitalizzazione dei processi aziendali sta diventando sempre più importante, e la fatturazione elettronica estera è un passo importante in questo senso. Grazie alla sua implementazione, le aziende possono automatizzare processi fondamentali e ottenere risparmi significativi sui tempi e costi di elaborazione delle fatture, riducendo così il carico di lavoro amministrativo e consentendo di focalizzarsi su altre attività.

Per questi motivi la tendenza generale è quella di un rapido sviluppo della fatturazione elettronica a livello globale.

Ma cosa si intende per fatturazione elettronica?

• In Italia la fattura elettronica è un documento informatico, in formato strutturato XML, trasmesso per via telematica al Sistema di Interscambio (SdI), e da questo recapitato al ricevente.
• In Europa la fattura elettronica è una fattura che è stata emessa, trasmessa e ricevuta in un formato elettronico strutturato che ne consente l’elaborazione automatica ed elettronica.
• Nel mondo si definisce fattura elettronica una fattura in formato digitale che contiene le stesse informazioni normalmente presenti su una fattura cartacea, ma si presenta in una forma di documento elettronico immutabile e non alterabile che ne attesta la data di emissione, la provenienza e l’integrità del contenuto.

A seconda delle aree geografiche e dei diversi scenari l’approccio alla fatturazione elettronica è diverso ed ha scopi primari differenti:

• Fatturazione elettronica vera e propria (e-invoicing) in ambito B2G (verso la PA), B2B (tra imprese), B2C (verso il consumatore finale)
• Reportistica elettronica alle autorità (e-reporting)

A seconda di come avvengono gli scambi fra i tre attori centrali del processo di fatturazione (Amministrazione Fiscale, Fornitore, Cliente) si possono identificare diversi modelli di fatturazione elettronica. I più diffusi sono:

• Real-time Invoice Reporting model
• Centralised Exchange model
• Interoperability model
• Clearance Model
• Decentralised CTC and Exchange Model

Al di là dei tecnicismi, è importante sottolineare che un’analisi comparata dei cinque standard suggerisce un problema di fondo che li accomuna tutti: la difficoltà di ottenere allo stesso tempo un adeguato livello di supporto alle autorità fiscali competenti e un soddisfacente standard di interoperabilità che faciliti lo scambio dei documenti tra Paesi differenti.

1. Frammentazione normativa tra i vari Paesi
2. Diversi formati e standard di e-invoice
3. Diversi canali di trasmissione delle fatture elettroniche
4. Normativa locale in continua evoluzione
5. Differenze a livello di modalità e tempi di conservazione

In questo contesto eterogeneo e frammentato, l’UE si sta preparando alla fatturazione elettronica europea. O meglio, si sta preparando a un obbligo generalizzato di fatturazione elettronica europea, visto che un modello comunitario esiste già e deve obbligatoriamente essere accettato da tutte le PA dell’Unione (vale quindi soltanto per la fatturazione B2G).

Lo scorso 8 dicembre 2022, la Commissione Europea ha presentato una proposta di revisione del regolamento IVA, chiamata “VAT in the Digital Age“, al fine di modernizzare il sistema attuale e adattarlo alle nuove sfide dell’economia digitale.

L’obiettivo è quello di favorire la digitalizzazione del sistema fiscale globale, combattere le frodi e l’evasione ed estendere l’obbligo di fatturazione in formato elettronico intra-UE senza esenzioni. Le tre raccomandazioni su cui si basa la proposta di direttiva riguardano la creazione di un nuovo sistema di eReporting e fatturazione elettronica, l’introduzione di nuove regole per la gestione della platform economy e l’implementazione di un sistema unificato di registrazione dei documenti IVA. Nonostante la proposta sia ancora in fase di discussione tra gli Stati membri, al momento una data plausibile per la e-invoice intra-UE e l’eReporting è il 2030.

Alcuni dei benefici previsti dalla Commissione con l’introduzione del pacchetto comprendono la semplificazione dei processi amministrativi, il conseguente abbattimento di costi e un livello di interoperatività intra-UE senza precedenti.

Ma lo spirito di innovazione nel sistema fiscale non si ferma al contesto europeo. Il pacchetto VAT in the Digital Age si inserisce infatti nel più ampio contesto del quadro BEPS (Base Erosion and Profit Shifting), introdotto dall’OCSE per la promozione della tassazione corporate a livello internazionale.

A partire da novembre 2021, infatti, oltre 135 Paesi membri dell’organizzazione internazionale hanno aderito a un piano multilaterale che mira a ridurre le mancate entrate IVA, che derivano dalla scarsa interoperabilità dei sistemi di tassazione internazionali e ad aumentare la trasparenza e l’equilibrio del sistema fiscale globale.

L’Europa lancia un chiaro messaggio sulla volontà di uniformare obblighi e standard in materia di fatturazione elettronica per la lotta all’evasione dell’IVA. In questo scenario è già iniziata la “corsa all’adeguamento” da parte degli stati membri, e le aziende italiane che operano in altri paesi UE dovranno sforzarsi di seguire le vicende normative dei paesi in cui risiedono i partner commerciali.

In Francia, per esempio, è stato introdotto un sistema centralizzato con il PPF (Portale Pubblico di Fatturazione), che è l’evoluzione dell’attuale Chorus Pro. Non è ancora in vigore un obbligo di fatturazione elettronica ma si suppone lo sarà entro il 2026.

La Serbia ha già introdotto dal 1° gennaio 2023 la fatturazione elettronica per tutto il settore B2B con un sistema centralizzato molto simile a quello italiano.

Il Belgio sta implementando un sistema decentralizzato basato su Peppol. La fatturazione elettronica sarà obbligatoria per tutte le aziende a partire dal 1° gennaio 2026.

Ma anche molti altri Paesi, come la Polonia, la Germania e la Danimarca stanno implementando roadmap o piani per l’introduzione dell’obbligo nei prossimi anni.

Sebbene ci siano ancora variazioni tra le diverse aree geografiche, la tendenza generale è quindi quella di un rapido sviluppo della fatturazione elettronica a livello globale.

Da questo punto di vista, l’Italia è stata un vero e proprio apripista: la fatturazione elettronica è stata introdotta già nel 2014 per le transazioni con la PA, e dal 2019 è obbligatoria per tutte le imprese.

Come spesso accade, i processi di trasformazione imposti dalla normativa aprono per le imprese prospettive estremamente interessanti sul piano della digitalizzazione, e l’introduzione dell’obbligo ha spinto molte organizzazioni a ripensare i flussi documentali per sfruttare appieno i vantaggi della dematerializzazione.

Con l’estensione all’estero della fatturazione elettronica si apre una nuova spinta di semplificazione per le aziende che hanno frequenti rapporti commerciali con l’estero.

Non solo: gli investimenti che le aziende italiane hanno sostenuto per adeguarsi alla norma possono essere ulteriormente portati a valore, estendendo i vantaggi di una gestione documentale integrata anche ai processi di fattura elettronica verso Paesi UE ed extra UE.

Molte aziende si interrogano su quale sia il modo più rapido (e compliant) per emettere fatture verso l’estero. La complessità descritta precedentemente fa sì che non ci sia una sola risposta ma dipenda da un caso all’altro; l’azienda è infatti tenuta a rispettare la legge dell’ordinamento in cui risiede e anche quella del proprio cliente, che, come si è visto, potrebbe essere in fase di continua evoluzione.

Partendo però dal caso italiano, al momento la fattura verso l’estero deve passare dal Sistema d’Interscambio e riportare alcune indicazioni ad hoc, tra cui:

• Codice destinatario: XXXXXXX
• ID Paese: il codice identificativo del Paese di destinazione
• CAP: 00000
• Partita IVA del cliente estero, in caso di soggetti comunitari

A differenza della fatturazione verso soggetti italiani, però, qui la fattura va anche inviata (es, PDF) al cliente, che essendo un soggetto estero non la può ricevere direttamente da SdI.

Come anticipato, oggi le fatture verso l’estero transitano comunque dal Sistema d’Interscambio, in particolare dopo l’abolizione dell’esterometro (2022).

Le scadenze sono diverse a seconda che si tratti di un’operazione attiva o passiva. Nel primo caso, le fatture elettroniche devono essere emesse e trasmesse a SdI entro 12 giorni dall’esecuzione della prestazione (o dall’invio dei beni) se sono fatture immediate o entro il 15 del mese successivo in caso di fatture differite. Le fatture ricevute vanno invece trasmesse entro la metà del mese successivo alla ricezione del documento o all’esecuzione della prestazione.

La disciplina sanzionatoria per l’invio tardivo o la mancata emissione della fattura elettronica ha subito importanti evoluzioni in tempi recenti, in particolare con l’abolizione dell’esterometro e il passaggio alla fattura elettronica con contestuale SdI. Se per le operazioni effettuate fino alla fine del 2021, la sanzione amministrativa era di 2 euro a fattura per omessa o errata trasmissione dei dati, fino a un ammontare massimo di 1000 euro; a partire dal 1° luglio 2022, la sanzione è diventata di 2 euro a fattura ma con un massimale di 400 euro. L’ammontare della sanzione è dimezzato nel caso in cui la situazione venga regolarizzata entro 15 giorni dal termine di scadenza.

Le annotazioni sulle fatture sono diciture aggiuntive inserite per fornire informazioni supplementari su specifici aspetti dell’operazione e possono essere obbligatorie o facoltative a seconda della tipologia di operazione e delle normative fiscali dello specifico Paese.

La tipologia di annotazioni richieste sulla fattura varia a seconda di svariati fattori, tra cui:

• Paese di destinazione, tenuto conto che le normative fiscali differiscono da un Paese all’altro, e quindi le annotazioni richieste possono variare in modo significativo. Lo stesso vale per i dati obbligatori in fattura.
• Tipo di operazione: alcune tipologie di operazioni (es, cessione di beni in transito o depositati in luoghi soggetti a vigilanza doganale, cessioni di beni extra-UE…) richiedono specifiche annotazioni per giustificare l’applicazione del regime fiscale scelto.

Prendendo in esame l’ordinamento italiano, tra le tipiche annotazioni delle fatture riportiamo:

• Cessione intracomunitaria di beni ex art.41, D.L. n.331/93, richiede la dicitura “Operazione non imponibile”.
• Cessione di beni e prestazione di servizi effettuate nei confronti di soggetti stabiliti fuori dalla UE richiede la dicitura “Operazione non soggetta”.
• Operazioni soggette al regime di Reverse Charge. La dicitura corretta in fattura è “inversione contabile”.

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Scegliere la soluzione di fatturazione elettronica giusta è fondamentale per garantire la corretta gestione di questo importante processo aziendale. Seguire queste regole può essere un valido punto di partenza per fare la scelta giusta e per affrontare questo processo in modo efficiente e compliant.