PEC Manager

Archiviazione e gestione delle mail e delle PEC

Perché scegliere una gestione enterprise della PEC?

A partire dall’emanazione delle normative sulla PEC, si è riscontrato un utilizzo sempre più ampio di questo strumento. La PEC offre grandi vantaggi su tempi, costi, sicurezza e affidabilità. Tuttavia, per rendere la PEC una reale opportunità serve dotarsi di strumenti che tengano conto delle peculiarità di gestione della PEC rispetto ad una normale email.

Siav, che da sempre pone grande attenzione al tema della dematerializzazione dei processi documentali, vede la PEC come un tassello cruciale nella realizzazione di un modello di gestione digitale delle informazioni. PEC Manager Enterprise Edition è una soluzione espressamente ideata per rispondere alle esigenze di chi vuole dotarsi di un sistema che governi il flusso di PEC ricevute ed inviate.

Con PEC Manager la PEC è un’opportunità per il tuo business!

PEC Manager Enterprise Edition si presenta come modulo perfettamente integrato in Archiflow, per fornire una soluzione unificata che permetta agli utenti di accedere alla PEC direttamente dal sistema di gestione documentale.

Questa integrazione permette di realizzare una soluzione che risolve in modo complessivo le esigenze di governo del flusso della corrispondenza digitale, unendo in una unica interfaccia le logiche appositamente pensate per la PEC con gli strumenti di gestione documentale.

Gli strumenti per gestire e archiviare le PEC in modo efficace

Gestione contenuti

Invio dei documenti scegliendo la modalità posta elettronica ordinaria, PEC o PEC di interoperabilità
Analisi e profilazione del contenuto con estrazione del documento principale e dei suoi allegati
Funzionalità di ricerca, inoltro, smistamento, iter procedurali per i contenuti della PEC
Archiviazione automatica nel repository documentale di tutte le comunicazioni: le e-mail in ingresso e in uscita e le ricevute per le PEC inviate

Elaborazione massiva

Gestione unificata di tutte caselle PEC anche centinaia nell’ambito di una Organizzazione
Gestione di messaggi con allegati di grandi dimensioni, in ingresso e in uscita
Ricerca full-text su indici e documenti per reperire facilmente i contenuti di interesse
Cruscotto dedicato per la consultazione dell’archivio dei messaggi in base al loro stato

Interfaccia user-friendly

Disponibilità di template e-mail con campi precompilati
Sezione dedicata – direttamente nella scheda documentale – per controllare lo stato delle PEC inviate
Creazione di workflow automatici per notificare l’arrivo di nuovi messaggi e gestire le scadenze
Anagrafica dedicata (contatti, aziende e gruppi) cui inviare le e-mail/PEC direttamente da Archiflow
Interfaccia semplice e intuitiva

Gestione automatizzata

Monitoraggio continuo delle caselle anche per individuare errori nell’accesso alla cassetta PEC (es: casella non accessibile, raggiungimento del limite di spazio disponibile)
Smistamento dei messaggi manuale o automatico in base a mittente, destinatario, oggetto
Gestione e interpretazione delle ricevute di ritorno per la verifica dell’esito delle spedizioni effettuate

Gestione smart delle PEC grazie alla classificazione automatica

PEC Manager permette inoltre di implementare meccanismi di gestione evoluta delle PEC, in particolare la classificazione automatica che applica algoritmi di Machine Learning per comprendere qual è il contenuto delle e-mail e fornire indicazioni utili per le successive fasi di smistamento e lavorazione.

Tramite questa tecnologia è possibile capire se il contenuto di un messaggio si riferisce ad una particolare categoria di informazioni (es: fattura, reclamo, richiesta informazioni, ecc.), in modo da fornire per ogni messaggio una “etichetta” con cui classificarlo e lavorare i messaggi in modo molto più rapido e mirato.

Inoltre, è possibile applicare regole di smistamento automatico in modo da inoltrare l’e-mail all’incaricato di competenza. Ad esempio, se il Classificatore individua un reclamo, questo può essere automaticamente inoltrato al Customer Care; se invece arriva una richiesta di informazioni, la si può inviare alla Segreteria commerciale.

Key Benefits

Risparmio

Potrai ridurre i costi e i tempi dei processi legati alla corrispondenza e dei flussi informativi, godendo dei benefici di una completa dematerializzazione

Collaboration

Grazie all’integrazione con Archiflow, potrai accedere a funzioni di content management e di collaboration per gestire attività di predisposizione ed approvazione delle e-mail in uscita

Monitoraggio

Potrai usare moduli di monitoraggio automatico, come ad esempio per il controllo dello stato delle spedizioni e dell’archivio, al fine di minimizzare la supervisione manuale

Efficienza

Potrai assicurarti efficienza continua, in quanto ogni messaggio viene visto e lavorato solo da chi di competenza, evitando inutili letture da parte degli altri utenti

Sicurezza

Avrai accesso ad un ampio insieme di funzioni per la sicurezza e la riservatezza dei contenuti, a garanzia che i messaggi ricevuti ed inviati vengano letti solo dagli utenti autorizzati

Scalabilità

Avrai a disposizione una soluzione scalabile per gestire più cassette postali e non dovrai più scontrarti con la saturazione delle caselle PEC grazie al download automatico dei messaggi nel repository locale

Compliance normativa

Potrai essere sempre compliant alle normative vigenti in tema di scambio di documenti in formato elettronico

Protocollo informatico

Se sei un Ente pubblico, avrai la possibilità di integrare la gestione della PEC in ingresso nell’ambito del Protocollo Informatico, comprese le funzioni di Interoperabilità a norma