Document Management: vantaggi e soluzioni personalizzate per aziende

Redazione SIAV

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Gestione documentale

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Indice

Cos’è un document management system
Vantaggi strategici di una soluzione di document management
I principali benefici di una soluzione DMS
Differenze tra document management on-premise e cloud
Migliori pratiche per l’implementazione di una soluzione di gestione documentale
Soluzioni di gestione documentale per settori specifici
Criteri da considerare per scegliere un document management system

I software di document management sono sistemi che consentono di ottimizzare la gestione dei contenuti aziendali, promuovendo così la collaborazione tra colleghi.

Queste applicazioni offrono molteplici vantaggi che vanno molto oltre la dematerializzazione e il progressivo abbandono della carta negli uffici, ottimizzando tempi e modalità del lavoro quotidiano che comportano il trattamento di informazioni nativamente digitali.

Una soluzione di document management efficace consente di migliorare l’operatività dell’azienda e promuove un rinnovamento nell’intera organizzazione. A fronte di una vasta proposta di tool in quest’ambito, è importante dunque tenere presente alcuni criteri da considerare per compiere la propria scelta.

Cos’è un document management system

Un Document Management System (DMS) è una soluzione software progettata per archiviare, organizzare e gestire (a norma) i documenti digitali di un’organizzazione, facilitando la condivisione e l’accesso alle informazioni.

Anche se l’archiviazione e la ricerca dei documenti sono operazioni chiave, soprattutto in aziende distribuite e di grandi dimensioni, un DMS va ben oltre il semplice ruolo di repository: è un sistema centrale per gestire i workflow legati ai documenti, come firme, autorizzazioni e processi di approvazione. Può essere integrato con tecnologie avanzate e diventa così un elemento strategico dell’operatività quotidiana, migliorando l’efficienza e garantendo sicurezza e conformità normativa.

I pilastri del document management system

Archiviazione

Il DMS memorizza e organizza i documenti digitali in modo efficiente

Ricerca avanzata

Attraverso parole chiave e metadati, è possibile risalire rapidamente a documenti specifici

Version control

Serve per gestire e tracciare le modifiche ai documenti nel tempo

Gestione dei workflow

Fondamentale per automatizzare i processi di approvazione e revisione

Funzionalità di sicurezza e compliance

I DMS garantiscono protezione dei dati sensibili e rispetto per la normativa in essere

Vantaggi strategici di una soluzione di document management

Un sistema di gestione documentale (DMS) offre alle aziende vantaggi strategici e operativi. Mentre questi ultimi sono legati all’automazione, alla capacità di accedere alle informazioni e di condividerle in modo altrettanto rapido, i vantaggi strategici sono legati alla gestione centralizzata e controllata dei documenti, che per prima cosa garantisce tracciabilità e conformità ai requisiti normativi. Implementare un DMS significa ridurre i rischi di perdita o compromissione dei dati, aumentare la produttività dei team e ottenere benefici tangibili (sia pur indiretti) anche in ottica di customer experience, poiché la maggiore efficienza e la digitalizzazione si riflettono su tutti i processi che hanno al centro il cliente.

I principali benefici di una soluzione DMS

Accesso centralizzato e sicuro ai documenti
Tracciabilità e conformità
Migliore employee e customer experience
Maggiore competitività sul mercato
Ottimizzazione dei flussi di lavoro
Risparmio di tempo e risorse
Risparmio di tempo e risorse
Riduzione dei rischi

Differenze tra document management on-premise e cloud

Il document management richiede strumenti specifici che lo abilitino, ovvero soluzioni software dedicate che possono essere erogate come servizio cloud oppure installate nei data center dell’azienda, da cui l’espressione tradizionale on-premise. La principale differenza tra le due opzioni risiede nella modalità di implementazione e gestione.

Nel modello on-premise, l’azienda è responsabile dell’installazione, della manutenzione e della sicurezza del software, il che può comportare costi elevati e un maggior impegno in termini di risorse IT. Nelle soluzioni basate su cloud (SaaS), invece, è il provider del servizio ad occuparsi di aggiornamenti, sicurezza e supporto tecnico; l’azienda, semplicemente, usufruisce del software accedendovi via web e facendosi carico della configurazione e della gestione dei dati. Entrambe le soluzioni hanno pro e contro, ma cloud riduce certamente i costi iniziali e di gestione, poiché abbatte l’investimento iniziale e i costi ricorrenti legati alle competenze, alla manutenzione e alla scalabilità del prodotto.

Migliori pratiche per l’implementazione di una soluzione di gestione documentale

L’implementazione di una soluzione DMS può essere piuttosto complessa e richiedere diverso tempo, a seconda della complessità organizzativa aziendale. Tuttavia, seguendo alcune best practice procedurali, è possibile ridurre al minimo tali tempistiche, nonché i costi associati.

Soluzioni di gestione documentale per settori specifici

Le soluzioni di gestione documentale offrono vantaggi significativi in vari settori, contribuendo a migliorare l’efficienza operativa, la sicurezza dei dati e la conformità normativa. Consideriamo quindi tre settori specifici.

Settore pubblico

Una gestione efficace dei documenti è essenziale per garantire la trasparenza e l’efficienza nei servizi erogati ai cittadini. Le soluzioni di document management rappresentano un passo essenziale in chiave di dematerializzazione e di digitalizzazione della PA.

Healthcare (sanità)

Tutto il percorso di digitalizzazione del mondo sanitario, sia nella componente pubblica che in quella privata, è supportato dalla digitalizzazione documentale. Si pensi, per esempio, alla gestione delle cartelle cliniche elettroniche, nonché alla digitalizzazione degli esami diagnostici e dei workflow annessi. Oltre all’efficienza, una soluzione documentale ad hoc favorisce la compliance con le molteplici normative di settore.

Finance

Nel settore finanziario, le organizzazioni adottano soluzioni documentali per gestire enormi volumi di documenti in modo efficace (contratti, comunicazioni…), per garantire la conformità con la normativa e per migliorare sia i processi di backoffice che quelli che coinvolgono il cliente in prima persona.

Criteri da considerare per scegliere un document management system

Quando si sceglie un sistema di gestione documentale, è essenziale valutare alcuni criteri per assicurare che la soluzione sia in linea con le esigenze aziendali.

Completezza della soluzione di document management

Il software di document management deve essere in grado di gestire l’intero ciclo di vita di qualunque documento aziendale, dalla sua creazione (o ricezione da qualsiasi canale) all’archiviazione (dei documenti stessi e dei fascicoli, ossia di quell’insieme di file che riguardano una certa pratica). È quindi necessario che il motore di ricerca utilizzato per recuperare i file sia veloce in modo da non rallentare i processi e, d’altro lato, offrire semplicità all’utente che deve fare le sue ricerche in modo agevole.

Document management e sicurezza

È fondamentale che le architetture su cui si basano queste soluzioni siano state progettate per garantire un accesso sicuro ai dati, sia dall’interno, sia dall’esterno dell’organizzazione. Ciò significa quindi poter contare oltre che su tecnologie di security, anche su tecniche di Identity & Access Management, ossia su componenti che consentono di regolare e assegnare livelli di accesso in base all’organigramma generale, e nello specifico a ciascun ruolo e profilo professionale eventualmente anche al di fuori dell’azienda, d’altra parte, poter tracciare tutto ciò che è accaduto a un certo file.

Una soluzione di document management in cloud

Se la soluzione adottata è in cloud, ciò permette di usufruire di tutte le potenzialità di questo paradigma di utilizzo delle risorse applicative, che vanno dal fatto di non dover investire capitali iniziali (per il loro utilizzo viene corrisposto un canone periodico) alla possibilità di attivare funzionalità al bisogno, così come nuove postazioni di lavoro, velocemente e volendo anche in autonomia.

Document management e fatturazione elettronica B2B

Dal 2019, tutte le organizzazioni con una P.IVA italiana devono emettere e ricevere esclusivamente e-fatture, ovvero i file XML che transitano attraverso il Sistema di Interscambio realizzato dall’Agenzia delle Entrate. Naturalmente il sistema di document management deve essere in grado di gestire l’intero processo in quest’ambito, dall’emissione della fattura fino alla conservazione a norma.

Una soluzione di document management integrabile

La soluzione di document management deve poter comunicare con applicativi di produttività personale e sistemi gestionali. Ciò significa avere l’opportunità di tenere sotto controllo l’insieme dei documenti relativi alle varie attività aziendali, ad esempio dall’acquisto delle merci fino all’emissione della fattura conseguente alla vendita del prodotto finito. La piattaforma di gestione elettronica dei documenti può cioè occuparsi in modo automatico di tutti i documenti che transitano in tutti gli uffici coinvolti dal processo di produzione.

Accessibilità dei documenti aziendali

È utile che questi sistemi possano essere utilizzati da molteplici dispositivi, non solo da personal computer; così facendo è possibile gestire e consultare i documenti sia in ufficio sia in mobilità. Devono quindi vantare interfacce adeguate e assicurare semplicità di utilizzo (un fattore determinante, anche pensando ai costi necessari per fare formazione a tutti i potenziali utenti di questi applicativi).

Workflow e document management

Infine, per supportare le aziende nell’ottimizzazione dei propri processi, la soluzione di document management deve saper gestire e semplificare i flussi di lavoro, il che si traduce in risparmio di tempi e aumento della produttività. In pratica, le soluzioni di gestione documentale possono aiutare a smistare in modo automatico le attività in base a regole e settaggi procedurali predefiniti. Tutto ciò accade integrando un motore di workflow (utile a implementare in modo rapido i processi e capace di associare in modo automatico i documenti a un determinato flusso di lavoro), favorendo la collaborazione e funzioni di task on demand, con cui si offre la possibilità di generare in autonomia flussi di lavoro semplificati per una più veloce collaborazione.