Dematerializzazione e gestione documentale: la chiave per il futuro sostenibile delle imprese

“Gli alberi sono la nostra arma più potente nella lotta contro il cambiamento climatico”.

Lo afferma Thomas Crowther, ricercatore dell’ETH di Zurigo e consulente scientifico della campagna delle Nazioni Unite Trillion Tree. Sulla Terra ci sarebbe spazio per 1.2 trilioni di nuovi alberi, un numero che avrebbe un enorme impatto positivo sul pianeta, tanto che potrebbe annullare un decennio di emissioni di CO₂.

Siamo abituati a considerare i benefici del digitale in termini di efficienza, riduzione dei costi e dei tempi, compliance normativa, miglioramento del servizio, maggiore produttività e minore impiego delle risorse.ng)

Ma se guardiamo al tema dell’ambiente, scopriamo che una gestione paperless dei documenti e dei processi può contribuire in maniera rilevante e molto diretta a preservare il patrimonio di alberi e a ridurre le emissioni, eliminando l’impiego massivo di carta.

Forse non tutti sanno che in un anno, secondo i calcoli effettuati qualche tempo fa dall’Osservatorio fatturazione e dematerializzazione del Politecnico di Milano, in Italia circolano qualcosa come 600 miliardi di fogli per la gestione del business nelle aziende. L’eliminazione di tutta questa carta attraverso il digitale eviterebbe l’abbattimento di quasi 24 milioni di alberi, riducendo le emissioni di CO₂ di oltre 4 milioni di tonnellate. 

Ne siamo da sempre ben consapevoli noi in Siav, che da molti anni (ancora prima che i temi legati alla sostenibilità ambientale e all’emergenza climatica fossero di dominio comune) costruiamo per aziende e PA progetti di digitalizzazione e dematerializzazione che, oltre ad apportare benefici tangibili e ROI veloci e quantificabili, danno un reale contributo al bene del pianeta.

Un esempio concreto? I soli documenti conservati digitalmente grazie ai servizi in outsourcing che abbiamo erogato ai nostri Clienti negli ultimi due anni (2019 e 2020), hanno permesso di preservare ben 1179 alberi!

A questi vanno aggiunti i milioni di documenti nativamente digitali creati, archiviati, e gestiti in tutto il loro ciclo di vita grazie alle nostre soluzioni di gestione documentale utilizzate in cloud o on premises da oltre 4.000 clienti nel mercato pubblico e privato. Stiamo parlando di un ordine di grandezza di migliaia e migliaia di alberi preservati ogni anno.

Sono numeri impressionanti, che possono fornire una ragione in più per pensare alla dematerializzazione documentale come a uno strumento fondamentale per diminuire l’impatto ambientale della propria azienda.

Anche lo smart working aiuta il pianeta

Ma la riduzione della carta è solo la punta dell’iceberg: un altro fattore fondamentale in ottica di sostenibilità, abilitato da una gestione digitale di documenti e processi, è il ricorso a forme di lavoro remoto, telelavoro e smart working.

Secondo il recente Report realizzato da Carbon Trust, l’homeworking, massivamente adottato nel corso della pandemia Covid, ha permesso di risparmiare tonnellate di CO₂ in Europa e potrà continuare a contribuire all’abbattimento delle emissioni inquinanti anche nello scenario post-Covid di lungo periodo. L’Italia potrebbe risparmiare fino a 8,7 megatonnellate di CO₂  all’anno, pari a 60 milioni di voli da Londra a Berlino. 

Fonte: Carbon Trust – Homeworking report – June 2021

Se lo smart working è sicuramente qui per restare, le imprese devono essere all’altezza della sfida: fornire ai propri dipendenti pieno accesso ai processi e agli strumenti, assicurare la massima condivisione di file e informazioni, misurare l’efficacia di processi e attività.

Il lavoro smart, per garantire collaborazione, efficienza e quanto è necessario ad un’azienda per raggiungere i propri obiettivi, deve poter contare su una digitalizzazione completa dei documenti – per garantire l’accesso al patrimonio informativo – e dei processi – per assicurare la prosecuzione delle attività, a prescindere dal luogo di lavoro e dal device utilizzato.

Le aziende del futuro: sostenibilità fa rima con produttività grazie al digitale

Per tutte le aziende che guardano con attenzione alla sostenibilità del proprio business, la buona notizia è che la digitalizzazione è la chiave per affrontare non solo i temi cruciali della riduzione delle emissioni e dell’utilizzo delle risorse, ma in generale le grandi sfide del prossimo futuro: rapida evoluzione del lavoro e scenari di mercato in cui sono indispensabili flessibilità, velocità e capacità di trasformazione.

Secondo l’Indagine realizzata da Ericsson Consumer & IndustryLab a febbraio 2021 sul ruolo dell’ICT nei prossimi 10 anni, che ha coinvolto oltre 5000 imprese di 11 mercati differenti in tutto il mondo, la digitalizzazione rappresenta un’enorme opportunità per aumentare non solo la sostenibilità ma anche la produttività, tanto che da qui a 10 anni il futuro sarà delle imprese dematerializzate.

Perché? In termini molto semplici, la digitalizzazione porta ad un aumento di valore e a un minor consumo di risorse, e consente alle imprese di “creare di più con meno“.

Già oggi secondo Ericsson Lab, quasi un terzo delle imprese intervistate worldwide è in una fase avanzata del proprio percorso di digitalizzazione. Potrebbe non sorprendere che queste imprese all’avanguardia siano più ecosostenibili rispetto ad altre imprese, ma si mostrano anche superiori come redditività, sono più brave a innovare e più agili quando si tratta di rispondere a un mondo che cambia.

Il futuro vedrà quindi più imprese dematerializzate, veloci nel trasformarsi, in grado di sfruttare la tecnologia cloud, AI e mobile, di ottimizzare processi e collaboration in ottica di remote working, e che baseranno le loro decisioni su avanzate capacità di data analytics e data mining.

Queste imprese avranno un enorme vantaggio competitivo rispetto ai concorrenti meno digitalizzati, e avranno anche ridotto le emissioni, proprio grazie alla digitalizzazione, in grado di sostenere le strategie delle imprese verso modelli di sviluppo più sostenibili.

Se questo è lo scenario worldwide, anche la situazione italiana dimostra dei segnali incoraggianti, e gli effetti positivi della Digital Transformation nelle imprese italiane sono tangibili e portano a un circolo virtuoso, come evidenziato nell’Indagine sulla digitalizzazione e sui risparmi reinvestiti nelle imprese di SAP Concur condotta in collaborazione con CGIA di Mestre: con il digitale si risparmia e molto spesso si reinveste in azienda, principalmente in nuovo hardware e software, R&D, formazione, nuove assunzioni e scelte sostenibili: un risultato davvero incoraggiante!

E che lascia ben sperare che anche nel nostro paese si stia diffondendo sempre più la consapevolezza che abbiamo bisogno del digitale per costruire imprese che siano allo stesso tempo sostenibili e meglio preparate per le sfide di domani.