Si scrive Archiflow, si legge Information Service Platform

Una vera e propria cassaforte digitale che custodisce tutte le informazioni importanti della tua azienda, evita replicazione o dispersione dei dati, automatizza e rende trasparenti i tuoi processi aziendali.

Sì, è assolutamente vero: la tecnologia è uno strumento potente che ha rivoluzionato e rivoluziona la nostra vita (non solo lavorativa!), e non possiamo più farne a meno. Ma adottare una tecnologia non rende di per sé tutto facile e automatico. Soprattutto negli ultimi anni, complici anche le sfide derivanti dal lavoro in mobilità e dallo smart working, i contenuti digitali sono cresciuti esponenzialmente, generati in modo quasi “caotico”, nei formati più disparati e utilizzando un numero sempre più grande di sistemi tra loro indipendenti.

Servono, dunque, strumenti che permettano di creare, organizzare, condividere e conservare con cura l’oceano sempre più vasto di informazioni digitali che usiamo per lavorare.

Le nostre specialiste e i nostri specialisti conoscono le normative, conoscono i modi migliori per gestire un archivio digitale nel tempo, conoscono le tecnologie, e fanno tesoro dei feedback forniti da migliaia di persone che usano i nostri prodotti e servizi, e possono quindi accompagnarti nel tuo percorso di digitalizzazione del patrimonio e know how.

Abbiamo tutti fame di efficienza

Oltre a numerosi benefici per aziende, collaboratrici e collaboratori, lo smart working porta con sé sfide importanti:

• ha obbligato tutti a condividere informazioni solo in formato digitale, facendo crescere in modo enorme l’uso delle e-mail e delle chat con comunicazioni destrutturate;
• ha moltiplicato il numero delle riunioni e delle video call, togliendo spazio e tempo alle attività più operative, costringendo tutti all’aumento dei ritmi di lavoro o al multitasking forzato;
• ha comportato nuove modalità di collaborare in forma digitale, portando alla proliferazione di soluzioni dipartimentali e alla dispersione delle informazioni;
• ha portato alla diffusione di App e dispositivi mobile con cui scambiare contenuti e informazioni, rendendo sempre più difficile tenere sotto controllo le informazioni che vengono generate, tra l’altro così “eteree” da essere per noi accessibili solo tramite un intermediario tecnologico come un PC o uno smartphone.

Un cambiamento che è ormai diventato parte della nostra quotidianità, ma che all’inizio in tanti hanno dovuto affrontare in maniera repentina e forzata, senza poter fare un percorso di scelta ponderata, quindi non sempre trovando soluzioni efficaci e accorte. Un esempio: a partire dal 2020 c’è stata una diffusione rapidissima nell’uso delle firme digitali, ma quanti si sono chiesti come gestire i documenti firmati che, se non conservati correttamente, a differenza della carta dopo un lasso di tempo perdono il loro valore legale?

Dunque, per continuare a lavorare in modo efficiente e non pregiudicare il buon andamento delle attività e il raggiungimento degli obiettivi, devi governare queste dinamiche.

Dalla gestione documentale alla governance dell’intero patrimonio informativo aziendale

Come puoi raggiungere questo obiettivo complesso? Lo sappiamo a cosa stai pensando: che un software di gestione documentale è sufficiente per garantirti il controllo sui documenti. Ebbene, dopo tanti anni di esperienza, possiamo ufficialmente dire che no, non basta!

Infatti, la domanda che devi porti non è “dove metto i miei documenti?”, ma “come posso far sì che le informazioni siano “per sempre”, che si trovino esattamente dove devono stare, che siano accessibili e rintracciabili quando serve?”.

Infatti, il patrimonio informativo aziendale è fatto di dati e di informazioni rappresentati in forma documentale, ma anche degli utenti e dei sistemi che li utilizzano delle relazioni che li legano.

Dunque, serve una vera e propria Information Service Platform: una soluzione completa e ricca per gestire le informazioni in tutto il loro ciclo di vita, dalla formazione alla conservazione, per poterle condividere tra tutti gli stakeholders in modo sicuro e controllato, che possa fare da ponte per il transito di dati e contenuti integrandosi nell’ecosistema aziendale.

Archiflow vuole essere proprio questo: il “centro-stella” di una “architettura dell’informazione” che sia in grado di preservare e valorizzare questi essenziali asset che sono linfa vitale per ogni azienda.

Archiflow come cassaforte digitale della Tua azienda

Avere Archiflow significa poter contare su una cassaforte digitale che custodisce tutte le informazioni importanti della tua Azienda, evita la replicazione o la dispersione dei dati, automatizza e rende trasparenti i tuoi processi aziendali.

Come questo è possibile?

Archiflow è in grado di integrare in un’unica piattaforma una soluzione di gestione di informazioni, contenuti e processi di business per:

• la gestione di documenti ma soprattutto dei processi correlati;
• l’interscambio strutturato di informazioni con tutti gli stakeholder, eliminando mail e file sharing;
• il monitoraggio dei processi per fornire informazioni al management sull’efficienza degli stessi.

Tutto questo con un impatto minimo in termini di change management: Archiflow è flessibile per adattarsi ai diversi processi, è semplice da usare e mira a fornire agli utenti solo ciò che serve sapere.

Quali sono i principali servizi che può offrire?

Insieme alla suite di prodotti Siav, Archiflow offre tutti i servizi necessari per una efficace governance del patrimonio informativo:

• fornisce strumenti per la raccolta controllata e sicura delle informazioni;
• permette agli stakeholder interni ed esterni di collaborare su un set informativo comune;
• dà evidenza delle correlazioni;
• si integra nell’ecosistema informatico per la condivisione dei dati tra applicazioni;
• organizza la tenuta delle informazioni nel loro ciclo di vita, nel rispetto delle normative;
• implementa processi per governare i flussi informativi e monitorarne l’efficienza;
• evita inutili e pericolose ridondanze.

Quali sono le sue principali caratteristiche?

Le caratteristiche di Archiflow – Information Service Platform

Archivio sicuro e di facile accesso

Archiflow consente di gestire l’intero ciclo di vita di informazioni aziendali e garantisce facile accesso e piena sicurezza architetturale, applicativa, infrastrutturale. Favorire la diffusione di Archiflow in azienda significa puntare su una user experience semplice e intuitiva, avere una visione immediata di cosa c’è da fare, indicare le possibili opzioni per procedere e fornire policy per la gestione a lungo termine dei contenuti (conservazione digitale).

Collaborazione e condivisione univoca delle informazioni

Archiflow fornisce funzioni per favorire uno scambio collaborativo e sicuro di contenuti, governato da regole, diventando un Digital Hub per condividere, governare, organizzare e mettere a disposizione di tutte le persone il patrimonio informativo, favorendo l’interscambio di informazioni tra tutti gli stakeholder, interni ed esterni, e garantendo che informazioni e contenuti siano disponibili senza inutili duplicazioni e ridondanze, aumentando l’efficienza e la capacità di controllo.

Portali per la condivisione e la collaboration

Archiflow permette di realizzare interfacce dedicate e semplificate, con la possibilità di personalizzarle in base al contesto di utilizzo, per estendere le opportunità di gestione di flussi informativi a stakeholder interni ed esterni (aziende clienti, aziende fornitrici, enti pubblici, consulenti, ecc.) e permettere di collaborare attraverso la condivisione controllata e sicura di contenuti e informazioni, integrandosi con i sistemi informativi presenti in azienda.

Automazione dei processi

Archiflow consente la gestione digitale dei flussi informativi tramite vari strumenti per l’automazione delle elaborazioni di sistema o in modalità collaborativa o strutturata per le persone principalmente attraverso i suoi moduli Task on demand, per assegnare specifiche attività a persone o uffici e per rendere più organizzato il lavoro, ed Easy Workflow per organizzare un flusso informativo standardizzato basato su task, con strumenti semplici.

Dashboard utente e reportistica direzionale

Archiflow consente il monitoraggio dei contenuti, dei task, dei processi e dei flussi informativi. La creazione di cruscotti di controllo fornisce una visione d’insieme relativa alle informazioni trattate, ai processi e alle procedure eseguite, per supportare la governance.

Business Intelligence e Analytics

Archiflow, in qualità di Information Service Platform e Digital Hub a disposizione dei diversi silos dipartimentali, raccoglie un patrimonio informativo trasversale, e fornisce una ricca base dati per effettuare diversi tipi di analisi.