Contabilizzazione automatica fatture: come ottimizzare i processi

Il processo di Accounts Payable è il processo che gestisce le fatture ricevute dalle aziende fornitrici e ne verifica la correttezza, l’autorizzazione, la contabilizzazione e il pagamento. Si tratta di un processo critico per le imprese, che influisce sulla liquidità, sulla redditività, sulle relazioni con le aziende fornitrici e sulla conformità fiscale.

Spesso, il processo di Accounts Payable è inefficiente e dispendioso, a causa di fattori come:

• la diversità dei formati e dei canali di ricezione delle fatture (cartaceo, PDF, XML, EDI, ecc.);
• la necessità di controllare i dati delle fatture e confrontarli con gli ordini di acquisto e le bolle di consegna;
• la presenza di errori, discrepanze o duplicazioni nelle fatture o nei dati anagrafici delle aziende fornitrici;
• la difficoltà di gestire le scadenze, le condizioni di pagamento ed eventuali contestazioni;
• la complessità delle regole fiscali e contabili nazionali e delle normative internazionali sulla fattura elettronica estera.

Per superare questi problemi, è possibile ricorrere a soluzioni tecnologiche in grado di ottimizzare tutto il processo di Accounts Payable, dalla richiesta di acquisto fino alla registrazione automatica delle fatture passive.

1. Riduzione dei tempi e dei costi del processo di Accounts Payable, eliminando le attività manuali e ripetitive
2. Incremento della qualità e dell'accuratezza dei dati delle fatture, riducendo gli errori e le discrepanze
3. Aumento della visibilità e del controllo sul flusso delle fatture, monitorando lo stato e la scadenza di ogni documento
4. Miglioramento delle relazioni con le aziende fornitrici, pagando le fatture nei tempi previsti e gestendo in modo efficace le eventuali contestazioni o reclami
5. Ottimizzazione della gestione della liquidità, sfruttando le condizioni di pagamento più vantaggiose o eventuali sconti per pagamento anticipato

Per prima cosa, è necessario coinvolgere le aziende fornitrici nel processo di contabilizzazione automatica delle fatture. Le aziende fornitrici, infatti, sono essenziali e parte attiva di questo processo, in quanto sono i soggetti che forniscono le informazioni necessarie per registrare automaticamente le fatture ricevute.

Le aziende fornitrici possono essere di varia natura: da quelli molto organizzati a quelli occasionali. Per questo, è necessario farne una classificazione che aiuti a capire dove focalizzare attenzione e sforzi. Secondo il principio di Pareto, infatti, possiamo affermare che circa il 20% delle aziende fornitrici porta l’80% della fatturazione. Pertanto, secondo questa classificazione, con il 20% degli sforzi è possibile ottenere l’80% dei benefici.

Dunque, l’analisi delle aziende fornitrici è fondamentale per individuare quelle più adatte a collaborare per prime in questo processo, e poi mettere in atto tutte le strategie che le renderanno veri e propri partner in questo processo:

• Fare l’onboarding delle aziende fornitrici: è importante farle sentire parte integrante del progetto e spiegare loro i benefici che ne conseguono.
• Concordare le informazioni scambiate: è necessario individuare e condividere con le aziende fornitrici le informazioni che servono per registrare automaticamente le fatture e migliorare il processo.
• Fornire i riferimenti dei documenti del ciclo dell’ordine e altre informazioni chiave: ad esempio, il numero dell’ordine e il numero della bolla sono informazioni indispensabili e devono essere forniti in un modo specifico. Quindi, occorre comunicare questa informazione alle aziende fornitrici, affinché forniscano questi dati in modo preciso all’interno delle fatture che trasmettono, così da poterle utilizzare in modo automatico.
• Individuare alcune aziende fornitrici pilota: è necessario scegliere un’azienda fornitrice collaborativa e che possa testare e validare il processo, per poi ottimizzarlo prima di estenderlo a tutte.
• Selezionare le aziende fornitrici da coinvolgere in base a criteri strategici: ad esempio, è possibile decidere di partire dalle aziende fornitrici italiane, da quelle più controllabili, da quelle che generano i maggiori volumi di fatturato o da quelle che causano i maggiori tempi di registrazione. In quest’ultimo caso, ad esempio, una analisi approfondita può portare a scoprire che una fattura apparentemente molto semplice, in realtà è molto complicata nella fase di registrazione, perché magari non contiene un ordine associato o è difficile risalire al responsabile dell’approvazione.

In questo modo, si innesca un circolo virtuoso con le proprie aziende fornitrici, fatto da vantaggi condivisi, in quanto anche loro beneficiano sia della rapidità e della qualità del processo di registrazione, sia della celerità della liquidazione dei compensi.

Una volta portata a termine l’analisi delle aziende fornitrici, un altro aspetto rilevante è l’analisi del processo as is, ovvero l’analisi della situazione attuale del processo di lavorazione, per capire quali sono le criticità all’interno del ciclo passivo e del processo di registrazione delle fatture, e trovare i punti di ottimizzazione per raggiungere il processo to be. Ecco alcune azioni da compiere:

• Rappresentazione di tutto il processo del ciclo passivo (singoli step, figure coinvolte): il ciclo passivo non è solo un insieme di registrazioni contabili, ma un flusso complesso che parte dalla richiesta d’acquisto e arriva alla fattura. Ogni fase ha le sue criticità e le sue sfide, che possono influire sulle successive. Se il processo non è ben definito e organizzato fin dall’inizio, le fatture possono presentare errori o incongruenze. Per questo, è essenziale conoscere le figure coinvolte in ogni fase e le loro responsabilità, per garantire un processo efficace e senza intoppi.
• Identificazione degli aspetti critici (ad esempio, dati mancanti o imprecisi, monitoraggio carente, tempi di attraversamento, effort di ogni singola attività): per migliorare il processo, occorre verificare quali dati servono e se sono corretti, se si riesce a monitorare bene il flusso, se è possibile ridurre i tempi di attraversamento della fattura e se è possibile semplificare le attività più complesse o problematiche, come l’inserimento degli ordini o la registrazione di alcune fatture particolari.

Partendo da questi due pilastri, ovvero l’analisi delle aziende fornitrici e del processo as is, è possibile impostare in modo efficace un progetto di contabilizzazione automatica delle fatture passive.

Adottare soluzioni tecnologiche avanzate, basate su algoritmi di RPA (Robotic Process Automation) consente di:

1. Catturare i dati delle fatture in qualsiasi formato e canale (carta, email, portali web, ecc) e trasformarli in dati strutturali
2. Validare i dati delle fatture con le fonti interne (ordini di acquisto, bolle di consegna, anagrafiche aziendali fornitrici) o sterne (banche dati fiscali o commerciali)
3. Contabilizzare le fatture in base alle regole aziendali e alle normative vigenti
4. Inviare le fatture ai responsabili per l'approvazione o il pagamento
5. Integrare i dati delle fatture con i sistemi ERP o CRM esistenti

Questo è possibile agendo su più fronti:

Come scritto precedentemente, le aziende fornitrici ricoprono un ruolo essenziale nel processo di registrazione automatica. Pertanto, è necessario dotarli di tutti gli strumenti necessari per trasformarli in partner affidabili:

• Manuale tecnico: va realizzato un manuale tecnico per le aziende fornitrici che spiega in modo chiaro quali sono le azioni e le richieste da seguire per attivare la registrazione automatica. Ad esempio: dove inserire le informazioni, come raccogliere le informazioni date dall’ufficio acquisti e come inserirle correttamente nel documento.
• Supporto ai soggetti referenti dell’azienda fornitrice per identificare le soluzioni: è necessario offrire assistenza alla parte IT dell’azienda cliente per comunicare con un linguaggio comune e trovare una soluzione condivisa.
• Identificazione dei WIN – WIN: l’azienda fornitrice ha bisogno di instaurare un rapporto di collaborazione, quindi è pronta ad inserire nelle fatture i dati richiesti, purché l’ufficio acquisti invii un ordine completo, corretto e in tempo.
• Verifiche avanzamenti: è necessario monitorare l’andamento del progetto e stabilire dei momenti di verifica per capire se le aspettative sono quelle desiderate.

La Richiesta Di Acquisto (RDA) è il documento con il quale una qualsiasi struttura aziendale fornisce l’input alla direzione acquisti per iniziare le attività di approvvigionamento di un prodotto o servizio, che si concretizza poi con l’emissione di un Ordine di Acquisto (ODA).

Gestire il Processo di Richiesta di Acquisto in modo distribuito e ottimizzato fin dall’inizio, consente di facilitare il lavoro di chi richiede un prodotto o servizio, offrendo i seguenti vantaggi:

• maggior controllo sulla spesa: la RDA permette di verificare il budget disponibile e di monitorare gli acquisti effettuati;
• approvazioni semplificate: se la spesa rientra nel budget e nella tipologia prevista, l’autorizzazione è immediata;
• minor numero di fatture senza ordine: partire da una RDA già approvata, con un processo ben strutturato, snellisce la fase di creazione degli ordini;
• possibilità di emettere gli ordini in automatico: una volta approvata la RDA, si può generare un ordine verso il fornitore in modo automatico. Questa funzionalità è disponibile in SAP e viene usata quotidianamente.

In alcuni casi, il processo di registrazione delle fatture d’acquisto può incontrare delle eccezioni che devono essere gestite con cura e precisione. Per fare questo, è necessario creare dei workflow automatici e integrati con l’ERP che si occupino di risolvere le anomalie, coinvolgendo i reparti dell’azienda interessati e che tengano traccia dell’avanzamento del processo:

Questi sono solo alcuni esempi di come i workflow automatici e integrati possano velocizzare e automatizzare la registrazione delle fatture passive, riducendo gli errori e i ritardi. Con questi workflow, si può avere una maggiore trasparenza e controllo sulle attività svolte, l’aumento della collaborazione e la semplificazione dei processi.

La registrazione automatica in SAP delle fatture passive è oggi una possibilità concreta. Il nodo centrale di questo processo è la capacità di raccogliere in modo strutturato tutte le informazioni che servono per registrare il documento. Per questo motivo, è importante avere una soluzione che possa, con delle logiche di RPA, estrarre queste informazioni dalle fatture in modo automatico e confrontarle con un motore di regole, per incrementare la percentuale di registrazione di successo delle fatture. Bisogna anche avere un motore di processo, perché ogni documento ha il suo percorso personalizzato, le sue verifiche, i suoi arricchimenti (si pensi per esempio alle fatture degli agenti). Quindi è importante avere un sistema molto adattabile, configurabile, no code, con elevati gradi di personalizzazione.

La registrazione automatica delle fatture passive consente di abbreviare i tempi di contabilizzazione, e quindi di perfezionare la gestione del credito e dei pagamenti delle aziende fornitrici, di gestire più efficacemente la tesoreria e di aggiornare prontamente la contabilità aziendale, rendendo più produttiva l’attività amministrativa.

Una fattura che include ordini già approvati, infatti, ha tutti i presupposti per essere pagata, senza scatenare processi di verifica che influiscono sui costi di gestione. Allo stesso modo, fatture che non soddisfano questi presupposti possono essere inoltrate in automatico ai relativi soggetti approvatori in modo che giungano alla fase di pagamento già approvate, lasciando alla gestione manuale solo le eccezioni.

La Richiesta di Acquisto, l’emissione di una offerta, la scelta dell’azienda fornitrice più vantaggiosa, la sottoscrizione di un contratto, l’emissione dell’ordine, la ricezione e la registrazione della fattura passiva e il pagamento della fattura stessa: il processo di acquisto coinvolge diverse attività che richiedono la condivisione di documenti e informazioni tra molte persone e reparti.  Spesso, però, si usano strumenti individuali come e-mail, fogli elettronici, word processor, che rendono il processo lento, disordinato e poco trasparente. Solo una parte dei dati viene registrata in SAP, mentre i documenti sono sparsi in cartelle di rete.

L’Information Service Platform Archiflow, con i Cruscotti SAP, il modulo di gestione delle RDA, il portale per le aziende fornitrici e gli strumenti integrati di gestione workflow e firma digitale, offre una soluzione full digital per gestire tutto il processo in modo integrato e automatizzato, dalla richiesta di acquisto, alla contabilizzazione automatica delle fatture passive, al pagamento della fattura.

Con la soluzione Siav, è possibile inserire i dati in modo strutturato, con interfacce semplici ed intuitive, e contare sulla piena integrazione con SAP per avere un passaggio automatico dei dati tra Archiflow e l’ERP ed una visualizzazione trasparente dei documenti da SAP.

Tutti i dati di processo vengono acquisiti e salvati nella piattaforma Archiflow, quindi è possibile tracciare e organizzare i flussi di lavoro, monitorando le performance operative, i tempi di attraversamento, la completezza dei dati e il raggiungimento dei KPI.

Grazie alla sinergia tra SAP e Archiflow, la gestione del ciclo passivo diventa più semplice, veloce e trasparente.