Ciclo passivo fatture: come gestire il processo da remoto anche con SAP

Passare a una gestione strutturata e full digital del ciclo passivo fatture non è più un optional. Oltre a fornire una risposta alle crescenti richieste del legislatore, qualificando l’azienda in termini di compliance, questo passaggio apporta infatti vantaggi competitivi di alto spessore. E migliora la posizione dell’impresa sul mercato grazie a un profondo incremento dell’efficienza operativa. 

La gestione digitale del ciclo passivo e l’abbinamento automatico di Ordini/DDT/Fatture, meglio noto anche come 3Way Matching, danno dei benefici che sono paragonabili all’utilizzo del Robotic Process Automation (RPA). 

In tempi di smart working sempre più diffuso e di nuove esigenze di mobilità da parte degli addetti, una gestione strutturata del processo di gestione del ciclo passivo fatture consente di operare in modo rapido e semplice anche da remoto. Le opportunità di collaborazione e i flussi di lavoro, in questo senso, non ne vengono compromessi: anzi, grazie alla maggior flessibilità, tutti i momenti operativi diventano più facilmente gestibili. L’essenziale, tuttavia, è affidarsi ai giusti strumenti IT: implementare le migliori soluzioni consente infatti di adeguarsi al meglio, anche con ERP importanti e complessi come SAP.  

Digitalizzare il ciclo passivo fatture: una necessità di compliance 

La fattura B2B è stato solo il primo passo del legislatore verso una digitalizzazione dell’intero processo documentale, con obiettivi di trasparenza e semplificazione.  

Inoltre, per effetto degli obblighi introdotti dalla legge di Bilancio 2021, dal 1° luglio 2022 gli operatori economici nazionali dovranno effettuare l’invio delle operazioni transfrontaliere utilizzando lo stesso formato XML e  le stesse modalità tecniche attualmente previste per la fatturazione elettronica nazionale.

Anche questa, come la precedente, è una prescrizione che si può raggiungere solo grazie ad un approccio strutturato che garantisca benefici concreti rispetto ad approcci tradizionali come quello cartaceo e quello destrutturato. Quest’ultimo, seppur includa asset digitali come e-mail e PDF, non abilita infatti il dialogo tra i sistemi e ricorre a tipologie di documenti per natura destrutturate, rendendo inespresso il vero potenziale del digitale. 

Questo obiettivo può essere invece raggiunto facendo ricorso agli strumenti IT adeguati.  

Perché ciò avvenga è però necessario partire da un presupposto. Una gestione digital e strutturata del ciclo passivo fatture deve essere in grado di implementare alcune funzioni fondamentali:  

– integrazione dei documenti con il sistema gestionale; 

– utilizzo di workflow; 

– classificazione e archiviazione di tutti i documenti in unico repository; 

 – accesso semplice ai documenti (anche in multicanalità) e possibilità di utilizzo delle informazioni; 

– agevolazione della registrazione delle fatture. 

Si tratta delle tipiche funzionalità che contraddistinguono un sistema di gestione documentale avanzato e in grado di supportare l’area amministrativa nella sua operatività.

Le gestione efficiente del ciclo passivo fatture 

Una gestione efficiente del ciclo passivo fatture, si basa su software per la gestione dei processi dotati di alcuni pilastri fondamentali, cioè funzionalità che consentono agli uffici amministrativi di mettere il turbo nei propri processi: 

– raffrontare in modo automatico le informazioni della fattura ricevuta con i dati contabili a disposizione (ordine, entrata merce) e restituire un set di risultati che predisporrà il documento alla sua contabilizzazione automatica; in particolare il 3way match consente di sfruttare i dati relativi ad OdA e DDT (già presenti nell’ERP) per effettuare riconciliazioni automatizzate sui dati di quantità e prezzo delle tue fatture; 

– nel caso di errori, avviare il workflow documentale che notifica l’anomalia all’ente aziendale di riferimento (individuato direttamente dal sistema) o all’esterno dell’organizzazione, richiedendo azioni correttive direttamente al fornitore; 

– estrarre dalla fattura tutti i dati per arrivare ad una completa contabilizzazione ed evitare o alleggerire il data entry da parte degli utenti aziendali. 

Il funzionamento del 3way match rende ancor più evidente la necessità di una gestione full digital del processo: solo un dialogo fra tutti i documenti, dall’ordine di acquisto al ddt sino alla bolla presenti sul gestionale aziendale, sino alla fattura elettronica, consente infatti di automatizzare controlli ed estrazione di informazioni. La creazione del fascicolo documentale, possibilmente strutturato, rappresenta quindi la base operativa su cui agire. 

Cruscotti customizzabili per agevolare il processo 

La gestione full digital del ciclo passivo fatture può avvenire anche da remoto in ambiente SAP, grazie al ricorso a sistemi documentali integrati all’ERP tramite cruscotti customizzabili in grado di far fronte a esigenze di business differenti e variegate. 

I vantaggi che ne conseguono vanno dalla riduzione dei tempi di data entry a quella dei tempi di invoice check e quadratura delle fatture (con il 3 way match, appunto), sino alla riduzione dei reworks dovuti a possibili errori. Il tutto mantenendo uno sguardo attento e scrupoloso davanti alle esigenze di compliance normativa. 

La domanda chiave da porsi davanti alle sfide di una gestione più efficiente del ciclo passivo fatture è dunque questa: come sfruttare al meglio le possibilità offerte dal digitale?  

La risposta, alla luce di quanto detto, dovrebbe risultare chiara.  

Al business serve nient’altro che un sistema integrato e automatizzato capace di collegare due isole: l’ERP (SAP) e il sistema di gestione documentale, tramite un ponte, un cruscotto di pre-registrazione per il ciclo passivo. Questo strumento consentirà di aumentare la produttività e ridurre i tempi di registrazione, offrendo all’impresa un vantaggio competitivo su tre fronti cruciali: efficienza, governance e compliance.