Digital Contract Lifecycle Management: gestione digitale dei contratti

Redazione SIAV

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Indice

Una Nuova Era per la Gestione dei Contratti con Archiflow NOVA
Un Nuovo Modo di Lavorare: AI, Automazione e Sicurezza
I Benefici Tangibili di Archiflow NOVA
Caso di Successo: La Trasformazione Digitale di Amadori
La Soluzione a portata di click

Gestire i contratti in modo tradizionale può risultare inefficiente a causa di documenti cartacei sparsi, approvazioni lente e difficoltà nel monitoraggio delle scadenze. La digitalizzazione permette di superare queste criticità, migliorando la governance documentale, riducendo i costi operativi e garantendo la conformità normativa.

Sempre più aziende e pubbliche amministrazioni stanno adottando soluzioni di Digital Contract Lifecycle Management, automatizzando l’intero ciclo di vita dei contratti, dalla creazione alla conservazione.

Una Nuova Era per la Gestione dei Contratti con Archiflow NOVA

Grazie ad Archiflow NOVA, la nuova piattaforma ECM di Siav, la gestione dei contratti diventa più intuitiva, sicura ed efficiente. Con un’interfaccia moderna, funzionalità avanzate di Intelligenza Artificiale e un’integrazione fluida con i sistemi aziendali, Archiflow NOVA semplifica ogni fase del processo contrattuale.

La creazione del contratto avviene in modo rapido e centralizzato, partendo da ERP o Microsoft Word. Il documento viene archiviato automaticamente, garantendo un accesso immediato e sicuro. Durante la fase di revisione, più utenti possono collaborare in tempo reale, con assegnazione di task e scadenze che assicurano un tracciamento preciso delle modifiche.

L’approvazione avviene tramite workflow strutturati, con firme elettroniche e tracciamento delle annotazioni. Una volta validato, il contratto può essere sottoscritto digitalmente, sia internamente che esternamente, con firme semplici, avanzate o digitali. Infine, la conservazione digitale a norma assicura integrità e immodificabilità, mantenendo il valore giuridico nel tempo.

Un Nuovo Modo di Lavorare: AI, Automazione e Sicurezza

Con Archiflow NOVA, l’Intelligenza Artificiale diventa un alleato strategico nella gestione documentale. Sophia, l’assistente virtuale intelligente, permette di trovare informazioni in pochi secondi, semplicemente formulando domande in linguaggio naturale. Non è più necessario ricordare la posizione di un file o cercare manualmente tra centinaia di documenti: basta chiedere a Sophia e ottenere una risposta immediata.

Inoltre, il sistema ottimizza la gestione della Posta Elettronica Certificata (PEC), classificando automaticamente le comunicazioni e smistandole al reparto giusto. Questo riduce il rischio di errori e velocizza la gestione delle richieste aziendali.

La piattaforma garantisce anche la massima sicurezza, con un repository certificato che protegge le informazioni aziendali, consentendo una gestione conforme alle normative di settore.

I Benefici Tangibili di Archiflow NOVA

Maggiore efficienza: riduzione dei tempi di creazione, revisione e approvazione dei contratti.
Governance migliorata: centralizzazione e accesso immediato ai documenti.
Sicurezza e conformità: protezione dei dati e rispetto delle normative.
Accessibilità e smart working: gestione dei contratti ovunque e in qualsiasi momento.
AI e automazione: ricerca documentale semplificata con il supporto di Sophia.
Gestione avanzata delle PEC: smistamento automatico delle comunicazioni aziendali.
Sostenibilità: riduzione dell’uso di carta e impatto ambientale.
Soluzioni verticali e integrazioni avanzate: che si adattano alle specificità di ogni settore.

Caso di Successo: La Trasformazione Digitale di Amadori

Amadori ha rivoluzionato la gestione dei contratti HR con Archiflow, digitalizzando l’intero processo, dalla creazione alla firma e conservazione. L’adozione della piattaforma ha permesso di ridurre i tempi di raccolta firme da due mesi a poche settimane, con un risparmio del 75% sulle tempistiche.

Grazie al monitoraggio costante e all’automazione, il team HR ha potuto dedicarsi ad attività strategiche, senza il peso della gestione manuale dei documenti.

La Soluzione a portata di click

La gestione digitale dei contratti non è più un’opzione, ma una necessità per garantire efficienza e conformità normativa. Con Archiflow NOVA, ogni azienda può ottimizzare il proprio workflow, ridurre i rischi e semplificare il lavoro quotidiano.

Diversi settori, una piattaforma

La digitalizzazione dei contratti con Archiflow NOVA si adatta a molteplici ambiti:

Utility

gestione trasparente delle pratiche contrattuali con clienti e fornitori.

gestione digitale di contratti di assunzione e documenti aziendali.

Sanità

archiviazione sicura e gestione documentale per la qualità e le risorse umane.