Digitalizzazione HR: come migliorare la gestione delle risorse umane

Per riuscire a gestire le risorse umane in un contesto sempre più dinamico, gli uffici HR devono sfruttare appieno le opportunità offerte dalla tecnologia e dalla collaborazione digitale, ovvero adottare un approccio di Digital HR.

L’ufficio HR, infatti, sta attraversando una trasformazione significativa con nuovi modelli organizzativi, normative in evoluzione e una crescente mobilità delle persone. Queste sfide richiedono flessibilità e innovazione nel modo di lavorare, soprattutto con la diffusione dello smart working e la necessità di digitalizzare i processi.

In questo articolo vedremo come fare, quali errori evitare e soprattutto quali vantaggi si possono ottenere adottando le giuste soluzioni.

L’espressione Digital HR si riferisce all’applicazione delle tecnologie digitali e degli strumenti digitali nel settore delle risorse umane per migliorare e ottimizzare i processi legati alla gestione del personale, come la selezione, l’onboarding, la formazione, la valutazione delle prestazioni e molto altro ancora. Il concetto di Digital HR rispecchia dunque un approccio olistico che coinvolge ogni fase del ciclo di vita del dipendente all’interno dell’azienda.

Nel recruiting, per esempio, l’automazione consente di rendere più efficiente la selezione dei talenti, mentre le attività di formazione e sviluppo possono beneficiare di piattaforme di e-learning e moduli di apprendimento personalizzati. Per quanto concerne le attività di amministrazione del personale, i software HR semplificano attività come la gestione delle buste paga, la registrazione delle presenze, e l’analisi dei dati sui dipendenti, riducendo il rischio di errori e alleggerendo il carico di lavoro amministrativo.

1. Recruiting
2. Onboarding
3. Formazione e sviluppo del personale
4. Pianificazione e gestione delle risorse
5. Gestione e amministrazione del personale

I vantaggi sono chiari: migliorare la relazione con le persone, garantendo comunicazioni rapide, condivisioni in tempo reale e riduzione di errori.

Tuttavia, molti uffici HR si affidano a strumenti come ERP o HRMS, sistemi gestionali che – in quanto tali – non coprono tutte le esigenze; molti altri archiviano la documentazione del dipendente in cartelle di rete, poco sicure e difficilmente accessibili da remoto; altri ancora gestiscono processi chiave come l’onboarding e la condivisione di informazioni tramite e-mail o intranet aziendali.

ERP, e-mail, cartelle di rete, intranet sono indubbiamente strumenti digitali, ma frammentati e senza una visione d’insieme: la digitalizzazione parziale e non strutturata aumenta il rischio di dispersione di un archivio la cui reperibilità ed accessibilità devono essere invece garantite.

Nell’adozione delle soluzioni per la digitalizzazione, le domande da porsi dovrebbero essere: “Come gestire i documenti che affollano scrivanie e desktop? È possibile parlare di Digital HR senza considerare attività e processi?”

Una soluzione efficace per il Digital HR non può prescindere da una gestione centralizzata di documenti, processi e contratti, a supporto di ogni fase della vita del dipendente, facilmente ricercabile, con adeguata applicazione di profili di riservatezza e tracciabilità.

La HR Digital Transformation non riguarda solo l’adozione di strumenti digitali, ma implica un profondo cambiamento culturale all’interno dell’organizzazione.

La trasformazione digitale, soprattutto quando riguarda gli strumenti ad uso dei dipendenti e i processi di gestione del personale, deve sempre mettere in conto un’accurata gestione del cambiamento, poiché l’introduzione di nuove tecnologie e processi genera una certa resistenza da parte del personale.

Per prima cosa, è fondamentale che la leadership aziendale promuova e sostenga la cultura dell’innovazione. Risulta quindi fondamentale comunicare in modo chiaro i vantaggi della digitalizzazione, soprattutto in ottica di efficienza operativa, flessibilità e miglioramento delle condizioni di lavoro. Il digitale può essere percepito come una minaccia, dicevamo: coinvolgere i dipendenti nelle prime fasi del processo può aiutare a costruire fiducia e a mostrare come le nuove tecnologie possano in realtà facilitare il loro lavoro.

La formazione, poi, è l’altro tassello chiave di un’accurata gestione del cambiamento. Corsi specifici e percorsi di aggiornamento aiutano i dipendenti a familiarizzare con i nuovi strumenti e processi, aumentando la loro sicurezza e produttività.

La digitalizzazione delle risorse umane gioca un ruolo sempre più centrale nel promuovere il benessere dei dipendenti. L’employee experience è fondamentale per favorire la produttività di tutte le risorse e per abbattere il turnover dei dipendenti, uno dei problemi più significativi affrontati quotidianamente dalle risorse umane.

Grazie alla tecnologia, i processi HR diventano più agili e accessibili. I professionisti delle risorse umane possono contare sul contributo del digitale per eliminare i processi destrutturati, risparmiare tempo ed evitare le attività ripetitive e routinarie, mentre i dipendenti hanno a disposizione strumenti finalizzati proprio a tutelare (e migliorare) la loro produttività.

Piattaforme digitali per la gestione delle risorse umane consentono di monitorare in tempo reale vari aspetti della vita lavorativa dei dipendenti, come il carico di lavoro, le performance, e il coinvolgimento, permettendo all’azienda di intervenire tempestivamente per prevenire situazioni di stress o di burnout.

La digitalizzazione HR offre numerosi vantaggi per le aziende poiché migliora l’efficienza e la qualità della gestione di tutte le risorse umane.

• Automazione dei processi ripetitivi: le attività amministrative possono essere in larga parte automatizzate, e questo riduce il carico di lavoro e libera tempo per attività a maggior valore aggiunto.
• Riduzione degli errori umani: il digitale conduce all’automazione e quest’ultima azzera (o quanto meno minimizza) gli errori, garantendo una maggiore precisione nei dati e nelle operazioni HR.
• Dati facilmente accessibili: grazie alle piattaforme HR, le informazioni sono centralizzate e facilmente accessibili, evitando perdite di tempo e costi fuori controllo.
• Più collaborazione: le piattaforme HR favoriscono una comunicazione più diretta e trasparente tra dipendenti e responsabili, potenziando la produttività.
• Analisi dei dati per decisioni migliori: la digitalizzazione dà accesso a soluzioni di reportistica avanzata e di analisi dei dati, così da prevedere tendenze come il turnover o la necessità di una campagna di assunzioni.

1. Più produttività
2. Automazione operazioni ripetitive
3. Accessibilità
4. Abbattimento degli errori
5. Più collaborazione tra le persone
6. Capacità di analisi dei dati
7. Maggiore benessere dei dipendenti
8. Più efficienza

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Abbiamo ormai capito che affrontare la sfida della digitalizzazione non significa solo adottare uno o più software, ma trarre vantaggi reali e misurabili in termini di gestione delle risorse umane.

Per creare un vero Digital HR, Siav propone Digital People Management (DPM), soluzione completa e flessibile basata su Archiflow, che si adatta a qualunque processo, ponendo l’ergonomia al centro e conformandosi alle specifiche richieste.

La soluzione è frutto di anni di esperienza acquisita in tanti progetti realizzati gomito a gomito con gli uffici risorse umane e fornisce tutte le funzionalità necessarie per gestire documenti, richieste e processi HR che governano la vita professionale del collaboratore, dall’assunzione alla cessazione.

Il fascicolo del collaboratore, e i relativi processi HR, sono il risultato di una lunga esperienza che ha tenuto conto delle diverse esigenze e dell’intero ciclo di vita professionale del dipendente.

La soluzione consente di governare i processi, organizzare e profilare le informazioni, garantendo massima fruibilità e usabilità in ufficio, da casa e in mobilità, con benefici reali in termini di performance e accessibilità ai contenuti.