Business process management: cos’è e come ottimizza i processi

Redazione SIAV

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Indice

Cos’è il Business Process Management
Funzionalità principali dei software di Business Process Management
Le principali funzionalità di un software BPM
Business Process Management: dove intervenire per ottimizzare i processi di lavoro
Come scegliere la soluzione BPM giusta per la tua azienda
Implementazione del Business Process Management: sfide e soluzioni
Soluzioni BPM, le 5 sfide principali
Esempi di Business Process Management
Soluzioni BPM, 7 (tipici) casi d’uso
I vantaggi dei software di Business Process Management
I principali benefici del Business Process Management
Il Business Process Management permette di ripensare l’azienda per processi
Software di BPM e collaboration
Ottimizzazione dei processi di lavoro al 100% con il BPM
Dopo il BPM, il Business Process Improvement

I software di Business Process Management aiutano a rendere più semplici, efficienti e veloci i processi aziendali. Questo tipo di applicazioni, infatti, ha il compito di gestire in modo automatizzato il funzionamento dei processi, generando dati per mezzo dei quali si possono effettuare analisi e report utili ai decisori aziendali per perfezionare l’operatività interna, migliorare le performance e di conseguenza aumentare i risultati di business. Il fine di queste soluzioni è quindi, in ultima analisi, aumentare le revenue agendo su due leve fondamentali: il miglioramento della qualità del lavoro svolto per mezzo di processi più controllati e la riduzione dei costi grazie all’aumento di efficienza.

Cos’è il Business Process Management

Per comprendere l’essenza del business process management bisogna partire dal presupposto che non si tratta di un software, bensì di una metodologia di gestione dei processi aziendali che, grazie a un approccio sistematico e strutturato, permette di ottimizzarli. L’obiettivo è tanto semplice quanto complesso da raggiungere: se è vero che efficientare i processi è un’esigenza base di ogni organizzazione, spesso un processo coinvolge molteplici persone, divisioni, attività, sottoprocessi e i relativi sistemi informativi, generando una frammentazione che si traduce in inefficienza e spreco di risorse.

Funzionalità principali dei software di Business Process Management

Le applicazioni di Business Process Management consentono di disegnare (anche con editor visuale) ed organizzare le attività stabilendo l’ordine delle cose da fare, gli attori coinvolti e le varie condizioni da rispettare nell’esecuzione dei processi.

Gestire digitalmente i processi aziendali, più nello specifico, porta ad automatizzare quelli più semplici e ripetitivi ma anche e soprattutto a fissare le priorità e distribuire i compiti in base a regole predefinite, facilitando il lavoro quotidiano e raccogliendo le informazioni utili a determinare i cosiddetti “colli di bottiglia” o le eccezioni non previste che appesantiscono l’operatività. Per questa ragione possono rappresentare un prezioso aiuto per i decisori aziendali che vogliano ottimizzare i processi più strategici. Oltre all’automazione e al design dei processi, che restano le funzionalità principali, segnaliamo anche le capacità di reporting & analytics, la disponibilità di connettori per l’integrazione con sistemi esterni e il supporto per i dispositivi mobile.

Le principali funzionalità di un software BPM

Creazione semplificata di workflow con editor visuale
Capacità di automazione
Integrazioni built-in con sistemi software esterni
Reporting e Analytics
Supporto Mobile

Business Process Management: dove intervenire per ottimizzare i processi di lavoro

I software di Business Process Management raccolgono dati qualitativamente rilevanti sui processi che permettono di indicare dove intervenire per apportare miglioramenti e orientano a percorsi strutturati che conducono a flussi di lavoro ottimizzati.

Monitorare tutti i passaggi che caratterizzano i processi vuol dire, per esempio, individuare i punti dove possano verificarsi errori, capire quali sono le eccezioni (per comprendere come gestirle), accorgersi delle situazioni dove i carichi di lavoro non sono bilanciati e così via.

Compiuta quindi tale analisi dello stato dei processi e individuate le criticità, è più facile ipotizzare possibili soluzioni, metterle in atto e verificare oggettivamente che i risultati siano coerenti con gli obiettivi che man mano l’organizzazione si fissa.

Come scegliere la soluzione BPM giusta per la tua azienda

Scegliere la soluzione BPM più indicata per la singola azienda non è banale e richiede alcune valutazioni. La prima riguarda la flessibilità: qualsiasi soluzione deve essere adattabile al contesto nel quale si trova a operare, a prescindere dalla sua complessità organizzativa, dei processi e dei sistemi in uso. L’obiettivo è sempre quello della massima personalizzazione e della minore intrusività possibile. È fondamentale che la soluzione abbatta eventuali silos e non contribuisca a crearne di nuovi.

Poi, una soluzione BPM efficace deve essere scalabile, adattandosi alle dimensioni e alla crescita futura dell’organizzazione, e non va trascurata l’usabilità: una piattaforma intuitiva favorisce l’adozione da parte degli utenti, accelerando il processo di trasformazione digitale. Non da ultimo, occorre valutare tutto ciò che ruota attorno alla soluzione, ovvero l’affidabilità del proprio partner tecnologico e il livello di supporto che è in grado di fornire.

Implementazione del Business Process Management: sfide e soluzioni

L’implementazione di un sistema di Business Process Management (BPM) porta immensi benefici, ma non è priva di sfide. Si è detto che molti processi aziendali sono estremamente complessi: ottimizzarli significa averne una profonda conoscenza, sapere in che modo interagiscono le persone, con quali strumenti, con che modalità e in che tempi. BPM presuppone un’attività di assessment non banale, e spesso conduce proprio alla riprogettazione dei processi in chiave di maggiore efficienza.

Un’altra sfida importante è di tipo tecnico e riguarda l’integrazione della soluzione BPM con i sistemi aziendali, in particolare con quelli legacy. La soluzione, come anticipato nel capitolo precedente, consiste nella scelta di una piattaforma flessibile e ben integrabile con le tecnologie esistenti, supportata da un partner che sappia farsi carico delle integrazioni più complesse.

Non da ultimo, si segnala il tema della resistenza al cambiamento. Nonostante la soluzione debba creare la minor discontinuità possibile, un certo cambiamento va messo in conto e deve essere gestito (change management) al meglio.

Soluzioni BPM, le 5 sfide principali

Integrazione con sistemi aziendali
Gestione di processi articolati e complessi
Resistenza al cambiamento
Complessità della configurazione iniziale
Monitoraggio e ottimizzazione continua della soluzione

Esempi di Business Process Management

Ma di quali campi applicativi parliamo? Vediamo alcuni esempi di Business Project Management “sul campo”:

Elaborazione fatture: l’uso di soluzioni BPM offre una soluzione contro attività fraudolente e costosi errori umani attraverso strumenti software di automazione che monitorano i livelli di inventario e rifornimento di prodotti di conseguenza. Il software BPM può inoltre impostare regole di business e un processo di approvazione per requisiti di acquisto unici o insoliti.
Approvazione acquisti: errori umani involontari (da informazioni errate sulla fattura a documenti mancanti) possono essere molto rischiosi per un’azienda. L’automazione dei processi consente di popolare i moduli evitando errori umani e transazioni fraudolente.
Creazione di contratti: flussi di lavoro automatizzati per la creazione di contratti sono un enorme miglioramento dei processi che aiuta le aziende ad assicurarsi che stiano ottenendo le migliori offerte disponibili dai fornitori.
Gestione fornitori: fra gli esempi di Business Project Management, questo lavora specificazione sulla creazione di un processo di supply chain più snella ed efficiente.
Strategie aziendali: una strategia aziendale integrata con soluzioni BPM è un ottimo sistema di gestione dei processi aziendali e probabile che si tradurrà in una redditività sostanziale e un successo a lungo termine.

Soluzioni BPM, 7 (tipici) casi d’uso

Elaborazione fatture
Conformità normativa (compliance)
Creazione e gestione di contratti
Automazione dell'onboarding dei dipendenti
Gestione dei fornitori
Sviluppo strategie aziendali
Approvazione acquisti

I vantaggi dei software di Business Process Management

Questi applicativi aiutano a far in modo che ciascun dipendente sia focalizzato sugli obiettivi dell’azienda, lavorando con colleghi, partner e fornitori in modo coordinato e favoriscono un cambiamento culturale teso a creare valore dalla collaborazione efficace e strutturata dei singoli. Naturalmente, più è elevato il numero di persone e processi gestiti per mezzo del software maggiore è il vantaggio dell’organizzazione che lo ha implementato.

I benefici generati dall’adozione di software di Business Process Management, vengono di molto estesi se ad essi si affiancano strumenti di Process Mining che sfruttando i log dei sistemi informatici permettono di ottenere una mappatura e misurazione dei processi reali, con statistiche preziose per intervenire dove vi sono opportunità di miglioramento, al fine di ridurre costi ed evitare sprechi.

I principali benefici del Business Process Management

Efficienza operativa
Qualità dei flussi di lavoro
Abbattimento degli orrori
Trasparenza dei processi
Riduzione dei costi

Il Business Process Management permette di ripensare l’azienda per processi

Introdurre in azienda una soluzione di Business Process Management significa in primo luogo innestare un cambiamento culturale e promuovere un approccio innovativo, che permette di adottare come centrale la logica di processo, spostando il focus dalle funzioni ai processi.

Software di BPM e collaboration

I workflow digitali di una piattaforma BPM, garantendo di superare la rigidità dei silos dipartimentali e abbracciando una logica di processo, potenziano la collaboration.

Le migliori piattaforme di Business Process Management consentono di gestire sia processi standardizzati e per natura ripetitivi sia offrire funzionalità di collaborazione flessibili tramite le quali ingaggiare rapidamente uno o più colleghi per lo svolgimento di un’attività, il tutto restando sempre all’interno del sistema.

Queste funzionalità permettono di migliorare la coordinazione e di armonizzare il contributo dei diversi attori e dipartimenti coinvolti. Ne deriva una maggiore collaborazione e una migliore condivisione di dati e informazioni, insieme alla diminuzione degli errori umani e delle e-mail.

Ottimizzazione dei processi di lavoro al 100% con il BPM

Rivedere i processi in modo veloce, esprimendo flessibilità e capacità di adattamento, si traduce nell’opportunità di rispondere alle esigenze del mercato in modo efficiente senza eccessivo dispendio di energie.

Avere sotto controllo gli indicatori di prestazione (KPI) mantiene lo sguardo dell’organizzazione fisso sulle proprie necessità interne in modo che la gestione delle attività e delle risorse loro dedicate (siano esse il personale, le macchine produttive così come il tempo) sia sempre corretto, nel pieno rispetto dei budget.

Dopo il BPM, il Business Process Improvement

Permettendo l’analisi dei processi as is, la loro ridefinizione e trasformazione in modalità full digital e, successivamente, l’analisi delle relative performance, il BPM permette di guardare avanti e fornisce un supporto indispensabile alla funzione di business process improvement, perché consente di pianificare – con cognizione di causa – efficaci azioni correttive e di rimodellare i processi logistici – ma non solo – esistenti.